3 modi per gestire più progetti

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3 modi per gestire più progetti
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Video: 3 modi per gestire più progetti

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Video: GESTIRE PIÙ PROGETTI E AZIENDE CONTEMPORANEAMENTE | Imprenditore del futuro | Make Consulting 2024, Marzo
Anonim

Nel mondo degli affari frenetico di oggi, è probabile che tu abbia più di una cosa su cui lavorare in un dato momento. Per avere sempre successo, devi sapere come gestire più progetti contemporaneamente. Questo inizia con l'assegnazione delle priorità a tutto ciò su cui lavori, la scrittura di piani dettagliati e il mantenimento delle informazioni sul progetto. Puoi esercitarti a lavorare prima su progetti temuti, passare da un progetto all'altro quando rimani bloccato e ridurre le attività inutili. Quando gestisci altre persone, è bene sapere come comunicano e assicurati di delegare e lasciare che le persone lavorino.

Passi

Metodo 1 di 3: Organizzarsi in modo efficiente

Gestire più progetti Passaggio 1
Gestire più progetti Passaggio 1

Passaggio 1. Dai priorità ai tuoi progetti per mantenere le cose in prospettiva

Non tutto ciò su cui lavori ha la stessa ricompensa per averlo finito o conseguenze per non averlo finito. Mentre lavori su progetti e ne aggiungi costantemente altri alla tua lista, usa una sorta di sistema per ricordare a te stesso qual è la cosa più importante e cosa puoi rimandare per lunghi periodi di tempo.

  • Un modo per stabilire le priorità è prendere nota di quando le cose sono dovute e assicurarsi di lavorare principalmente sulle cose che sono dovute il prima possibile. Avrai comunque bisogno di lavorare su progetti a lungo termine nel tempo, piuttosto che aspettare che la scadenza sia alle tue spalle.
  • Puoi anche stabilire delle priorità in base alle dimensioni del progetto o alla difficoltà di portarlo a termine. Può essere utile dare una priorità più alta ai progetti difficili in modo da evitare di rimandarli e affrettarli all'ultimo minuto.
  • Sviluppa un sistema di codifica a colori che ti dia una visione immediata dei livelli di priorità relativi. Ad esempio, comunque decidi di assegnare le priorità, imposta il rosso il livello più alto, il viola quello centrale e il blu il livello su cui puoi resistere.

SUGGERIMENTO DELL'ESPERTO

Elizabeth Douglas
Elizabeth Douglas

Elizabeth Douglas

CEO of wikiHow Elizabeth Douglas is the CEO of wikiHow. Elizabeth has over 15 years of experience working in the tech industry including roles in computer engineering, user experience, and product management. She received her BS in Computer Science and her Master of Business Administration (MBA) from Stanford University.

Elizabeth Douglas
Elizabeth Douglas

Elizabeth Douglas

CEO of wikiHow

Elizabeth Douglas, CEO of wikiHow, advises:

“In general, I find it useful to think ahead in the day in terms of how I’m going to spend my time, based on these priorities. I try to map out how much each project needs from me on a daily basis and plan accordingly.”

Gestisci più progetti Passaggio 2
Gestisci più progetti Passaggio 2

Passaggio 2. Scrivi un processo dettagliato per ogni progetto

Ogni progetto comporterà più fasi, passaggi o aspetti. Prendi l'abitudine di suddividere i progetti in parti di lavoro specifiche. Scrivi questi e fai un piano per come lavorerai attraverso ogni fase del processo. Assegna un limite di tempo per ogni attività e attieniti a quello, ma sopravvaluta quanto tempo ci vorrà in modo da avere un po' di ammortizzazione.

  • Questo è il tipo di abitudine che può sembrare solo usare tempo extra, ma se hai una guida dettagliata su ciò che deve essere fatto prima di iniziare, ti aiuta a evitare di dimenticare qualcosa lungo la strada.
  • Non aver paura di esagerare con i dettagli perché più espandi le cose, più chiaro sarà ciò che devi fare. Inoltre, ti sentirai come se stessi ottenendo di più mentre lavori su ogni piccola parte del progetto.

SUGGERIMENTO DELL'ESPERTO

Elizabeth Douglas
Elizabeth Douglas

Elizabeth Douglas

CEO of wikiHow Elizabeth Douglas is the CEO of wikiHow. Elizabeth has over 15 years of experience working in the tech industry including roles in computer engineering, user experience, and product management. She received her BS in Computer Science and her Master of Business Administration (MBA) from Stanford University.

Elizabeth Douglas
Elizabeth Douglas

Elizabeth Douglas

CEO of wikiHow

Elizabeth Douglas, CEO of wikiHow, advises:

“For this, try to understand what the needs of each project are on a daily basis, a weekly basis, even an hour-by-hour basis. Knowing the demands of each project will help you make a better plan for how to spend your time. You should also be sure to give yourself time for any random, surprise needs of a project.”

Gestisci più progetti Passaggio 3
Gestisci più progetti Passaggio 3

Passaggio 3. Conserva le informazioni importanti in un unico luogo designato

L'archiviazione di informazioni vitali sui vari progetti in un'unica posizione aiuta a non perderne mai traccia. Ciò potrebbe significare un taccuino o un foglio di calcolo o una cartella specifica per tutti i documenti del progetto. Questo unico luogo potrebbe avere sezioni per le informazioni di base su tutti i progetti e informazioni specifiche su ogni singolo progetto.

  • Se non ha senso archiviare le informazioni di progetti separati in una posizione centrale, assicurati almeno di archiviare tutte le informazioni per ogni singolo progetto in un unico posto.
  • Quando lavori con un team che ha tutti bisogno di accedere al set di documenti, assicurati che disponga delle password necessarie o delle copie di qualsiasi documento fisico.
  • Una volta che un progetto è finito, considera la possibilità di cestinare i suoi documenti (se ha senso farlo) o di trasferire tutte le informazioni del progetto. Forse non butteresti mai via o cancelleresti mai il lavoro che hai fatto, ma puoi almeno conservarlo in un luogo separato designato specificamente per gli articoli finiti.

Metodo 2 di 3: Mantenimento della produttività

Gestisci più progetti Passaggio 4
Gestisci più progetti Passaggio 4

Passaggio 1. Scegli qualcosa che temi e mettiti al lavoro per prima cosa al mattino

Evitare le cose che temi di fare non rende mai più facile farle. Sforzati di affrontare le cose difficili all'inizio della giornata mentre sei un po' fresco. Raramente smetterai di temere qualcosa se lo rimandi più a lungo. Una volta completato il temuto compito, ti sentirai sollevato da un peso e ti spronerà per il resto della giornata.

  • Le attività temute potrebbero non essere sempre le cose a cui viene data la priorità più alta, ma è un'eccezione alla regola della priorità.
  • Se temi qualcosa che è anche un compito che richiede tempo, tienilo a mente. Forse un giorno puoi affrontare una parte significativa del processo al mattino e finirlo la mattina dopo.

SUGGERIMENTO DELL'ESPERTO

Elizabeth Douglas
Elizabeth Douglas

Elizabeth Douglas

CEO of wikiHow Elizabeth Douglas is the CEO of wikiHow. Elizabeth has over 15 years of experience working in the tech industry including roles in computer engineering, user experience, and product management. She received her BS in Computer Science and her Master of Business Administration (MBA) from Stanford University.

Elizabeth Douglas
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CEO of wikiHow

Elizabeth Douglas, CEO of wikiHow, adds:

“Consider a to-do list to motivate you here as well. A to-do list lets you have the joy of marking things off as you get them done, which can motivate you to get through those tough tasks.”

Gestisci più progetti Passaggio 5
Gestisci più progetti Passaggio 5

Passaggio 2. Effettuare correzioni di rotta quando si colpisce un muro

Avrai momenti in cui stai lavorando su qualcosa di importante, ma colpisci un muro e smetti di fare progressi. Fissare il muro e picchiarsi non è d'aiuto, quindi passa agevolmente ad altri lavori. Potrebbe essere necessario tornare rapidamente, ma fare una pausa ti aiuterà a rimanere produttivo.

  • Passare a un'altra attività potrebbe non essere sempre un'opzione, soprattutto se hai poco tempo. Considera la tua situazione e agisci di conseguenza. Forse non hai tempo per passare completamente a un progetto diverso, ma puoi prenderti una pausa di cinque minuti e concentrarti di nuovo.
  • Se hai il tempo di passare a un progetto diverso, dedica a quello tutta la tua attenzione. È inutile cambiare progetto se la tua mente è bloccata sul primo.
Gestisci più progetti Passaggio 6
Gestisci più progetti Passaggio 6

Passaggio 3. Elimina gli aspetti non necessari del lavoro

Potresti avere delle abitudini mentre lavori ai progetti, ma ti rendi conto che quelle cose non contribuiscono direttamente al lavoro da svolgere. Non fare lavoro extra per te stesso. Valuta i tuoi processi e cerca cose che puoi smettere di fare. Ciò libererà tempo per cose importanti e semplificherà i tuoi sforzi.

  • Ad esempio, forse crei sempre una bacheca a tema per i nuovi progetti, che in realtà è solo una tattica per rimandare l'inizio. O forse ti vengono in mente nomi in codice divertenti per i membri del team, ma non li usi mai durante il progetto.
  • Non vuoi iniziare a tagliare cose che valgono la pena, ma cerca di essere onesto su ciò che le cose contribuiscono e cosa no.

Metodo 3 di 3: Lavorare con gli altri

Gestisci più progetti Passaggio 7
Gestisci più progetti Passaggio 7

Passaggio 1. Imposta dei limiti e dì di no

Hai una soglia per quanto puoi realisticamente gestire. È importante conoscere quel limite e rimanere nel punto debole. Se sei al massimo della capacità e si presenta un'altra opportunità, impara a dire di no. Potrebbe essere meglio perdere qualcosa e ottenere effettivamente ciò che hai già piuttosto che intraprendere un altro progetto e fallire tutti.

  • Imparare dove si trova esattamente il tuo limite potrebbe richiedere alcuni tentativi ed errori. Se non lo fai bene la prima volta, non rinunciare a te stesso. Devi trovare il tuo limite in qualche modo, anche se significa far cadere la palla una o due volte.
  • Forse il progetto appena offerto non è qualcosa che puoi permetterti di rinunciare. Considera attentamente quando questo è il caso. Puoi bruciare un ponte lasciando andare qualcosa su cui ti sei già impegnato a lavorare.
Gestisci più progetti Passaggio 8
Gestisci più progetti Passaggio 8

Passaggio 2. Assegna le attività e non eseguire la microgestione

Quando si ha una squadra con cui si lavora o si supervisiona, è sempre meglio delegare quanto più lavoro possibile. Potresti tendere a voler avere il controllo, ma ci sono persone che ti aiutano per un motivo. Assegna incarichi alle persone all'inizio di un progetto e lascia che facciano ciò che gli viene assegnato. Non riprendere il controllo a metà.

  • Quando hai buoni lavoratori, un gruppo di persone può fare di più di quanto tu possa fare da solo. Se tendi a fare tutto il lavoro ma delegare è un'opzione, considera di far passare parte del lavoro. Se hai dei lavoratori a tua disposizione, non lasciare che il loro aiuto vada sprecato.
  • Se sei al comando, è comunque tua responsabilità assicurarti che tutto venga fatto. Imposta alcuni orari in cui controllerai i progressi e poi lascerai in pace il tuo team tranne durante quegli orari specifici.
Gestisci più progetti Passaggio 9
Gestisci più progetti Passaggio 9

Passaggio 3. Impara gli stili di comunicazione dei membri del tuo team e lavora con loro

Potresti essere responsabile di persone che lavorano in modo molto diverso da te. Per essere efficace, devi accettarlo. Sapere come comunica al meglio ogni membro del tuo team ti aiuterà a fare di più. Senza esagerare, soddisfa un po' ogni persona in modo da poter ottenere il miglior lavoro possibile da loro.

  • Ciò potrebbe applicarsi specificamente a forme di comunicazione come telefono ed e-mail. Alcuni membri del team potrebbero preferire una chiamata quando gli dai un feedback. Altri apprezzeranno l'efficienza della posta elettronica.
  • Vale anche per chi ama scherzare, chi preferisce essere serio e come è necessario inquadrare il feedback. Vuoi andare d'accordo con la tua squadra il più possibile in modo che vogliano lavorare con te.
  • Prendi appunti sui tuoi dipendenti in modo da essere sicuro di applicare ciò che impari su di loro. Puoi chiedere loro direttamente alcune delle loro preferenze o potresti fare meglio a capirlo nel tempo.
Gestisci più progetti Passaggio 10
Gestisci più progetti Passaggio 10

Passaggio 4. Rimani in comunicazione sui progressi

Che tu sia il responsabile o che riporti a qualcun altro, gli aggiornamenti sui progressi sono importanti. Imposta gli orari con le persone di cui sei incaricato affinché ti aggiornino. Sii proattivo nel riferire al tuo supervisore mentre fai le cose. Gli aggiornamenti coerenti, se non costanti, manterranno un progetto in movimento senza intoppi.

  • Può essere utile disporre di scadenze stabilite per la relazione sullo stato di avanzamento nelle varie fasi di un progetto. Questo potrebbe essere quotidiano per progetti brevi o una volta alla settimana per progetti in corso.
  • Ciò è particolarmente importante se una parte di un progetto si basa sulla parte precedente. Se Tom sta aspettando che Leslie finisca la sua parte prima di poter lavorare sulla sua, ha bisogno di sapere a che punto è lei.
  • È importante impostare le aspettative all'inizio su come verranno gestiti gli aggiornamenti sui progressi. Non vuoi arrivare a metà di un progetto e sorprendere le persone con un controllo dei progressi.

Suggerimenti

  • Stabilisci un obiettivo per te stesso per finire qualcosa ogni giorno.
  • Quando puoi, lascia che i membri del team scelgano su cosa lavorare in modo da avere il loro pieno consenso.
  • Lascia una certa flessibilità nei tuoi piani per gli imprevisti che potrebbero presentarsi.

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