Come facilitare una riunione: 15 passaggi (con immagini)

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Come facilitare una riunione: 15 passaggi (con immagini)
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Anonim

Un facilitatore della riunione è la persona responsabile della conduzione di una riunione. In sostanza, lo scopo del facilitatore è garantire che l'incontro si svolga senza intoppi dall'organizzazione, all'inizio, alla fine. Una riunione ben facilitata dovrebbe garantire che tutti gli obiettivi della riunione siano raggiunti dalla sua conclusione. Pertanto, un buon facilitatore assicurerà che tutti i partecipanti comprendano lo scopo della riunione, assicurerà che tutte le esigenze dei partecipanti siano soddisfatte, assicurerà che la riunione si svolga senza intoppi e assicuri la piena partecipazione.

Passi

Parte 1 di 3: gettare le basi per un incontro di successo

Facilitare una riunione Fase 1
Facilitare una riunione Fase 1

Passaggio 1. La preparazione è fondamentale, quindi inizia con un ordine del giorno

Mentre un facilitatore dovrebbe mimetizzarsi nelle riunioni e far sembrare il proprio lavoro facile, è fondamentale che si prepari ampiamente per le riunioni. Inizia scrivendo un'agenda. Una buona agenda includerà i punti chiave della riunione e fornirà dettagli adeguati in modo che i partecipanti sappiano dove essere e cosa aspettarsi.

  • Annotare gli orari di inizio e fine delle sessioni, nonché i limiti di tempo realistici per ogni sessione, per garantire che la riunione si svolga in orario.
  • Seleziona gli argomenti che hanno un impatto su tutti i partecipanti alla riunione. Cerca di ottenere input da coloro che partecipano alla riunione sugli argomenti che meritano una discussione.
  • Prova a proporre gli argomenti come domande che necessitano di risposta per stimolare il dialogo nell'incontro.
  • Nota qual è lo scopo della discussione. È per informazioni, per risolvere un problema o per prendere una decisione?
  • Specificare come i partecipanti devono prepararsi per la riunione.
Facilitare una riunione Fase 2
Facilitare una riunione Fase 2

Passaggio 2. Pianifica l'elenco degli inviti

Ciò richiede un delicato equilibrio. Se ci sono troppe o poche persone presenti, corri il rischio di un incontro improduttivo. Dovrai invitare solo persone che ti aiuteranno a raggiungere l'obiettivo dell'incontro. Chiediti quanto segue.

  • Chi sono i decisori chiave sulla questione?
  • Chi è più informato sulle informazioni discusse?
  • Chi ha un interesse acquisito negli argomenti?
  • Chi dovrà attuare le decisioni che verranno prese?
  • Alcuni esperti suggeriscono di invitare 8 persone alle riunioni in cui è necessario prendere una decisione. Al contrario, suggeriscono 18 persone quando lo scopo dell'incontro è il brainstorming.
Facilitare una riunione Fase 3
Facilitare una riunione Fase 3

Passaggio 3. Invia gli inviti via e-mail

L'invio di un'e-mail è il modo più semplice per invitare i partecipanti. La tua email dovrebbe fornire una breve introduzione alla riunione. Dovrebbe anche includere la data, l'ora e possibilmente una scadenza RSVP. L'ordine del giorno deve essere allegato all'e-mail.

Richiedere un RSVP è facoltativo, ma ti consentirà di preparare una quantità adeguata di materiali per tutti i partecipanti

Facilitare una riunione Passaggio 4
Facilitare una riunione Passaggio 4

Passaggio 4. Inizia a pensare a cosa fa un buon facilitatore

Riflettendo su ciò che fa un facilitatore durante una riunione, sarai in una buona posizione per sapere cosa ci si aspetta da te quando sarà il tuo turno di svolgere il lavoro. Un buon facilitatore avrà una serie di tratti che lo aiutano a gestire il tempo, le persone e le opinioni diverse. È meglio sviluppare presto questi tratti.

  • Valorizza le persone e le loro idee. Un buon facilitatore trasmetterà i propri complimenti dopo che un partecipante ha presentato un'idea. Dì qualcosa come "grazie Samantha, questi sono punti molto utili che ci aiutano a pensare al problema in un modo diverso". In questo modo, ti assicurerai che ogni persona e idea venga ascoltata e anche che gli altri saranno sicuri di parlare.
  • Stai sulle spine. Dovrai rispondere a una serie di situazioni diverse durante le riunioni. Devi pensare e rispondere rapidamente a queste diverse situazioni. Ad esempio, se qualcuno fornisce consigli significativi, sii pronto a lodarlo, quindi cerca immediatamente un altro partecipante che sta cercando di costruire su quella linea di pensiero. Se qualcuno solleva un punto negativo fuori tema, tuttavia, fai del tuo meglio per evidenziare il bene nel commento e cerca un altro partecipante che si baserà su ciò che ritenevi buono.
  • Parla bene. È importante che tutti nella stanza ti capiscano. Dovrai parlare a un volume ragionevole in modo che tutti possano sentire. Articola in modo chiaro e non borbottare o borbottare. Abbi cura di usare il gergo solo se tutti alla riunione hanno familiarità con la terminologia.

Parte 2 di 3: Preparare il terreno per la riunione

Facilitare una riunione Passaggio 5
Facilitare una riunione Passaggio 5

Passaggio 1. Pianifica la posizione e disponi i mobili

Dovrai considerare se l'incontro sarà faccia a faccia, un incontro virtuale attraverso gli schermi o una combinazione dei due. A seconda del formato della riunione, dovrai assicurarti che tutti i mobili e l'hardware siano a posto, comprese sedie, tavoli e schermi per proiettori. Esistono diversi modi per allestire i mobili per una riunione.

  • L'allestimento di una tavola rotonda aiuterà per incontri orientati alla discussione.
  • Un'impostazione con sedie in fila è buona per stabilire un oratore come obiettivo principale. Questa configurazione funziona bene quando lo scopo principale è trasmettere informazioni piuttosto che cercare discussione.
  • Un allestimento teatrale presenta un tavolo nella parte anteriore della stanza e consente a un pannello di altoparlanti di sedersi davanti. I partecipanti si siederanno in fila davanti ai relatori del panel come in una lezione.
  • L'allestimento di un'aula dispone di tavoli davanti alle file di sedie per consentire ai partecipanti di prendere appunti mentre l'oratore rimane il fulcro della riunione.
  • Utilizza la configurazione a forma di U per riunioni in cui desideri che i partecipanti si vedano e interagiscano quando necessario.
  • Disponi delle sedie in cerchio con te al centro per incontri intesi come aperti e partecipati.
Facilitare una riunione Passaggio 6
Facilitare una riunione Passaggio 6

Passaggio 2. Fornire forniture a coloro che partecipano alla riunione

Un facilitatore completamente preparato fornirà ai partecipanti penne, quaderni, cartelle di lavoro, dispense e altri strumenti necessari per la riunione. Considera anche se sarà necessario fornire informazioni di accesso in anticipo per le riunioni virtuali. Dovrebbe esserci una lavagna per consentire alle persone e ai relatori di prendere appunti che tutti possano vedere, magari una lavagna a fogli mobili o una lavagna. Ciò mantiene la riunione più fluida, consentendo ai partecipanti di ricevere risposta alle proprie domande in momenti specifici durante la riunione.

A seconda della durata della riunione, pensa a fornire ai partecipanti bevande (caffè), snack, acqua e/o caramelle

Facilitare una riunione Passaggio 7
Facilitare una riunione Passaggio 7

Passaggio 3. Invia un promemoria via e-mail sulla riunione mentre si avvicina

Le persone sono impegnate e senza promemoria è possibile che si dimentichino di un incontro imminente. Prova a inviare promemoria a coloro che parteciperanno due giorni prima dell'inizio dell'incontro.

  • Se hai chiesto agli invitati di RSVP, puoi inviare un promemoria per informarli che devono rispondere prima della scadenza.
  • Nella tua email di promemoria assicurati di chiedere se qualcuno ha cambiato programma.

Parte 3 di 3: Conoscere il proprio ruolo Facilitare la riunione

Facilitare una riunione Fase 8
Facilitare una riunione Fase 8

Passaggio 1. Arriva presto alla riunione

Come facilitatore dovresti essere lì per salutare tutti coloro che arrivano alla riunione. O stringi loro la mano mentre entrano nella stanza o li saluti mentre accedono alla teleconferenza. Ciò creerà un ambiente caloroso durante la riunione, dimostrando allo stesso tempo che sei serio e pronto a discutere.

Facilitare una riunione Fase 9
Facilitare una riunione Fase 9

Passaggio 2. Inizia la riunione in tempo e chiarisci gli obiettivi

Mentre tutti i partecipanti alla riunione avranno ricevuto l'ordine del giorno, reintroducendo gli obiettivi, tutti i partecipanti inizieranno dalla stessa pagina. Aiuterà anche a dare il tono alla riunione e a mettere immediatamente le persone sulla strada giusta.

  • Puoi anche fare annunci di pulizia all'inizio della riunione, comprese le informazioni sugli orari delle pause, le uscite antincendio e l'ubicazione dei servizi igienici.
  • Potresti anche pensare di stabilire regole per l'interazione a seconda di chi partecipa alla riunione. Le regole potrebbero includere mostrare rispetto reciproco, rimanere in tema, attaccare il problema piuttosto che la persona, concludere la discussione e non interrompere gli altri.
Facilitare una riunione Passaggio 10
Facilitare una riunione Passaggio 10

Passaggio 3. Guida la riunione facendo parlare tutti i partecipanti

Ognuno ha un metodo diverso per guidare una riunione e mantenere i relatori in tema. Un metodo fondamentale è assicurarsi che la conversazione e la discussione non siano dominate da una o due persone. Assicurati di essere alla ricerca di chiunque voglia fare un punto e dai loro l'opportunità di parlare chiedendo loro i loro pensieri.

Supponiamo che una collega di nome Samantha sembri interessata ma deve ancora contribuire. Puoi provare a dire: "Samantha, in che modo il problema in questione influisce sul tuo dipartimento e su te in particolare?"

Facilitare una riunione Passaggio 11
Facilitare una riunione Passaggio 11

Passaggio 4. Attenersi all'argomento

Il compito del facilitatore è quello di mantenere tutti i partecipanti o i relatori sull'argomento. Consentire tangenti fuori dal target annullerà il tuo programma e potrebbe significare che la riunione non raggiungerà il risultato previsto. Se senti che la discussione si sposta fuori tema, reindirizza la conversazione ponendo domande che riguardano direttamente l'argomento.

  • Se il dialogo ha iniziato ad andare alla deriva, potresti dire: "Ma come influisce questo sulla questione di cui discutiamo oggi?" Oppure, "Questi sono tutti punti molto interessanti. Dovremmo discuterne in un secondo momento ma, per ora, concentriamoci sul problema in questione".
  • Potresti anche voler contrassegnare le idee che sono state sollevate e affrontarle in una riunione successiva o in un altro modo. In questo modo puoi onorare adeguatamente quelle idee tangenziali e non offendere nessuno dei partecipanti.
Facilitare una riunione Fase 12
Facilitare una riunione Fase 12

Passaggio 5. Avere un piano per le situazioni difficili e disinnescarle

Se senti che i partecipanti sono sul punto di entrare in un acceso dibattito, porta un'altra persona che sai parlerà della questione. In sostanza, vorrai disinnescare un dibattito introducendo più dialogo. In caso di conflitto, puoi anche ascoltare entrambe le parti e identificare un terreno comune per unire le parti avversarie.

In caso di una situazione difficile, potresti dire: "è chiaro che venite entrambi da parti diverse. Tuttavia, siete ovviamente d'accordo sull'importanza di questo problema, quindi cerchiamo di concentrare le nostre energie sulla ricerca di un risultato reciprocamente vantaggioso."

Facilitare una riunione Fase 13
Facilitare una riunione Fase 13

Passaggio 6. Rispondi e reindirizza le domande

In qualità di facilitatore, puoi rispondere alle domande dei partecipanti purché tu sia in grado di rispondere in modo accurato. In caso contrario, dovresti riferire la domanda a qualcuno durante la riunione che è in una posizione migliore per rispondere in modo accurato.

Nel caso in cui non conosci la risposta a una domanda, puoi dire: "Questa è un'ottima domanda. Tuttavia, penso che Samantha sia meglio informata su questo argomento. Samantha, cosa ne pensi?"

Facilitare una riunione Passaggio 14
Facilitare una riunione Passaggio 14

Passaggio 7. Riassumere e semplificare i risultati

Prendi appunti durante la riunione e assicurati di scrivere tutte le idee e le opinioni chiave. Al termine di una discussione su un determinato argomento, è utile che il facilitatore fornisca una revisione di quanto detto e delle conclusioni raggiunte.

Fai del tuo meglio per riassumere i punti chiave espressi da ogni persona presente. Inoltre, evidenzia le risoluzioni prese in merito alle questioni affrontate

Facilitare una riunione Passaggio 15
Facilitare una riunione Passaggio 15

Passaggio 8. Chiedi come è andata la riunione quando si conclude

Il feedback è essenziale per migliorare come facilitatore di riunioni. Potresti pensare di chiedere quanto segue: l'ordine del giorno è stato distribuito in un momento opportuno? Quanto erano preparati i partecipanti? Il tempo assegnato a ciascun argomento ha funzionato? C'è stato abbastanza tempo per discutere? Come si potrebbe migliorare l'allestimento della camera?

  • Il feedback può essere raccolto anche tramite un sondaggio via e-mail inviato ai partecipanti poco dopo la riunione.
  • Assicurati di rivedere il risultato e apportare le modifiche necessarie per la prossima riunione.

Suggerimenti

  • Ricorda che per facilitare una riunione non devi preoccuparti eccessivamente dei contenuti. Invece, preoccupati del processo.
  • Attenersi agli orari di pausa stabiliti.
  • Sii disponibile ai partecipanti rimanendo dopo la riunione per chiunque non voglia rivolgersi al gruppo.

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