Sei stato appena eletto o nominato segretario del comitato di cui fai parte. Congratulazioni! Sai come prendere, preparare e presentare i verbali? Sia che tu stia seguendo le regole dell'ordine della Bibbia legislativa di Robert o che stia prendendo minuti in un ambiente meno formale, ecco i metodi importanti da seguire.
Passi
Minuti di esempio
Esempi di verbali di riunione
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Esempi di verbali di riunioni di lavoro
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Esempio di verbale della riunione del consiglio di amministrazione
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Parte 1 di 4: Prepararsi in anticipo
Passaggio 1. Conoscere i criteri di riunione della propria organizzazione
Se ci si aspetta che la segretaria prenda verbali formali, chiedi se il gruppo segue le Regole degli ordini di Robert o una guida diversa. In contesti più informali, chiedi cosa dovrebbe essere incluso nei verbali o come verranno utilizzati.
- In qualità di verbalizzatore, non è necessario familiarizzare con le Regole dell'ordine complete. Tuttavia, l'acquisizione di una copia (o il prestito del presidente) può essere utile per rispondere a domande specifiche.
- Conosci anche il tuo ruolo. Alcuni segretari verbali non partecipano alla riunione, mentre altri prendono i minuti mentre contribuiscono alla discussione. In entrambi i casi il segretario non dovrebbe essere qualcuno che ha un altro ruolo importante, come presidente o facilitatore.
Passaggio 2. Preparare un modello in anticipo
I verbali di ogni riunione conterranno gran parte delle stesse informazioni. Un modello crea un formato coerente per facilità di riferimento. Includere almeno lo spazio per le seguenti informazioni.
- Nome dell'organizzazione.
- Tipo di incontro. Si tratta di una riunione settimanale o annuale regolare, di una riunione di comitato più ristretta o di una riunione convocata per uno scopo speciale?
- Data, ora e luogo. Lasciare spazio agli orari di inizio e fine (convocazione e aggiornamento).
- Nome del presidente o del leader dell'assemblea e nome del segretario (o dei suoi sostituti).
- Elenco dei "partecipanti" e "scuse degli assenti". Questo è un termine di fantasia per il foglio presenze. Annotare se è presente il quorum (il numero di persone sufficienti per svolgere le votazioni).
- Spazio per la tua firma. In qualità di verbalizzatore, firmerai sempre il tuo lavoro. Potrebbe essere necessaria una firma aggiuntiva quando i verbali vengono approvati, in base alle politiche dell'organizzazione.
- Un ordine del giorno, se previsto. Se il presidente o il facilitatore della riunione non ti hanno chiesto di redigere l'ordine del giorno, dovrebbero averne uno disponibile su richiesta. Avere uno a cui fare riferimento ti aiuterà a organizzare le note della riunione.
Passaggio 3. Porta con te un notebook o un laptop
Assicurati che qualunque cosa tu porti sia qualcosa con cui ti senti a tuo agio. Se scriverai spesso minuti, metti da parte un taccuino per questo scopo o crea una cartella sul tuo computer.
- Se hai preso verbali in una riunione precedente e non sono stati presentati per l'approvazione, assicurati di portare anche quelli con te.
- Anche se un registratore audio può aiutarti a trascrivere i minuti successivi, non è un sostituto per prendere appunti. Se registri l'incontro, assicurati che tutti i presenti acconsentano e non cedere alla tentazione di creare una trascrizione parola per parola.
- Imparare una stenografia accelererà il prendere appunti, ma non è necessario essere in grado di annotare ogni parola per impiegare minuti. In effetti, dovresti evitare di farlo.
- Se ti viene chiesto di prendere appunti pubblicamente durante la riunione, usa una lavagna luminosa o un cavalletto per presentazioni. Assicurati di essere in grado di portare a casa gli appunti senza macchiarli in modo da poterli utilizzare per scrivere i minuti.
Parte 2 di 4: Prendere appunti sulla riunione
Passaggio 1. Distribuire un foglio presenze
Non appena tutti sono presenti, distribuisci un singolo foglio di carta (più per riunioni molto grandi) con spazio per ogni persona per scrivere il proprio nome e le informazioni di contatto. Puoi usarlo dopo la riunione per compilare la sezione dei partecipanti del tuo modello o allegare il foglio di accesso stesso al verbale completato.
Se non hai familiarità con molte delle persone presenti, disegna invece una tabella dei posti a sedere e compilala mentre chiedi a tutti di presentarsi. Tienilo a portata di mano mentre prendi appunti sulla riunione in modo da poter fare riferimento alle persone per nome quando appropriato (come discusso di seguito)
Passaggio 2. Compila il più possibile il modello
In attesa dell'inizio della riunione, registrare il nome dell'organizzazione, la data e il luogo della riunione e il tipo di riunione (ad es. riunione settimanale del consiglio, riunione speciale del comitato, ecc.). Quando inizia la riunione, annotare l'ora di inizio.
- Se non disponi di un modello, registra queste informazioni nella parte superiore delle note della riunione.
- Se l'assemblea è stata convocata per uno scopo speciale o in un momento speciale, salvare l'avviso inviato per informare i membri. Dovresti allegarla ai verbali dopo che sono stati trascritti.
Passaggio 3. Annotare il risultato del primo movimento
La maggior parte delle riunioni formali inizierà con una mozione per adottare un ordine del giorno, quindi questo passaggio lo userà come esempio. Se la riunione inizia con una mozione diversa, assicurati di registrare tutte le stesse informazioni rilevanti:
- L'esatta formulazione della mozione che inizia con "Mi muovo". Questo di solito sarà "Mi sposto per l'adozione di questo ordine del giorno".
- Il nome del mover (persona che ha proposto la mozione).
- Il risultato del voto. Se il voto ha esito positivo, scrivi "movimento portato". Se fallisce, scrivi "movimento fallito".
- Se non riesci a registrarle in modo accurato, puoi chiedere che le mozioni lunghe siano presentate per iscritto. Se questo è un problema ricorrente, chiedi tra una riunione e l'altra se questa può essere resa politica ufficiale per le mozioni al di sopra di un certo numero di parole.
- Se hai redatto l'ordine del giorno, potresti essere il promotore di questa mozione nonché il segretario del verbale. Va bene; finché rimani obiettivo non ci sono problemi a registrare le tue azioni.
Passaggio 4. Registrare altri movimenti durante la riunione
Ascolta attentamente tutte le discussioni, ma (se non diversamente indicato!) non registrarle. Quando viene effettuato un nuovo movimento, registrare le informazioni pertinenti.
- Ricorda, ogni mozione dovrebbe includere l'esatta formulazione della mozione, il nome del promotore e il risultato del voto.
- Alcune mozioni richiedono un secondo prima di passare al voto. Se qualcuno dice "Appoggio la mozione" o qualcosa di simile, registra il nome di quella persona come secondo.
- Se non conosci il nome del traslocatore o hai bisogno che la mozione venga ripetuta, interrompi la riunione educatamente per chiedere. La registrazione accurata delle informazioni è abbastanza importante da giustificare una piccola interruzione.
- Se una mozione viene modificata, modifica semplicemente la formulazione della mozione nelle tue note. A meno che l'emendamento non sia controverso e provochi molte discussioni, non è necessario registrare l'avvenuto emendamento.
Passaggio 5. Ascolta i rapporti e ottieni copie
Ogni volta che si legge ad alta voce un rapporto, un notiziario o un articolo simile, registrare il nome del rapporto e della persona che lo legge (o il nome della sottocommissione che lo ha redatto). Se c'è una mozione allegata, registrala come faresti con qualsiasi altra mozione.
- È più pratico ottenerne una copia alla fine della riunione. Prendere nota per chiedere una copia al lettore o al leader della riunione (presidente o presidente). Allegherai una copia di ciascun rapporto al verbale una volta trascritto.
- Se le copie non sono disponibili, annota invece dove è conservato il documento originale. Potrebbe essere necessario chiedere queste informazioni dopo la riunione.
- Se un membro fa una relazione orale (invece di leggere da un documento), scrivi un breve riassunto obiettivo della relazione. Non entrare in dettagli specifici o non citare l'oratore alla lettera.
Passaggio 6. Registrare le azioni intraprese o assegnate
Ciò include "check-in" sui compiti dell'ultima riunione e nuove azioni. Qualcuno è stato incaricato di scrivere una lettera? Annota il loro nome e le istruzioni.
- A seconda di quanto sia formale il tuo incontro, molte di queste azioni possono rientrare nell'ambito delle "mozioni". Per riunioni meno formali, potrebbe essere necessario tenere le orecchie aperte anche per decisioni meno chiaramente organizzate.
- Includere una breve menzione della logica alla base di una decisione, se fornita.
Passaggio 7. Registrare tutte le mozioni d'ordine e le decisioni
Ogniqualvolta viene proposta opposizione ad una procedura, registrare l'eccezione integrale e il suo fondamento, nonché l'intero provvedimento emesso dal Presidente.
Assicurati di includere qualsiasi riferimento alle Regole dell'ordine di Robert, allo statuto dell'organizzazione o al protocollo aziendale
Passaggio 8. Solo se richiesto, registrare i riepiloghi delle discussioni
Ufficialmente, i verbali sono una registrazione di ciò che è stato fatto, non di ciò che è stato detto. Tuttavia, soddisfa qualsiasi richiesta specifica che la tua organizzazione ti fa.
- Quando registri una discussione, sii il più obiettivo possibile. Includi punti concreti, non opinioni, e riduci al minimo l'uso di aggettivi e avverbi. La scrittura secca, fattuale e noiosa è il tuo obiettivo!
- Non fare riferimento alle persone per nome durante il riepilogo della discussione. Questo è particolarmente importante durante accese discussioni che potrebbero causare offesa.
Passaggio 9. Concludi alla fine della riunione
Registrare l'ora in cui la riunione è stata aggiornata. Ricordati di ritirare eventuali copie dei rapporti o di ricordare a qualcuno di inviarteli.
Scorri i tuoi appunti per vedere se c'è qualcosa che manca o che necessita di chiarimenti. Se hai bisogno di fare una domanda a qualcuno, fallo ora prima che se ne vada
Parte 3 di 4: trascrivere i verbali
Passaggio 1. Inizia questo processo il prima possibile
È meglio trascrivere i verbali ufficiali subito dopo la riunione, quando gli eventi sono ancora freschi nella tua mente.
Passaggio 2. Utilizzare un computer per digitare le note della riunione
Potresti averlo già fatto se hai usato un laptop durante la riunione. Salva le tue note e inizia un nuovo documento per i minuti in modo da poter confrontare le tue note e i tuoi minuti fianco a fianco.
Passaggio 3. Formatta le tue note in paragrafi ordinati
Ogni nuova mozione, decisione o mozione d'ordine dovrebbe essere contenuta in un proprio paragrafo. Mentre li formatti, verifica di:
- Usa l'ortografia e la grammatica corrette. Usa un correttore ortografico se necessario.
- Usa sempre lo stesso tempo. Usa il passato o il presente, ma non passare mai da uno all'altro nello stesso documento.
- Sono il più possibile obiettivo. La tua opinione non dovrebbe mai essere deducibile dai verbali. Stai cercando di creare un record obiettivo che tutti possano usare.
- Usa un linguaggio semplice ed esatto. Qualsiasi linguaggio vago dovrebbe essere sostituito con una formulazione precisa. Le descrizioni floreali dovrebbero essere rimosse del tutto.
- Includere solo le azioni intraprese, non le discussioni. A meno che non ti sia stato chiesto di registrare le discussioni, dovresti concentrarti su ciò che era fatto, non quello che era disse.
- Numera le pagine per facilitare la consultazione.
Passaggio 4. Distribuisci una bozza dei tuoi verbali ai membri
Invia una copia a ciascun membro utilizzando le informazioni di contatto sul foglio di accesso. Se non hai le loro informazioni di contatto, il leader della riunione dovrebbe essere in grado di contattarli.
Passaggio 5. Ottenere l'approvazione dei verbali della riunione
Potrebbe esserti chiesto di leggere i verbali ad alta voce durante la riunione successiva e di sottoporli all'approvazione. Se la mozione è accolta, segna che il verbale è stato accettato.
- Se il verbale viene corretto prima di essere accettato, apportare le modifiche al documento e indicare alla fine che il verbale è stato corretto. Non descrivere correzioni specifiche.
- Se viene presentata una mozione per correggere i verbali dopo che sono stati accettati, includere la formulazione esatta di tale mozione nel relativo verbale e se la mozione è stata approvata o meno.
Parte 4 di 4: utilizzando i modelli di verbali delle riunioni
Passaggio 1. Visitare un sito di raccolta di modelli di riunione
Questi modelli predefiniti ti faranno risparmiare tempo di configurazione, organizzando i tuoi minuti e ti aiuteranno a prevenire errori.
Passaggio 2. Prenditi del tempo per navigare su ciascun sito
Usa le loro funzioni di ricerca e scorri le opzioni per trovare quella migliore per te.
Se hai bisogno di un tipo specifico di modello, ad esempio generale o standard, sfoglia i siti per le tue esigenze specifiche e scaricalo facendo clic sui pulsanti "scarica" o "usa modello". Assicurati di salvarlo in un posto facile da trovare in modo che non vada perso
Passaggio 3. Apri il file
Ora che l'hai scaricato, decomprimi il file e aprilo in Microsoft Word o Excel. Per la migliore qualità e facilità d'uso, usa l'ultima versione di Microsoft Word. Tenersi aggiornati semplificherà solo le cose e ti consentirà di utilizzare nuove funzionalità.
Passaggio 4. Aggiungi il logo della tua azienda e il segno di copyright nell'intestazione
Elimina l'altro logo di esempio, ma assicurati di leggere prima i termini di utilizzo del sito da cui hai ottenuto il modello. Non c'è bisogno di problemi legali inutili, giusto?
Passaggio 5. Modificare il titolo
Nell'area del titolo, evidenzia le parole "Riunione/Gruppo" e digita il titolo effettivo per i verbali della riunione.
Passaggio 6. Cambia il tema (opzionale)
Per rendere il tuo modello di minuti più bello e professionale, prendi in considerazione la possibilità di cambiare i colori o di scegliere un tema già creato. È semplice: trova la scheda "Layout di pagina" e seguila fino alla sezione "Colori e temi". Lì, puoi personalizzare l'aspetto del tuo modello. Puoi persino farlo corrispondere ai colori del logo della tua azienda.
Passaggio 7. Assegna un nome alle sezioni del modello
Ci dovrebbero essere diversi nomi di campo lungo il modello. Forse hai bisogno di più, forse di meno, o forse semplicemente non ti piace il modo in cui sono etichettati. Personalizzali in base alle esigenze delle tue riunioni.
Passaggio 8. Salva il modello sul tuo laptop in modo da poterlo portare alle riunioni per iniziare a prendere minuti
Se continui a utilizzare Microsoft Office, le cose saranno facili e veloci e dovresti essere in grado di tenere il passo con la riunione in modo ancora più organizzato e preciso di prima. In alternativa, puoi stampare il tuo modello per scrivere le tue note a mano, ma assicurati di mantenere le altezze dei campi per assicurarti di poter inserire tutte le informazioni di cui hai bisogno.
Passaggio 9. Correggi il tuo modello
Congratulazioni! Il modello del verbale della riunione è completato. La tua produttività e precisione durante le riunioni dovrebbe aumentare in modo esponenziale ora che hai un modello per guidarti e organizzare i tuoi pensieri. Come con qualsiasi progetto, sfoglia i dettagli del tuo modello per vedere se manca qualcosa o non è chiaro. Una volta che sei sicuro che tutto sia in ordine, il tuo modello sarà finalizzato per l'uso e sarai pronto per le tue prossime riunioni.
Suggerimenti
- Scrivi i tuoi minuti subito dopo la fine della riunione. È meglio farlo mentre gli eventi sono ancora freschi nella tua mente. È anche importante che i partecipanti ricevano una copia delle loro azioni il prima possibile dopo la riunione.
- Sedersi il più vicino possibile al presidente della riunione. Questo ti permetterà di sentire tutto e di chiedere chiarimenti senza dover alzare la voce.
- Conserva i verbali archiviati in un luogo sicuro.
- Chiedi alle persone di scrivere i loro movimenti in modo da non doverli registrare subito.
- Non abbiate paura di interrompere e chiedere chiarimenti in qualsiasi momento.
- I minuti sono molto importanti. Sono salvati e potrebbero essere citati per anni e anni a venire. Se si tratta di una questione legale, ad esempio, la reputazione di qualcuno può dipendere da essa.
- Leggi alcune parti delle Regole dell'ordine di Robert, in particolare la sezione sull'essere una segretaria.
- Scrivi le cose mentre accadono. Se lo stesso argomento viene sollevato due volte, non raggrupparli insieme.
Avvertimento
- Non mettere troppi dettagli nei minuti. Anche se ti è stato chiesto di registrare le discussioni, mantienile quanto più brevi e puntuali possibile. Limitati a registrare i punti principali sollevati o sarai sopraffatto e riempirai i minuti con dettagli inutili.
- Interpretazioni personali e sentimenti del verbalizzante non devono essere inseriti nel verbale.
- Se una parte della riunione rientra nel privilegio avvocato-cliente, non registrare quella porzione. Si noti invece che "l'avvocato ha informato che la discussione rientrava nel privilegio avvocato-cliente. La discussione non è stata registrata".
- Se ti viene chiesto di registrare una discussione riservata, ad esempio tra un avvocato e un cliente, prendi verbali separati e conservali separatamente dai verbali dell'assemblea generale. Contrassegnali come riservati e chiarisci chi può accedervi.