Un report di gestione del progetto è un documento che descrive un progetto aziendale e i passaggi che un team dovrebbe intraprendere per completarlo. Il report è condiviso con i principali attori del progetto. Quando tutti sono sulla stessa pagina, tutti possono lavorare insieme per completare l'obiettivo del progetto. Il report in genere contiene il piano del progetto, le responsabilità del team, una tempistica prevista e un budget. Con l'organizzazione, la chiarezza e l'input dei membri del tuo team, puoi facilmente creare un rapporto di gestione del progetto efficace e lavorare per completare i suoi obiettivi.
Passi
Parte 1 di 3: Raccolta delle informazioni
Passaggio 1. Definire lo scopo del progetto
Un rapporto di gestione del progetto dovrebbe delineare l'ambito del progetto e l'obiettivo finale. Comprendere l'obiettivo è la chiave per comprendere le esigenze che questo progetto spera di soddisfare. È importante che tu e il tuo pubblico abbiate un'idea chiara dello scopo del progetto per massimizzare l'efficacia del vostro report.
Chiediti: "In che modo questo aiuterà la mia azienda, il nostro cliente o la nostra comunità? Questo progetto avrà forse un impatto positivo in altre aree?" Comprendere l'ambito generale può aiutarti ad apprezzare come questo progetto può essere utile a te e ad altri
Passaggio 2. Individua il tuo pubblico
Sapere chi leggerà il rapporto e cosa potrebbe voler imparare da esso. Alcuni dettagli potrebbero essere estranei a determinati tipi di pubblico, mentre ad altri potrebbe essere necessario fornire informazioni dettagliate. Identificare i tuoi lettori all'inizio fornirà indicazioni per il contenuto del rapporto del progetto.
Alcune persone potrebbero non avere familiarità con la lingua, i termini e il gergo spesso utilizzati nel tuo ambiente di lavoro. Se stai scrivendo un report per un cliente, ad esempio, evita di usare un gergo tecnico che richiede lunghe spiegazioni. Invece, pianifica di scrivere con una voce che descriva facilmente l'ambito e la tempistica del tuo progetto
Passaggio 3. Creare un sommario
Un sommario fornisce essenzialmente una struttura di facile lettura per il tuo pubblico. Con una rapida occhiata, un lettore può comprendere rapidamente la struttura e la sostanza del documento. Un sommario può anche aiutare i lettori impegnati a trovare le informazioni che sono significative per loro in modo rapido ed efficace.
Forse un investitore che sta leggendo il rapporto vorrebbe prima rivedere il budget. Mostrare dove si trova il budget nell'indice aiuterà a guidare l'investitore verso le informazioni di cui ha bisogno
Passaggio 4. Parla con il tuo supervisore
Incontra il tuo supervisore per capire le aspettative del tuo rapporto di gestione del progetto. Il tuo supervisore potrebbe avere particolari punti di interesse, preoccupazioni o dettagli che vorrebbe che tu includessi nel rapporto. Il tuo supervisore può anche spiegare quanto deve essere lungo il rapporto e se ci sono formati particolari che la tua azienda richiede per questi tipi di rapporti. Cerca di raccogliere quante più informazioni utili possibile per rendere il tuo rapporto chiaro e utile.
Chiedi al tuo supervisore cosa includere nel rapporto. “Stavo pensando di includere i risultati dello studio dell'anno scorso nell'introduzione del progetto. Pensi che questo aiuterebbe i lettori a capire gli obiettivi del progetto?" Il tuo supervisore apprezzerà l'opportunità di darti un feedback all'inizio del processo
Parte 2 di 3: formattazione e scrittura del rapporto
Passaggio 1. Fornire un riepilogo esecutivo
Il sommario esecutivo è presentato all'inizio di un rapporto di gestione del progetto. Questo riassunto offre al lettore una panoramica concisa dello scopo del progetto e dei risultati, dei progressi, degli ostacoli previsti e della tempistica del team. I lettori dovrebbero essere in grado di rivedere il sommario e comprendere il processo complessivo del progetto.
Riassumere sinteticamente l'importanza del progetto e il suo obiettivo principale. "Questo progetto amplierà l'impatto dei nostri clienti nel loro mercato soddisfacendo questa esigenza insoddisfatta in questo campo"
Passaggio 2. Scrivi un'introduzione
Un'introduzione dovrebbe descrivere la natura del progetto, il suo obiettivo generale e il valore del progetto per l'azienda, il cliente o la comunità.
- Sii il più conciso possibile senza sacrificare i dettagli necessari. Il tuo pubblico potrebbe essere a corto di tempo. Cerca di trasmettere il tuo messaggio in un paio di frasi o elenchi puntati anziché lunghi paragrafi.
- Se stai pubblicando un libro, ad esempio, elenca le informazioni significative come "il tour del libro dovrebbe iniziare a settembre" e "le vendite delle vacanze dovrebbero aumentare del 15%" in punti elenco in modo che le informazioni chiave siano ovvie per il lettore.
Passaggio 3. Spiegare i dati chiave in una sezione di metodologia
Dovresti fornire dati che descrivano statistiche rilevanti e osservazioni qualitative che informino le esigenze del tuo progetto. Rendi facile per il lettore capire perché il tuo progetto è importante, come è adatto in modo univoco a rispondere a un particolare problema e come risponderà o soddisferà le esigenze della tua azienda o le richieste del cliente.
Se l'obiettivo del tuo progetto è aiutare un'azienda ad aprire un negozio di moda in una determinata area, ad esempio, fornisci dati che descrivano la concorrenza nelle vicinanze. “Non ci sono concorrenti entro un raggio di 15 miglia dal centro commerciale locale. L'apertura di un negozio in questa località fornirà al nostro cliente un aumento delle vendite complessive". Dati come questi possono aiutare il lettore a capire che c'è un'opportunità per soddisfare una particolare esigenza
Passaggio 4. Elenca le risorse necessarie per il progetto
Descrivere la manodopera, gli strumenti e le risorse utilizzate per raggiungere gli obiettivi del progetto. Utilizzare questa sezione per descrivere brevemente quali dipartimenti sono responsabili di particolari aspetti del piano e quali programmi o informazioni stanno utilizzando. Questa sezione può anche descrivere eventuali elementi del progetto che vengono esternalizzati. Il lettore dovrebbe essere in grado di capire chi è responsabile di determinati risultati.
Passaggio 5. Fornire un budget previsto o assegnato
Fornisci un grafico o un grafico che dimostri i dettagli del budget e descriva dove stanno andando i fondi. Nota se il budget previsto sta finanziando adeguatamente le risorse del progetto. È anche importante includere se il progetto sarà completato o meno entro il budget assegnato.
Passaggio 6. Includere una sequenza temporale del progetto
Descrivi quanto tempo ci vorrà per completare il tuo progetto e includi tutte le pietre miliari del progetto rilevanti. In questa sezione, potresti anche voler includere la salute generale del progetto e come sta procedendo. Rendi più facile per il lettore comprendere rapidamente lo stato del tuo progetto.
Se sei nel bel mezzo di un progetto, includi una percentuale che descriva il completamento del progetto e se sei in anticipo o meno sulla pianificazione
Passaggio 7. Descrivi le sfide del progetto e fornisci soluzioni
Il tuo progetto potrebbe incontrare sfide anticipate o battute d'arresto impreviste. Le sfide potrebbero includere risorse insufficienti, ostacoli imprevisti, guasti meccanici o tecnici o altri ritardi. Descrivere le soluzioni e spiegare brevemente cosa è necessario per porre rimedio alle sfide del progetto.
Se è previsto un ritardo, indicarlo in questa sezione. "La costruzione del nuovo edificio potrebbe rallentare in modo significativo nel mese di gennaio poiché le temperature rigide potrebbero creare condizioni di lavoro non sicure". Fai sapere al tuo lettore che hai aggiustato la cronologia per tenere conto di tali ritardi previsti
Passaggio 8. Creazione della conclusione del rapporto
Usa la conclusione per ricordare brevemente al lettore le questioni più importanti e l'obiettivo del progetto. Concentrati sullo slancio in avanti del tuo progetto e sugli obiettivi nella conclusione.
Ricorda al tuo lettore cosa è necessario per andare avanti. "Con il supporto tempestivo dei nostri donatori, il progetto dovrebbe essere completato in tempo e nel rispetto del budget entro il prossimo maggio". Evidenziare le esigenze può aiutare a garantire che il progetto sia completato in tempo
Parte 3 di 3: perfezionare il tuo rapporto
Passaggio 1. Utilizzare tecniche di formattazione per guidare l'attenzione dei lettori
Fornisci categorie chiare con sottotitoli ed elenchi puntati in tutto il rapporto per risparmiare tempo ai lettori interessati solo ad alcuni aspetti del documento di progetto.
Passaggio 2. Rendi il rapporto visivamente interessante
L'utilizzo di grafici, diagrammi e altre figure in tutto il report può aiutare a dimostrare i punti chiave, ridurre le ripetizioni e fornire interesse visivo per il lettore. Etichetta ogni grafico e fornisci una chiave di facile lettura.
Risparmia al lettore un po' di tempo e posiziona le figure accanto alle parti pertinenti del testo anziché alla fine del rapporto. Il lettore sarà in grado di rivedere facilmente sia il testo che il grafico senza dover sfogliare le pagine
Passaggio 3. Fai circolare il rapporto preliminare ai membri del tuo team di progetto
Questo è un passaggio particolarmente importante prima di distribuire il report del progetto ad altri reparti, al management o ai tuoi clienti. I membri del team possono attirare la tua attenzione su dettagli importanti che mancano. Possono anche aiutare a evidenziare le sezioni poco chiare e di difficile comprensione.
Rivedere il rapporto per includere i contributi dei membri del team. Usa il tuo giudizio su quali dettagli includere
Passaggio 4. Rileggi il rapporto
Il tuo rapporto dovrebbe essere pulito, chiaro e privo di problemi di formattazione ed errori di ortografia e grammatica. Un report ben organizzato e privo di errori ridurrà le distrazioni e consentirà ai tuoi lettori di concentrarsi sui punti principali del tuo report. Leggere lo stesso documento più volte può farti trascurare alcuni errori evidenti, quindi chiedi a un membro del team di rileggere il documento.
Suggerimenti
- Discuti il progetto con i tuoi compagni di squadra mentre scrivi il rapporto. Considerare le prospettive e le opinioni degli altri, le loro esigenze e i loro obiettivi può aiutare a influenzare alcuni dei dettagli che scegli di includere nel tuo rapporto di gestione del progetto.
- Se la tua azienda ha un formato o un modello particolare per i rapporti di gestione dei progetti, assicurati di aderire a tali linee guida.