Come scrivere un riassunto esecutivo

Sommario:

Come scrivere un riassunto esecutivo
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Video: Come scrivere un riassunto esecutivo

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Video: 10. Il processo esecutivo 2024, Marzo
Anonim

Il sommario esecutivo è la parte più importante di un documento aziendale. È la prima (e talvolta l'unica) cosa che gli altri leggeranno e l'ultima cosa che dovresti scrivere. È semplicemente una breve revisione del documento, dato che le persone impegnate che leggeranno il tuo documento sappiano a colpo d'occhio quanto leggere e quali azioni saranno probabilmente necessarie.

Passi

Guida di riepilogo e riepilogo di esempio

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Metodo 1 di 2: Le basi

Scrivi un riepilogo esecutivo Passaggio 1
Scrivi un riepilogo esecutivo Passaggio 1

Passaggio 1. Comprendere che un riepilogo esecutivo è una breve revisione di un documento aziendale

"Breve" e "recensione" sono le parole chiave qui. Il sommario esecutivo non sarà in alcun modo completo, né sostituirà il documento originale. Un riassunto esecutivo non dovrebbe mai essere più lungo del 10% del documento originale. Spara per averlo da qualche parte tra il 5% e il 10%.

Consiglio:

Un sommario esecutivo è diverso da un abstract. Un abstract offre al lettore una panoramica e un orientamento, mentre un sommario esecutivo offre al lettore più di un riassunto. Gli abstract sono più comunemente scritti nel mondo accademico, mentre i riassunti esecutivi sono utilizzati più per scopi aziendali.

Scrivi un riepilogo esecutivo Passaggio 2
Scrivi un riepilogo esecutivo Passaggio 2

Passaggio 2. Assicurati che aderisca a determinate linee guida stilistiche e strutturali

La maggior parte delle fonti autorevoli che scrivono sintesi esecutive concordano sul fatto che dovrebbero essere applicate alcune linee guida stilistiche e strutturali. Questi includono:

  • I paragrafi devono essere brevi e concisi.
  • I riassunti esecutivi dovrebbero avere senso anche se non hai letto il rapporto originale.
  • I riassunti esecutivi dovrebbero essere scritti in un linguaggio appropriato per il pubblico di destinazione.
Scrivi un riepilogo esecutivo Passaggio 3
Scrivi un riepilogo esecutivo Passaggio 3

Passaggio 3. Definire il problema

Un riepilogo esecutivo deve definire chiaramente un problema, che si tratti di gestione della catena di approvvigionamento o campagne di marketing all'estero. I riassunti esecutivi, in particolare, necessitano di definizioni chiare dei problemi perché i documenti su cui si basano, le Richieste di proposte (RFP), sono spesso scritti da tecnici con una scarsa conoscenza delle questioni concettuali. Assicurati che il problema sia definito in termini chiari e comprensibili.

Scrivi un riepilogo esecutivo Passaggio 4
Scrivi un riepilogo esecutivo Passaggio 4

Passaggio 4. Fornire una soluzione

Un problema ha sempre bisogno di una soluzione. Al fine di fornire una dichiarazione di intenti (e una ragione per finanziare l'impresa), è necessario presentare la soluzione in modo che affronti efficacemente il problema. Se il tuo problema non è scritto chiaramente, è meno probabile che la tua soluzione abbia senso.

Scrivi un riepilogo esecutivo Passaggio 5
Scrivi un riepilogo esecutivo Passaggio 5

Passaggio 5. Utilizzare grafici, elenchi puntati e intestazioni se è più facile sfogliare il documento in questo modo

Un sommario esecutivo non è un saggio; non è necessario che siano lunghi blocchi di testo. Se essi migliorare la comprensione o fai il riassunto più scremabile, va bene usare:

  • Grafica. Un grafico ben posizionato che illustra la natura precisa del problema del cliente potrebbe portare a casa il punto del riassunto. Stimolare il senso visivo è spesso altrettanto efficace del loro senso analitico.
  • proiettili. Lunghe liste di informazioni possono essere suddivise in proiettili più digeribili.
  • Intestazioni. Organizzare i temi del sommario, se necessario, per intestazione. Questo aiuterà ad orientare il lettore mentre si tuffa nel riassunto.
Scrivi un riepilogo esecutivo Passaggio 6
Scrivi un riepilogo esecutivo Passaggio 6

Passaggio 6. Mantieni la scrittura fresca e priva di gergo

Il gergo è nemico della comprensione. Si dà il caso che sia popolare nel mondo degli affari. Parole come "interfaccia", "leva", "competenza di base" e "piattaforma di masterizzazione" sono tutte parole che dovresti sforzarti di evitare. Oscurano il vero significato e possono far sembrare il riassunto vago e privo di dettagli.

Metodo 2 di 2: le specifiche

Scrivi un riepilogo esecutivo Passaggio 7
Scrivi un riepilogo esecutivo Passaggio 7

Passaggio 1. Inizia con il documento originale

Poiché il sommario esecutivo è un sommario di un altro documento, dovrai avere una certa familiarità con il documento originale per condensarlo in una versione gestibile e informativa. Che il documento originale sia un report, un business plan, una proposta, un manuale o un documento diverso, esaminalo, cercando le sue idee principali.

Scrivi un riepilogo esecutivo Passaggio 8
Scrivi un riepilogo esecutivo Passaggio 8

Passaggio 2. Scrivi una breve recensione

Qual è lo scopo dell'azienda che sponsorizza il documento o del documento originale stesso? Qual è il suo ambito?

Esempio: "Women World Wide è un'organizzazione senza scopo di lucro che cerca di collegare le donne di tutto il mondo con soluzioni efficaci alla violenza domestica, oltre a offrire una rete di supporto per coloro che soffrono di violenza domestica. Operando dalla sua sede in Alberta, Canada, ha ricevuto segnalazioni da donne in 170 paesi in tutto il mondo."

Scrivere un riepilogo esecutivo Passaggio 9
Scrivere un riepilogo esecutivo Passaggio 9

Passaggio 3. Fai brillare la "presa"

Questa sezione è probabilmente la parte più importante dell'intero riepilogo esecutivo. In due o tre frasi dovresti dire al lettore perché la tua attività è speciale. Perché merita l'esame, gli affari o la collaborazione delle persone che leggono il riassunto?

Forse hai Michael Jordan come cliente e ha approvato il tuo prodotto su Twitter gratuitamente. Forse hai appena firmato un accordo di partnership con Google. Forse ti è appena stato assegnato un brevetto, o forse hai appena fatto la tua prima grande vendita

Consiglio:

A volte basta una semplice citazione o una testimonianza. La chiave è catturare l'attenzione del tuo pubblico, far apparire l'azienda il più affidabile possibile e attirare il lettore nel resto del documento.

Scrivi un riepilogo esecutivo Passaggio 10
Scrivi un riepilogo esecutivo Passaggio 10

Passaggio 4. Definire il grande problema

Il primo vero ingrediente di un sommario esecutivo è la discussione di un problema, quindi spiega il problema che i tuoi prodotti/servizi affrontano. Assicurati che il problema sia definito il più chiaramente possibile. Un problema mal definito non sembra convincente e non renderà la tua soluzione così efficace come potrebbe essere.

Esempio: "Los Angeles è paralizzata dal traffico. A parte l'area di Metro DC, Los Angeles ha il peggior traffico della nazione. Non è solo fastidioso. Lo smog e l'inquinamento causati dagli ingorghi stanno riducendo la produttività dei lavoratori, aumentando i tassi di asma e lentamente creando un serio problema di salute. Ci sono più auto a Los Angeles che persone abbastanza grandi per guidarle"

Scrivere un riepilogo esecutivo Passaggio 11
Scrivere un riepilogo esecutivo Passaggio 11

Passaggio 5. Fornisci la tua soluzione unica

Il grosso problema è la parte facile. Ora devi convincere il lettore che hai trovato una soluzione unica per il grande problema. Se consegni questi due ingredienti, avrai la stoffa per una grande idea.

Esempio: "Innotech ha creato un rivoluzionario sistema di controllo del traffico che riduce i minuti di viaggio installando "griglie intelligenti" brevettate nelle corsie dei semafori che leggono la quantità di auto in una determinata corsia e dirigono il traffico di conseguenza. stare al semaforo rosso per minuti mentre la luce verde lampeggia per nessuna macchina nella direzione opposta."

Scrivere un riepilogo esecutivo Passaggio 12
Scrivere un riepilogo esecutivo Passaggio 12

Passaggio 6. Parlare del potenziale di mercato

Elabora il grande problema fornendo statistiche per il tuo settore. Fai attenzione a non fingere di avere un mercato più grande di te! Il fatto che l'industria dei dispositivi medici sia di $ 100 miliardi all'anno non significa nulla perché il tuo nuovo dispositivo medico servirà solo un piccolo segmento del settore. Scomponilo in un potenziale di mercato realistico.

Scrivere un riepilogo esecutivo Passaggio 13
Scrivere un riepilogo esecutivo Passaggio 13

Passaggio 7. Incorpora la tua proposta di vendita unica

Qui è dove elabori la tua soluzione unica. Che cosa offre specificamente al tuo prodotto o servizio un vantaggio rispetto alla concorrenza? Forse il tuo servizio di assistenza sanitaria a domicilio invia effettivamente medici a casa anziché solo infermieri professionisti, o forse garantisci visite nello stesso giorno in modo da non dover programmare in anticipo. Fai notare perché sei speciale.

Esempio: "Intellilight ha l'ulteriore vantaggio di essere in grado di rilevare quando nessuno è in casa. Quando una luce viene lasciata accesa in una stanza vuota, si spegne automaticamente e si riaccende quando rileva un movimento nella stanza. Ciò consente di risparmiare i soldi dei clienti sulla bolletta elettrica e sprecano meno energia."

Scrivere un riepilogo esecutivo Passaggio 14
Scrivere un riepilogo esecutivo Passaggio 14

Passaggio 8. Parla del tuo modello di business, se necessario

Alcuni riassunti esecutivi non avranno bisogno di un modello di business. (Le organizzazioni non profit, no profit e le ONG probabilmente non avranno un business plan.) Ma se il tuo lo fa, il tuo modello di business deve essere chiaro e facile da seguire. In sostanza, stai rispondendo alla domanda: "Come convincerai le persone a prelevare dollari dal portafoglio e a darteli?" Mantieni il modello semplice, soprattutto nel sommario esecutivo. Un breve riassunto è tutto ciò che serve.

Scrivere un riepilogo esecutivo Passaggio 15
Scrivere un riepilogo esecutivo Passaggio 15

Passaggio 9. Discutere il team di gestione, se necessario

A seconda del settore in cui ti trovi, questa può essere una delle parti più importanti del tuo riepilogo esecutivo. I tuoi investitori o banchieri stanno riponendo fiducia nella squadra, non nell'idea. Le idee sono facili da trovare, ma l'esecuzione di quelle idee può essere realizzata solo con una squadra forte. Mostra rapidamente perché il tuo team ha l'esperienza e le conoscenze per eseguire il tuo business plan.

Scrivere un riepilogo esecutivo Passaggio 16
Scrivere un riepilogo esecutivo Passaggio 16

Passaggio 10. Fornisci proiezioni finanziarie a supporto delle tue affermazioni

In base al tuo mercato, al tuo modello di business e alla tua performance storica, devi sviluppare una previsione finanziaria bottom-up. Il punto delle tue proiezioni è semplicemente quello di dimostrare la tua competenza e la tua capacità di costruire proiezioni finanziarie basate su una solida serie di ipotesi.

Se il tuo piano è per un gruppo di investitori, non dedicare troppo tempo a questa sezione perché sanno che non hai idea di quanti soldi potresti guadagnare. Gli investitori in genere non prenderanno una decisione go/no-go in base alle tue proiezioni finanziarie. Essenzialmente faranno le proprie proiezioni finanziarie

Scrivere un riepilogo esecutivo Passaggio 17
Scrivere un riepilogo esecutivo Passaggio 17

Passaggio 11. Accogli la tua richiesta

Ora è il momento di richiedere un investimento o un prestito, a seconda dello scopo del sommario esecutivo. Dovresti riaffermare il motivo per cui la tua azienda fornisce valore. Ricorda al lettore il grande problema che stai risolvendo e il tuo potenziale di mercato. Infine sottolinea nuovamente la tua squadra e la sua capacità di portare a termine il lavoro. Richiedi l'importo in dollari necessario per raggiungere il prossimo importante traguardo per la tua attività. Non rivelare quanto capitale sei disposto a rinunciare o quale tasso di interesse sei disposto a pagare. Questo dovrebbe essere fatto in seguito attraverso una negoziazione faccia a faccia.

Scrivere un riepilogo esecutivo Passaggio 18
Scrivere un riepilogo esecutivo Passaggio 18

Passaggio 12. Rileggi il riepilogo

Quando hai scritto le basi, rileggilo attentamente. Dovresti rileggere il riassunto con particolare attenzione. Mentre stai rileggendo, considera anche il tuo pubblico per il documento. Assicurati che tutti i nuovi riferimenti siano spiegati e che il linguaggio sia chiaro a qualcuno che è nuovo su questo argomento. Riscrivi se necessario.

  • Fai rileggere con occhi nuovi il tuo sommario esecutivo, prestando particolare attenzione a:

    • Chiarezza. Le parole sono chiare, le idee più chiare e il riassunto privo di gergo?
    • Errori. Gli errori grammaticali, di punteggiatura e di ortografia possono abbondare. Anche avere qualcuno che verifica i dati e le statistiche potrebbe essere un buon ideale.
    • Forza. Le idee si traducono in un tono emozionante? Dove cade il campo, se non del tutto?
    • Coerenza. Quali parti non combaciano? Quali parti fanno?

Suggerimenti

  • Più il dirigente è impegnato, meno probabilmente leggerà. Scrivi di conseguenza.
  • Prova i modelli di documenti disponibili con la maggior parte dei software di elaborazione testi che possono aiutarti a iniziare.
  • Queste stesse quattro aree possono essere utilizzate per riepiloghi esecutivi in una varietà di contesti aziendali.
  • I riassunti esecutivi possono variare con la lunghezza del documento, ma dovrebbero sempre essere relativamente brevi. Il tuo obiettivo è quello di impacchettare quante più informazioni in una quantità di lettura da minima a moderata. Se includi dettagli nel riepilogo, inserisci prima i punti più importanti, come le conclusioni e i consigli.

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