3 modi per prepararsi a una riunione

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3 modi per prepararsi a una riunione
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Video: Come iniziare una riunione con la tua squadra. 2024, Marzo
Anonim

Le riunioni professionali variano ampiamente a seconda del tono, dell'ambientazione, della formalità e del contenuto. Indipendentemente dal tipo di riunione a cui partecipi, tuttavia, è importante essere preparati a fondo. Sapere quale ruolo ci si aspetta che svolga durante la riunione, identificare i propri obiettivi, preparare dati rilevanti e materiali di presentazione e ottenere in anticipo il giusto stato d'animo per assicurarsi di fare un'impressione positiva e professionale sui colleghi o clienti.

Passi

Metodo 1 di 3: fornire supporto tecnico e d'ufficio

Prepararsi per una riunione Fase 1
Prepararsi per una riunione Fase 1

Passaggio 1. Conferma l'ora, il luogo e la durata della riunione con un manager

Prima di distribuire le informazioni sulla riunione a tutto il personale interessato, assicurati che tutti i dettagli logistici in tuo possesso siano corretti. Non farlo può significare che dovrai pubblicizzare le correzioni in un secondo momento, cosa che fa sembrare te e il tuo ufficio disorganizzati e poco professionali.

  • Potresti voler elaborare una bozza del promemoria o dell'e-mail di annuncio della riunione e mostrarlo al tuo manager. In questo modo il manager può rivedere non solo le informazioni logistiche all'interno, ma anche il formato e la formulazione.
  • Assicurati anche di confermare chi dovrebbe ricevere l'annuncio. Potresti già sapere chi parteciperà, ma il tuo manager potrebbe volere che anche altri dipendenti o clienti non presenti sappiano della riunione.
Prepararsi per una riunione Fase 2
Prepararsi per una riunione Fase 2

Passaggio 2. Preparare un ordine del giorno per la riunione

L'agenda è un documento importante per qualsiasi riunione, poiché informa i partecipanti degli obiettivi e della portata della riunione, oltre a mantenere la riunione stessa focalizzata, efficiente e in linea con i tempi. Per redigere un ordine del giorno, chiedi al tuo manager di fornirti un breve elenco di obiettivi e argomenti pianificati per la riunione. Da questo elenco, puoi creare un ordine del giorno che invierai insieme alla notifica dell'ora, della data e del luogo della riunione.

  • Una buona agenda dovrebbe includere argomenti da affrontare e i loro scopi, nonché oratori o membri del personale responsabile della presentazione su ciascun argomento. Tutti gli argomenti e le presentazioni dovrebbero essere collocati in una sequenza logica, oltre che segmentati in base al tempo che il tuo manager vuole dedicare a ogni passaggio.
  • Se non hai mai creato un'agenda prima o se non sei ancora sicuro del formato scelto, controlla i modelli forniti da programmi di elaborazione testi come Microsoft Word e OpenOffice.
Prepararsi per una riunione Passaggio 3
Prepararsi per una riunione Passaggio 3

Passaggio 3. Raccogliere i verbali delle riunioni precedenti

Oltre a una breve notifica della riunione imminente e all'ordine del giorno, è necessario allegare eventuali verbali delle riunioni precedenti pertinenti agli argomenti pianificati. Se la tua azienda o il tuo gruppo non impiegano minuti, ricontrolla con il tuo manager per scoprire se ci sono dati aggiuntivi o informazioni di base che vorrebbero inviare con la notifica.

Se non è una politica aziendale o di gruppo prendere i minuti, forse non c'è nessuno disponibile a prendere i minuti, ad esempio, considera di cambiare questa politica per il futuro, o almeno di registrare l'audio della riunione per il futuro. Questa documentazione aiuterà il personale a fare riferimento alle idee e agli accordi discussi, nonché a recuperare ciò che è accaduto durante l'incontro se non è stato in grado di partecipare

Prepararsi per una riunione Passaggio 4
Prepararsi per una riunione Passaggio 4

Passaggio 4. Distribuire tutti i documenti

Almeno una settimana prima della fissazione dell'incontro in questione, inviare i documenti necessari a tutti i partecipanti e al personale interessato. Fallo secondo il protocollo aziendale: per riunioni più formali o aziende più grandi, potresti dover inviare copie cartacee, mentre aziende più piccole o più informali, le riunioni di gruppo possono spesso essere organizzate via e-mail.

  • Alcuni software e piattaforme di posta elettronica come Outlook possono aiutare a facilitare la pianificazione delle riunioni, quindi dai un'occhiata a queste opzioni se stai cercando un modo per semplificare e modernizzare il calendario delle riunioni del tuo ufficio.
  • Questo lasso di tempo si accorda con l'etichetta generale dell'ufficio, ma dovresti essere consapevole che alcune organizzazioni e protocolli professionali stabiliscono scadenze e termini specifici. Ad esempio, alcuni paesi e stati richiedono che gli avvisi di convocazione per le riunioni del consiglio di Housing Association vengano inviati almeno un mese prima della riunione programmata.
Prepararsi per una riunione Passaggio 5
Prepararsi per una riunione Passaggio 5

Passaggio 5. Raccogliere l'attrezzatura necessaria

Molte riunioni richiedono poco più attrezzature e materiali di un tavolo, sedie e carta e penne sciolte per prendere appunti. Alcune riunioni, specialmente quelle in aziende più grandi o che includono presentazioni pesanti di dati e multimediali, richiedono attrezzature speciali, come proiettori, schermi, puntatori laser, microfoni, cavi di collegamento o altoparlanti. È necessario raccogliere e assemblare tutti di questi materiali molto prima della riunione per assicurarsi che tutto funzioni e sia pronto in tempo.

Se uno o più dipendenti o membri del team stanno pianificando una presentazione alla riunione, contattali in anticipo per chiedere se hanno bisogno di tecnologie o dispositivi specifici per la loro presentazione

Prepararsi per una riunione Passaggio 6
Prepararsi per una riunione Passaggio 6

Passaggio 6. Assemblare la stanza

Oltre a preparare in anticipo tutte le attrezzature necessarie per la riunione, dovresti anche assicurarti che la stanza sia ben arredata per il comfort e l'attenzione di tutti. Ad esempio, assicurati che ci siano abbastanza sedie nella stanza, che le bottiglie d'acqua siano rifornite e visibili e che la temperatura e la circolazione dell'aria nella stanza siano accettabili. Tali considerazioni possono sembrare dettagli, ma gli studi hanno dimostrato che piccole cose come la temperatura ambiente possono avere un grande impatto sull'umore e sull'attenzione delle persone.

A seconda del protocollo consueto della tua azienda, potresti anche voler fornire una sorta di snack o bevanda calda ai partecipanti. Verifica sempre con il tuo manager in anticipo per assicurarti di fornire tutto ciò che desiderano

Metodo 2 di 3: presentare un'idea o una proposta

Prepararsi per una riunione Passaggio 7
Prepararsi per una riunione Passaggio 7

Passaggio 1. Ricerca la tua posizione

Se ti è stato assegnato un particolare progetto o se hai convocato una riunione per presentare un'idea o richiedere finanziamenti, assicurati di "fare i compiti" prima di partecipare alla riunione. Ad esempio, se stai proponendo un'idea di prodotto o una strategia di marketing, dovresti ricercare e compilare dati sui dati demografici del pubblico, modelli di spesa attuali e previsti e focus group o sondaggi che parlano della domanda o della pertinenza del tuo prodotto o idea.

  • Se ti è stato assegnato un compito da un superiore della tua azienda e non sei sicuro di cosa ci si aspetta, controlla con altri dipendenti senior per scoprire quali informazioni dovresti avere e come dovresti presentarle.
  • Può aiutare immaginare di essere nei panni di qualcuno che ascolta il tuo discorso. Chiediti, se qualcuno ti chiedesse soldi o l'approvazione di una particolare strategia, che tipo di informazioni vorresti sentire? In altre parole, che tipo di dati ti aiuterebbe a persuaderti della validità dell'idea o della domanda del prodotto che hai di fronte?
Prepararsi per una riunione Fase 8
Prepararsi per una riunione Fase 8

Passaggio 2. Crea diapositive o materiali semplici e visivamente interessanti

Mentre dovresti essere in grado di parlare attraverso qualsiasi dato che stai presentando e usando come prova della tua argomentazione, dovresti anche fornire rappresentazioni visive, ad esempio grafici a torta, grafici a barre o alberi decisionali, delle figure più importanti. Tali rappresentazioni visive non solo trasmettono informazioni complesse in modo stretto ed efficiente, ma tendono anche a essere ricordate più chiaramente rispetto ai dati comunicati verbalmente.

  • Esistono molti programmi software progettati per assisterti nelle presentazioni aziendali, quindi controlla opzioni come PowerPoint e SlideDog quando metti insieme la tua presentazione.
  • Assicurati di utilizzare caratteri grandi-24 punti al minimo su diapositive e poster, nonché una grafica chiara e snella che non ingombra la pagina. L'ultima cosa che vuoi è che il tuo pubblico non sia chiaro o confuso sulle informazioni che stai presentando e su quanto siano rilevanti.
Prepararsi per una riunione Fase 9
Prepararsi per una riunione Fase 9

Passaggio 3. Considera il tuo pubblico

Quando pianifichi la tua presentazione, dovresti sempre tenere a mente che tipo di persone parteciperanno alla riunione e ascolteranno il tuo discorso. Sono compagni di squadra con cui lavori a stretto contatto? In tal caso, è probabile che non dovrai modificare affatto la tua dizione o il tono per comunicare in modo efficace. Al contrario, se alla riunione parteciperanno clienti che non conosci bene o persone di altri dipartimenti e altre aree di competenza, dovresti sforzarti di rendere il tuo linguaggio e i tuoi materiali il più accessibili possibile.

Prepararsi per una riunione Passaggio 10
Prepararsi per una riunione Passaggio 10

Passaggio 4. Scrivi uno script sciolto per la tua presentazione

Non vuoi leggere un documento o le schede di spunto durante una riunione, poiché forse non esiste un modo più veloce per perdere l'attenzione del pubblico. Detto questo, dovresti organizzare i tuoi pensieri e argomenti in forma scritta in anticipo. Anche se non porti con te il documento alla riunione, trarrai vantaggio dal processo di scrittura e revisione dei tuoi punti prima di doverli comunicare ad altri.

  • Se hai intenzione di utilizzare il copione nella tua riunione, scrivi solo lo scheletro della tua argomentazione in modo da non essere tentato di leggere dal documento piuttosto che parlare a braccio.
  • Può anche essere utile annotare gli intervalli nella presentazione quando si vuole bere un sorso d'acqua, fare un aneddoto da parte, fare una pausa significativa o cambiare diapositiva o grafica visiva.
Prepararsi per una riunione Fase 11
Prepararsi per una riunione Fase 11

Passaggio 5. Prova la tua presentazione

Dopo aver assemblato tutte le informazioni e i materiali di presentazione che intendi utilizzare, dovresti fare una prova almeno una volta prima di portare il tuo spettacolo in viaggio. Ciò ti consentirà di cronometrare il tuo discorso, esercitarti con parole o passaggi complicati e appianare il tuo comportamento e la tua personalità di parlare in pubblico.

È particolarmente utile fare questa finta presentazione di fronte ad altre persone. Chiedi ad amici, familiari o colleghi amichevoli di osservare la tua corsa a secco e di darti un feedback. Possono farti sapere se stai parlando troppo rapidamente, quali punti sembrano poco chiari e persino consigliarti su gesti e volume della voce

Prepararsi per una riunione Fase 12
Prepararsi per una riunione Fase 12

Passaggio 6. Seleziona un outfit semplice e sofisticato dal tuo guardaroba

Anche se la tua azienda o i clienti a cui stai proponendo sono costantemente informali e rilassati, dovresti partecipare alla riunione in abiti eleganti. Dimostrerà che tieni a te e che prendi sul serio l'incontro, mentre un outfit trasandato può far sembrare che non hai preparato affatto la tua presentazione, anche se hai passato tutta la notte o la settimana a farlo. Esperti di moda e business concordano sul fatto che la selezione sartoriale più collaudata per un incontro, indipendentemente dal proprio sesso, è un abito.

  • Un colore scuro come il blu o il nero è il migliore. Se l'incontro è più informale, puoi saltare la cravatta o vestire l'abito con accessori più casual.
  • Se hai rovistato nel tuo armadio e non riesci a trovare nulla di adatto, chiedi consiglio ad amici o familiari. Potrebbero avere un'idea su come improvvisare un insieme o essere in grado di prestarti un capo dal loro guardaroba. Nella peggiore delle ipotesi, puoi visitare il tuo centro commerciale locale per cercare un paio di pantaloni e un blazer convenienti.
Prepararsi per una riunione Fase 13
Prepararsi per una riunione Fase 13

Passaggio 7. Sveglia presto

Premendo snooze sulla sveglia e poi correndo al lavoro lascerai i nervi a pezzi e i tuoi pensieri disorganizzati. Evita questo fattore di frammentazione svegliandoti e alzandoti molto prima che la riunione sia programmata. Prendersi del tempo per vestirsi, bere un caffè e completare la routine mattutina in modo piacevole ti permetterà di concentrare i tuoi pensieri e di entrare in una mentalità positiva.

Alcuni esperti sostengono che le pratiche rituali, anche quelle superstiziose che hanno poco senso razionale, possono avere un impatto positivo sulle prestazioni. Quindi, anche se sembra sciocco, sentiti libero di indossare i tuoi calzini fortunati, ascoltare la tua canzone preferita o baciare il tuo ricordo fortunato prima di partire

Prepararsi per una riunione Passaggio 14
Prepararsi per una riunione Passaggio 14

Passaggio 8. Fai una colazione ricca di proteine

Gli studi hanno dimostrato che fare una colazione sana e ricca di proteine ha un grande impatto sul resto della giornata. Oltre a mantenerti sazio per un periodo di tempo più lungo, accelera anche il metabolismo e favorisce il mantenimento di una muscolatura sana.

Inoltre, è stato dimostrato che gli alimenti ricchi di lino e acido folico aiutano a stimolare la funzione cerebrale, quindi fare il pieno di cereali e barrette per la colazione può aiutarti a parlare in modo più fluente e creativo durante la riunione

Prepararsi per una riunione Passaggio 15
Prepararsi per una riunione Passaggio 15

Passaggio 9. Entra in uno stato d'animo positivo

Una volta che hai fatto tutto il lavoro di gambe per la tua presentazione, dovresti trovarti nello spazio di testa giusto. Puoi eseguire rapidamente la tua presentazione ma, cosa più importante, dovresti rafforzare il tuo umore e la tua sicurezza. Fallo parlando a te stesso in modo incoraggiante e positivo; ad esempio, ricorda a te stesso quanto lavoro hai svolto e quanto sei orgoglioso dello sforzo nonostante ciò che accade durante la riunione.

Inoltre, prova a immaginarti sorridente e sollevato e felice dopo la presentazione. Immagini positive come questa possono avere un grande impatto sulla tua performance

Metodo 3 di 3: Identificazione delle domande per un incontro informativo

Prepararsi per una riunione Passaggio 16
Prepararsi per una riunione Passaggio 16

Passaggio 1. Considera la possibilità di chiedere a un contatto professionale un incontro informativo

Se incontri qualcuno con un buon lavoro nel settore che ti interessa, o hai un conoscente o un manager presso l'azienda in cui stai facendo il tirocinio, potresti voler condurre un incontro informativo con loro. Un incontro informativo, noto anche come colloquio informativo, è una conversazione con un riferimento o un conoscente che può fungere da risorsa professionale per te. Puoi chiedere alla persona la sua esperienza, il suo campo e qualsiasi consiglio che potrebbe avere per i candidati che cercano di entrare nel campo.

Quando consideri a chi chiedere un colloquio o se chiedere o meno a una persona specifica, prova a scrivere cosa vuoi ottenere e che tipo di informazioni stai cercando. Ad esempio, sei interessato principalmente a consigli strategici per materiali applicativi o desideri solo alcune informazioni generali sul campo per determinare il tuo interesse per una carriera nel settore? Rispondere a questo tipo di domande ti aiuterà a determinare chi sarà un buon intervistato e se un candidato specifico ti sarà utile o meno

Prepararsi per una riunione Passaggio 17
Prepararsi per una riunione Passaggio 17

Passaggio 2. Richiedi un incontro

Quando chiedi a un contatto o a un conoscente un colloquio informativo, dovresti menzionare esplicitamente la frase "incontro informativo" o "colloquio informativo". Se non lo richiedi in modo specifico, la persona potrebbe presentarsi aspettandosi un drink informale o una chiacchierata amichevole e poi sentirsi seccata o presa alla sprovvista quando inizi a fare domande serie.

  • Ad esempio, se hai incontrato qualcuno a una festa o a un evento di networking e hai chiacchierato un po', dì qualcosa come: "Ho molte domande sul campo e sulla tua esperienza in esso, ti dispiacerebbe prendere un caffè un po' di tempo e avere un incontro informativo con me?"
  • Se non hai la possibilità di chiedere loro di persona, puoi prendere contatto via email o telefono. Assicurati solo di essere conciso ed educato in modo che non si sentano gravati dalla richiesta.
Prepararsi per una riunione Passaggio 18
Prepararsi per una riunione Passaggio 18

Passaggio 3. Scegli un'impostazione e un orario convenienti per il tuo contatto

Anche se la persona che ti dà una riunione informativa potrebbe essere felice di aiutarti, ti sta comunque facendo un favore concedendoti un po' di tempo fuori dalla sua giornata lavorativa. Ciò significa che dovresti rendere la riunione il più conveniente possibile per loro, occupando non più di 15-30 minuti.

  • Verifica con il tuo intervistato a che ora del giorno, ad esempio durante la pausa pranzo o dopo il lavoro, e che tipo di luogo preferisce, ad esempio una caffetteria o il suo ufficio.
  • Dovresti anche far loro sapere che, mentre un incontro di persona sarebbe fantastico, anche una conversazione telefonica o online va benissimo. Questa considerazione mostra che sei rispettoso del loro tempo e felice di accettare qualsiasi minimo di aiuto che sono disposti a dare.
Prepararsi per una riunione Passaggio 19
Prepararsi per una riunione Passaggio 19

Passaggio 4. Fai i compiti

Dopo aver organizzato un incontro con il tuo contatto, cerca il loro background nel miglior modo possibile. Questo ti aiuterà a capire come avvicinarti a loro e quali informazioni possono darti. Ad esempio, scopri quale percorso professionale hanno seguito e quali sono attualmente i loro principali progetti e ruoli.

Fare domande specifiche mostrerà anche il tuo interesse ed entusiasmo. Dovrebbero essere evitate le lusinghe esagerate, ma qualcosa del tipo: "Il mio vecchio manager ha detto che ha imparato così tanto su come trasformare il tuo progetto di passione in un'azienda redditizia: come hai iniziato in primo luogo?" può ungere le ruote e rendere il tuo intervistato più propenso a fare il possibile per aiutarti

Prepararsi per una riunione Fase 20
Prepararsi per una riunione Fase 20

Passaggio 5. Creare un elenco di domande per la riunione

Una volta identificati i tuoi obiettivi, redige un piano per l'incontro che realizzerà questi obiettivi. Annota le domande che vuoi porre e mettile in un ordine strategico. Riscaldati con domande generali che mostrano la tua curiosità, come "Come hai iniziato in questo campo?" e "A che tipo di progetti stai lavorando in questo momento?" Da lì, passa a domande più specifiche, come "Quali qualifiche o abilità dovrei evidenziare nella mia domanda?" o "Come devo prepararmi per un colloquio imminente che ho programmato?"

Non devi leggere questo ordine del giorno durante la riunione se ti fa sentire a disagio, ma dovresti portarlo con te per controllare periodicamente e assicurarti di non saltare nulla che avresti voluto chiedere

Prepararsi per una riunione Fase 21
Prepararsi per una riunione Fase 21

Passaggio 6. Componi una dichiarazione personale

Forse ancor più che cercare di raccogliere informazioni e consigli da un incontro informativo, stai cercando di fare un'impressione positiva sul tuo intervistato. Vuoi dare al tuo contatto un breve riassunto di chi sei, cosa ti rende unico e cosa ti interessa. Ciò renderà più probabile che si ricorderanno di te in seguito se si aprirà un posto vacante presso la loro azienda oppure incontrano qualcuno che potrebbe esserti utile.

Per farlo in modo efficace, annota un paragrafo o un elenco di punti su di te che puoi menzionare al momento opportuno durante la riunione. Ciò contribuirà a rendere la tua impressione più memorabile, oltre a prepararti con le risposte a qualsiasi domanda che il tuo intervistato ti pone

Prepararsi per una riunione Passaggio 22
Prepararsi per una riunione Passaggio 22

Passaggio 7. Porta una penna, un blocco note e un curriculum aggiornato alla riunione

Una delle cose più importanti che dovresti fare in una riunione informativa è esprimere interesse per i consigli e le competenze della persona. Puoi farlo arrivando preparato con carta e penna e prendendo appunti durante la riunione, oltre ad avere un curriculum aggiornato a portata di mano nel caso in cui la persona lo richieda. Queste misure preparatorie indicano che sei serio riguardo alla riunione in corso, rispettoso dell'esperienza dell'altro e professionale nella gestione e nell'elaborazione di nuove informazioni.

Prepararsi per una riunione Passaggio 23
Prepararsi per una riunione Passaggio 23

Passaggio 8. Vestiti in modo professionale

Probabilmente non hai bisogno di indossare un completo da lavoro, a meno che tu non incontri il contatto nel loro ufficio formale e aziendale, per un colloquio informativo, ma dovresti indossare qualcosa di intelligente e messo insieme in ogni caso. Un elegante abito da giorno o pantaloni e abbottonatura ben stirati segnaleranno al tuo intervistato che hai la tua vita insieme e che ti interessa fare una buona impressione.

Evita in particolare jeans, t-shirt e scarpe da ginnastica consumate, poiché questi indumenti possono far sembrare che non ti sia nemmeno preoccupato di interrompere la tua normale routine quando ti prepari a incontrare il contatto

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