Come scrivere un rapporto sui progressi (con immagini)

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Come scrivere un rapporto sui progressi (con immagini)
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Video: Come scrivere un rapporto sui progressi (con immagini)

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Video: Come si fa una relazione 2024, Marzo
Anonim

I rapporti sui progressi sono una parte importante della gestione del progetto, che si tratti della tua tesi di laurea o di un progetto al lavoro. Dovrai usarli per mantenere aggiornati i tuoi supervisori, i tuoi colleghi o i tuoi clienti sul progetto a cui stai lavorando. Ti concentrerai su ciò che hai realizzato e su ciò che deve ancora essere fatto.

Passi

Parte 1 di 3: inizio del processo

Scrivere un rapporto sui progressi Fase 1
Scrivere un rapporto sui progressi Fase 1

Passaggio 1. Scopri qual è il tuo scopo per la proposta

Ci sono una serie di motivi diversi per cui qualcuno ti chiede di scrivere un rapporto sui progressi. Ovviamente per ognuno di loro è mostrare che tipo di progresso hai ottenuto su un progetto specifico. Tuttavia, ci sono alcuni tipi diversi di proposte che dovrai prendere in considerazione.

  • Il rapporto sullo stato di avanzamento di un programma o progetto di ricerca sarà leggermente diverso da quello di un progetto al lavoro. In questo caso è più probabile che tu debba citare informazioni ed è meno probabile che tu debba considerare cose come il costo (anche se non sempre).
  • Un rapporto di lavoro per un cliente verrà letto in modo leggermente diverso rispetto a un superiore al lavoro. Dovrai considerare il motivo per cui stai scrivendo questo rapporto per loro.
Scrivere un rapporto sui progressi Fase 2
Scrivere un rapporto sui progressi Fase 2

Passaggio 2. Considera il tuo pubblico

Quando hai individuato lo scopo di scrivere il tuo rapporto sui progressi, devi considerare il tipo di cose che il tuo pubblico avrà bisogno di sapere nel rapporto. Sebbene tutti i rapporti sui progressi contengano elementi generali che tendono a includere, dovrai considerare le specifiche:

  • In che modo i tuoi lettori sono collegati al progetto? In che modo l'esito del progetto li influenzerà? (La connessione e il modo in cui vengono influenzati saranno diversi per il tuo superiore rispetto al cliente, ad esempio.)
  • Considera quale decisione dovranno prendere i tuoi lettori dopo aver letto il rapporto sui progressi (quale supporto, denaro, tempo stanno investendo, ad esempio.
  • Considera le informazioni che il tuo lettore avrà bisogno di sapere per supervisionare e partecipare al progetto in modo efficace. Quali aspetti tecnici del progetto dovranno conoscere. Sono a loro agio con il gergo tecnico?
Scrivere un rapporto sui progressi Passaggio 3
Scrivere un rapporto sui progressi Passaggio 3

Passaggio 3. Decidi il modo migliore per comunicare con il tuo pubblico

Un rapporto sui progressi non è solo un documento scritto che invii al tuo superiore o al tuo professore. Può assumere diverse forme a seconda di ciò che è necessario.

  • Una relazione sullo stato di avanzamento potrebbe essere una breve relazione orale alle riunioni settimanali o mensili del personale.
  • Potrebbero essere e-mail periodiche ai colleghi.
  • Potrebbero essere promemoria formali o informali per i supervisori.
  • Possono anche essere rapporti formali per clienti o agenzie governative.
Scrivere un rapporto sui progressi Passaggio 4
Scrivere un rapporto sui progressi Passaggio 4

Passaggio 4. Verificare con il proprio supervisore

A meno che tu non abbia già scritto questo tipo specifico di rapporto sui progressi (nel qual caso, perché sei qui?), vorrai ottenere la stessa guida dai tuoi superiori. Potrebbe esserci un formato specifico utilizzato dalla tua azienda, nel qual caso dovrai essere sicuro di seguire le regole per questo.

Scrivere un rapporto sui progressi Passaggio 5
Scrivere un rapporto sui progressi Passaggio 5

Passaggio 5. Considera il tuo tono

Non tutte le relazioni sullo stato di avanzamento devono essere formali. In effetti, i rapporti interni per colleghi o supervisori spesso tendono ad avere un tono più informale. Questo è il motivo per cui è così importante verificare con il tuo supervisore cosa sta probabilmente cercando.

  • Quando si tratta di informazioni per un cliente, un'agenzia governativa o un comitato di revisione di tesi, si sbaglia per formalità.
  • Non importa la formalità o l'informalità del tuo tono, vuoi che sia chiaro, concentrato e onesto.

Punto

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Parte 1 Quiz

Cosa dovresti prendere in considerazione del tuo lettore prima di iniziare a scrivere il tuo rapporto?

In che modo l'esito del progetto li influenzerà?

Chiudere! Se sai come questo progetto avrà un impatto sul tuo pubblico, sarà più facile determinare quali informazioni includere e in quale contesto. Ad esempio, se c'è una grande quantità di denaro in gioco, puoi metterli a proprio agio con i tuoi piani o i modelli di crescita attuali. Tuttavia, non è l'unica cosa a cui pensare. C'è un'opzione migliore là fuori!

Quali scelte verrà chiesto ai tuoi lettori di fare dopo aver letto il rapporto?

Quasi! È sicuramente importante affrontare e alleviare le preoccupazioni che il tuo pubblico potrebbe avere. Se stai cercando finanziamenti, supporto, risorse o permessi, discuti in che modo la tua traiettoria avrà un impatto su questi problemi e cerca di preparare le risposte alle domande prima che si presentino. Ci sono altri modi per essere preparati, tuttavia. C'è un'opzione migliore là fuori!

Quanto sa il tuo pubblico del progetto o dell'argomento?

Riprova! Questo è un aspetto importante da tenere a mente, soprattutto se stai riportando a un diretto superiore. Vuoi assicurarti che abbiano familiarità con tutti i termini tecnici che usi e che capiscano i confini del progetto. Ma non è tutto ciò che dovresti sapere prima di iniziare a scrivere il tuo rapporto. Indovina ancora!

Tutti i precedenti.

Corretta! Prima di sederti per scrivere il tuo rapporto sui progressi, vorrai essere in grado di rispondere ad alcune domande molto importanti. Più conosci il tuo pubblico e la loro posizione sugli elementi del tuo progetto, più facile sarà per te presentare, rispondere alle domande e, si spera, andare avanti. Continua a leggere per un'altra domanda del quiz.

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Parte 2 di 3: scrivere il tuo rapporto

Scrivere un rapporto sui progressi Passaggio 6
Scrivere un rapporto sui progressi Passaggio 6

Passaggio 1. Decidi come presentare il tuo materiale

Quando inizierai a scrivere il tuo rapporto, avrai già capito quale deve essere il tono e il senso del rapporto. Ora devi decidere il modo oi modi migliori per presentare tali informazioni.

  • Potresti scegliere di fare un elenco puntato. È un modo molto chiaro per presentare il materiale ed è facile da sfogliare e ottenere comunque le informazioni necessarie. Tuttavia, può essere un modo leggermente meno formale di scrivere un rapporto sullo stato di avanzamento, quindi potrebbe essere meglio utilizzarlo per i promemoria ai supervisori e le e-mail ai colleghi.
  • Puoi anche considerare di aggiungere grafici o tabelle. Questo potrebbe essere particolarmente utile se stai scrivendo una relazione sullo stato di avanzamento di un progetto in cui stai cercando di ottenere finanziamenti, o se mostri perché meriti il finanziamento che ti è stato dato.
Scrivere un rapporto sui progressi Passaggio 7
Scrivere un rapporto sui progressi Passaggio 7

Passaggio 2. Considerare l'utilizzo di sottosezioni

Per scrivere un rapporto sui progressi di successo devi essere il più chiaro possibile. Suddividere il report in sottosezioni è un ottimo modo per raggruppare tutto il materiale pertinente.

L'aggiunta di sottotitoli al tuo può renderlo ancora più chiaro, perché consente ai tuoi lettori o al pubblico di sapere cosa aspettarsi in ogni sottosezione. Se c'è del materiale a cui sono particolarmente interessati, potranno saltare direttamente a quella parte

Scrivere un rapporto sui progressi Passaggio 8
Scrivere un rapporto sui progressi Passaggio 8

Passaggio 3. Scrivi l'intestazione

Questo di solito attraversa la parte superiore del foglio, se stai utilizzando un formato di pagina. Anche in questo caso, dipenderà da cosa preferisce la tua azienda o università, quindi assicurati di fare il check-in con loro.

L'intestazione dovrebbe includere la data, la data in cui è stata presentata la segnalazione, il nome e la posizione del destinatario, il nome e la posizione dell'autore e l'oggetto della segnalazione

Scrivere un rapporto sui progressi Passaggio 9
Scrivere un rapporto sui progressi Passaggio 9

Passaggio 4. Scrivi la sezione introduttiva

La sezione introduttiva va sotto il titolo. Spesso può essere separato dal resto del materiale tramite il corsivo. Fornisce una breve panoramica del progetto e ne riassume lo stato. Stabilirai quali progressi sono stati fatti e se determinati obiettivi sono stati raggiunti.

Assicurati di includere: lo scopo del rapporto, presentare il progetto, ricordare che questo è un aggiornamento sullo stato di avanzamento del progetto

Scrivere un rapporto sui progressi Passaggio 10
Scrivere un rapporto sui progressi Passaggio 10

Passaggio 5. Eseguire il corpo della proposta

Il corpo della proposta, che sia suddiviso in sezioni e sottosezioni, è fondamentalmente solo una versione più dettagliata dell'introduzione. Considera le informazioni che hai inserito nell'introduzione e assicurati di espandere tali informazioni.

  • Specificare le attività che sono state completate dall'ultimo rapporto e quali attività sono in corso.
  • Discuti dei problemi che hai incontrato, dei problemi che devono essere affrontati e delle potenziali soluzioni per quei problemi e problemi.
  • Affronta i cambiamenti che sono avvenuti e perché dovevano essere fatti.
  • Puoi anche includere cose come cambiamenti di personale, difficoltà nell'ottenere materiale, sforamento dei costi che potresti aver riscontrato, eventuali ritardi o problemi con la tecnologia o la sicurezza.
Scrivere un rapporto sui progressi Fase 11
Scrivere un rapporto sui progressi Fase 11

Passaggio 6. Affronta il futuro del tuo progetto

Anche se questo è ancora fondamentalmente parte del corpo del rapporto, vuoi assicurarti che il tuo pubblico capisca dove stai andando con il progetto. Assicurati di indicare quali problemi potrebbero influenzare la scadenza per il completamento, il budget o la struttura di gestione.

  • Vuoi davvero assicurarti di dire se la scadenza per il progetto è cambiata o meno.
  • Evita di addolcire qualsiasi problema per il tuo pubblico, ma non allarmarlo inutilmente o promettere qualcosa che non puoi offrire.
Scrivere un rapporto sui progressi Fase 12
Scrivere un rapporto sui progressi Fase 12

Passaggio 7. Aggiungi le ore lavorate totali

Dovrai mostrare quanto lavoro tu e il tuo team (se ne avete uno) avete messo nel progetto. Questo mostrerà al tuo pubblico (che sia il tuo supervisore, i tuoi clienti o un'agenzia governativa che potrebbe darti soldi) che hai lavorato duramente. Punto

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Parte 2 Quiz

Quale sezione del tuo rapporto sui progressi dovrebbe includere i problemi che hai affrontato?

Nell'introduzione, per toglierlo di mezzo.

No! L'introduzione è una breve panoramica del progetto e dei progressi che hai fatto. Anche se dovresti certamente includere le sfide affrontate, ricorda che tutti leggeranno prima questa sezione, quindi è utile concentrarsi sugli aspetti positivi e salvare gli aspetti negativi per dopo. Clicca su un'altra risposta per trovare quella giusta…

Nella fase "Cosa c'è dopo" della relazione sullo stato di avanzamento.

Non esattamente! Se la fase "Cosa c'è dopo" include la gestione di problemi attuali, potresti voler includere questi passaggi. Tuttavia, ci sono altri posti per spiegare le tue battute d'arresto in modo che il tuo pubblico conosca l'intera storia ma non venga lasciato con una nota negativa. Prova un'altra risposta…

Nel corpo della relazione sullo stato di avanzamento.

Giusto! Dovresti esplorare in dettaglio i successi e le battute d'arresto del tuo progetto nel corpo del tuo rapporto. Ciò ti consentirà di spiegare perché hai affrontato queste sfide e di quali risorse hai bisogno per andare avanti. È sempre bene essere onesti, ma assicurati di essere il più positivo possibile quando affronti le tue battute d'arresto. Continua a leggere per un'altra domanda del quiz.

Non dovresti includere le tue battute d'arresto o le sfide nel rapporto sui progressi.

Riprova! Potrebbe non essere carino, ma un rapporto sullo stato di avanzamento riguarda lo stato e il "progresso" fatto su un progetto. Se parli solo dei successi del progetto e non spieghi di quali materiali o aiuto hai bisogno per far avanzare o addirittura completare il progetto, il tuo rapporto sui progressi lascerà il tuo pubblico con una falsa comprensione dello stato del progetto. Non devi essere allarmista, ma devi essere onesto. C'è un'opzione migliore là fuori!

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Parte 3 di 3: evitare le difficoltà comuni

Scrivere un rapporto sui progressi Fase 13
Scrivere un rapporto sui progressi Fase 13

Passaggio 1. Assicurati di rimanere in tema

Finché tieni le informazioni di base sopra descritte, dovresti stare bene. Vuoi davvero evitare di vagare in altre aree solo marginalmente legate al progetto, per quanto interessanti possano essere.

Ad esempio: se il tuo progetto riguarda il rilancio di un'organizzazione artistica locale senza scopo di lucro, potresti essere tentato di iniziare una discussione sul deplorevole finanziamento dello stato dell'arte, ma non ti aiuterà davvero a dettagliare come sta andando il tuo progetto

Scrivere un rapporto sui progressi Passaggio 14
Scrivere un rapporto sui progressi Passaggio 14

Passaggio 2. Mantienilo semplice

Il punto di un rapporto sui progressi è quello di far passare i progressi che stai facendo, senza travolgere il tuo pubblico con parole e idee. Tutto ciò su cui devi concentrarti è come sta arrivando un particolare progetto, su cosa deve ancora essere lavorato e quali modifiche apportate devono essere apportate.

A seconda di chi stai scrivendo, il rapporto potrebbe essere ridotto a un limite di pagine specifico. Una buona regola empirica è mantenerlo il più breve possibile, assicurandosi di inserire le informazioni appropriate

Scrivere un rapporto sui progressi Passaggio 15
Scrivere un rapporto sui progressi Passaggio 15

Passaggio 3. Cerca di evitare di essere troppo vago

Devi assicurarti di fornire dettagli specifici su dove ti trovi nel tuo progetto. Ad esempio: vorrai evitare di dire qualcosa come "Stiamo facendo buoni progressi nell'ottenere i nostri finanziamenti per le arti" e invece dire "con le due sovvenzioni di $ 5.000 da queste diverse fondazioni, siamo solo $ 2.000 a meno dei nostri $ 12, 000 obiettivo."

Scrivere un rapporto sullo stato di avanzamento Passaggio 16
Scrivere un rapporto sullo stato di avanzamento Passaggio 16

Passaggio 4. Riduci le parole espressive

Ancora una volta, vuoi che il tuo rapporto sia chiaro e conciso. Non vuoi sopraffare il tuo pubblico con parole che non aggiungono nulla al rapporto. Ad esempio, frasi come "catastrofe completa" o "successo vertiginoso" sono troppo emotive e troppo vaghe per essere utili ai clienti o ai supervisori.

Scrivere un rapporto sui progressi Passaggio 17
Scrivere un rapporto sui progressi Passaggio 17

Passaggio 5. Cita le tue fonti

Qualsiasi informazione che utilizzi proveniente da una fonte esterna, qualsiasi grafico o dato, deve essere adeguatamente citata. Puoi aggiungere un'ulteriore pagina con le fonti citate al tuo rapporto sui progressi. Punto

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Parte 3 Quiz

Vero o falso: le parole emotive sono un modo efficace per scrivere rapporti sui progressi perché mostrano passione ed eccitazione.

Vero

Non proprio! Sì, le parole emotive possono certamente essere uno strumento efficace, ma sono meglio servite quando si cercano sovvenzioni o supporto legale dalla città. Il tuo rapporto sullo stato di avanzamento è un aggiornamento di stato sugli elementi del progetto e dovrebbe essere trattato come tale. Restringi le cose in modo che siano semplici e dirette e salva la tua passione per la prossima proposta di progetto. Prova un'altra risposta…

falso

Giusto! C'è un tempo e un luogo per presentazioni di progetti emozionanti e appassionate, ma un semplice resoconto sullo stato di avanzamento non lo è. Invece, concentra il tuo progetto in modo da ottenere le informazioni più importanti in modo facile e semplice. Avrai altre opportunità di lottare per i tuoi progetti di passione. Continua a leggere per un'altra domanda del quiz.

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Suggerimenti

  • Prova a giudicare lo stile del tuo supervisore. Potrebbe avere una preferenza per i tipi di rapporti che le piace vedere. Alcuni potrebbero voler vedere più elenchi o informazioni puntate; altri vorranno sapere il meno possibile per cavarsela. Altri ancora potrebbero preferire quante più informazioni possibili, indipendentemente dal numero di pagine necessarie.
  • Sii specifico nel riepilogo dei progressi, ma cerca di non essere eccessivamente prolisso.

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