Le assemblee sono una parte importante dell'esperienza scolastica. Riuniscono studenti, insegnanti, personale e altri membri della comunità scolastica e offrono opportunità per arricchire l'istruzione degli studenti. Potresti essere chiamato a condurre un'assemblea a un certo punto se sei un amministratore scolastico, un insegnante o un leader del consiglio studentesco. Organizzare e condurre un'assemblea può essere un compito complicato e stressante, ma con una buona pianificazione, puoi rendere la tua prossima assemblea un'esperienza positiva per la tua scuola.
Passi
Parte 1 di 3: Pianificazione dell'assemblaggio
Passaggio 1. Determinare un tema per l'assemblea
Un'assemblea scolastica può essere una grande opportunità per creare uno spirito di comunità tra studenti, insegnanti e personale. Tuttavia, il contenuto dell'assemblea deve essere interessante e pertinente per i partecipanti. Prima di iniziare a organizzare il tuo evento, pensa a cosa vuoi che sia.
- Ad esempio, se stai organizzando un'assemblea per celebrare la Giornata della Terra, potresti concentrarti su come gli studenti possono ridurre la loro impronta di carbonio.
- Per un primo giorno di assemblea scolastica, potresti dare agli studenti un'introduzione generale alle regole e alla cultura della scuola.
- Prova a collegare il contenuto dell'assemblea ad argomenti di cui i tuoi studenti hanno una conoscenza precedente, ad esempio un'unità su cui hanno lavorato di recente in classe. Questo lo farà sentire più coinvolgente e rilevante per loro.
Passaggio 2. Tenere un elenco di cose da fare prima e durante l'assemblea
Organizzare un assemblaggio è un compito complesso e avrai molto di cui tenere traccia. Tieni un elenco di tutte le cose che devi fare in ogni fase del processo e spuntale man mano che procedi.
- Chiedi a un collega di controllare la tua lista di controllo per assicurarti di aver incluso tutti i punti importanti.
- La tua lista di controllo potrebbe includere cose come contattare potenziali oratori, organizzare consegne di rinfreschi e prenotare apparecchiature audiovisive.
- Potrebbe essere necessario rivedere ed espandere la tua lista di controllo man mano che avanzi nel processo di pianificazione.
Passaggio 3. Arruola 1 o più relatori
Avrai bisogno di almeno 1 persona per essere un presentatore all'assemblea. Inizia a lavorare per reclutare qualcuno il prima possibile, dal momento che dovrai programmare una data conveniente per loro e dare loro tutto il tempo per prepararsi.
- Parla in anticipo con il tuo relatore sul tema dell'assemblea e sul ruolo che vuoi che svolga nell'evento.
- Il tuo relatore potrebbe essere un membro dello staff della scuola (ad esempio un insegnante o un amministratore), uno studente o anche un ospite speciale (come un autore, un ricercatore o una celebrità locale).
- Ad esempio, se stai tenendo un'assemblea per celebrare il Black History Month, potresti invitare a parlare un membro di spicco della comunità afroamericana locale (come il presidente del capitolo NAACP locale).
- Se puoi, inizia a contattare i relatori con almeno 2 mesi di anticipo. Questo darà loro tutto il tempo per cancellare il loro programma e preparare una presentazione.
Passaggio 4. Pianifica le attività per la tua assemblea, se lo desideri
La tua assemblea può includere più di semplici discorsi. Puoi creare un'assemblea davvero memorabile e coinvolgente includendo altri eventi e attività, come giochi, lotterie, spettacoli o sessioni di domande e risposte.
- Cerca di mantenere le attività di assemblaggio divertenti e appropriate per i livelli scolastici della tua scuola. Ad esempio, una sfida a quiz potrebbe essere un'ottima attività per un'assemblea di scuola media o superiore. Gli studenti delle scuole elementari potrebbero divertirsi con attività fisiche di team building come le staffette.
- Per trovare idee divertenti per le attività di assemblea, controlla le risorse online come questa della Washington Activity Coordinators Association:
Passaggio 5. Fare un elenco delle persone che parteciperanno all'assemblea
A seconda della natura dell'assemblea, potresti avere un numero maggiore o minore di partecipanti. Sapere chi sarà presente alla tua assemblea è importante per la pianificazione logistica e la sicurezza. Assicurati che il tuo elenco includa:
- Docenti e personale che parteciperanno.
- Relatori e ospiti speciali.
- Gruppi di studenti (ad es. singoli voti o l'intero corpo studentesco).
- Genitori e altri partecipanti esterni.
Passaggio 6. Pianifica il tuo assemblaggio in un momento conveniente
Controlla attentamente il programma della scuola per assicurarti che l'assemblea non sia in conflitto con altri eventi importanti, come una gita scolastica o un evento sportivo scolastico.
Oltre alla data, sarà necessario prendere in considerazione la lunghezza pianificata dell'assieme. Ad esempio, se la tua assemblea è impostata per durare 2 ore, prova a programmarla in un momento in cui non si sovrapporrà o non interferirà con altre attività scolastiche
Passaggio 7. Incontrare il personale della scuola per creare un'agenda e un piano di gestione
Una volta che hai definito il tuo tema e hai arruolato un relatore, siediti con gli insegnanti e gli altri membri dello staff per pianificare i dettagli. Prendi appunti durante la riunione o chiedi a qualcun altro di farlo. Oltre a elaborare un programma di base degli eventi, elabora un piano di gestione per mantenere l'assemblea sicura, regolare e ordinata. Prenditi del tempo per discutere questioni come:
- Quali saranno i temi e quanto durerà ciascuna parte dell'assemblea.
- Quali tipi di spazio e attrezzature ti serviranno per il montaggio.
- Quale sarà il ruolo del pubblico nell'assemblea (ad esempio, ci sarà tempo per discussioni o sessioni di domande e risposte?).
- Sia che tu preveda problemi o sfide, come la gestione del comportamento degli studenti o la fornitura di alloggi speciali per gli ospiti.
- Quali ruoli svolgeranno i diversi partecipanti nell'evento (ad esempio, avrai personale e insegnanti a disposizione per gestire i posti a sedere e monitorare il comportamento degli studenti? Puoi assegnare agli studenti la distribuzione dei programmi?).
- La logistica dei posti a sedere degli studenti. Ad esempio, potresti voler far sedere i gradi più giovani davanti, poiché ciò darà loro una migliore visibilità e li manterrà più coinvolti.
- Come gestire una potenziale crisi. Ad esempio, come evacueresti lo spazio nel modo più efficiente in caso di emergenza?
Passaggio 8. Invia un ordine del giorno scritto a tutti i partecipanti all'assemblea
Scrivi un'agenda formalizzata basata sulla discussione durante la riunione. La tua agenda dovrebbe essere comunicata a tutti gli insegnanti, amministratori e altri membri dello staff che saranno coinvolti nell'assemblea. Assicurati di inviarlo con largo anticipo rispetto all'assemblea (almeno un paio di settimane), in modo che tutti abbiano il tempo sufficiente per esaminarlo e prepararsi. Includi informazioni come:
- La data e l'ora dell'assemblea.
- Il tema dell'assemblea.
- I nomi dei tuoi oratori o ospiti speciali.
- Il calendario degli eventi.
Passaggio 9. Richiedere qualsiasi attrezzatura audiovisiva necessaria
Se prevedi di aver bisogno di attrezzature come proiettori, microfoni o un sistema audio, assicurati di assicurarti tali necessità con largo anticipo. Parla con l'ufficio amministrativo della tua scuola per prenotare l'attrezzatura di cui hai bisogno per la data dell'assemblea.
Alcune scuole potrebbero richiedere un particolare periodo di preavviso (ad esempio, almeno 2 settimane) per la prenotazione dell'attrezzatura AV. Rivolgiti all'ufficio competente della tua scuola per sapere con quanto anticipo inoltrare la tua richiesta
Passaggio 10. Prenota in anticipo il tuo spazio di montaggio
Oltre alle attrezzature, avrai anche bisogno di uno spazio appropriato per la tua assemblea, come un auditorium, una sala riunioni o una palestra. Parla con l'amministrazione della tua scuola per assicurarti che lo spazio di cui hai bisogno sarà disponibile alla data della tua assemblea.
- Scuole diverse potrebbero avere regole diverse su quanto in anticipo è necessario prenotare lo spazio per un evento, ma potrebbe essere necessario pianificare con diversi mesi di anticipo. Rivolgiti all'ufficio amministrativo della tua scuola per i dettagli.
- Assicurati che lo spazio selezionato sia abbastanza grande da ospitare in sicurezza il tuo assemblaggio. In caso contrario, potrebbe essere necessario dividere l'evento in più parti (ad esempio, 1 assemblea per metà degli studenti della scuola e una seconda per l'altra metà).
Passaggio 11. Creare programmi di assemblaggio
Una volta che hai tutti i tuoi dettagli bloccati, puoi progettare alcuni programmi formali per il tuo assemblaggio. Se alcuni studenti o membri dello staff della tua scuola sono interessati alla progettazione grafica, potrebbero essere coinvolti nella progettazione del programma. Il tuo programma dovrebbe includere informazioni come:
- Il nome e il tema dell'assemblea (ad esempio, "Nuovi inizi e nuovi inizi: festeggiare un nuovo anno scolastico alla scuola elementare Wooster").
- La data, l'ora e il luogo dell'assemblea.
- Il programma degli eventi in assemblea.
- Qualsiasi altro dettaglio importante, come le informazioni su come i partecipanti possono richiedere sistemazioni speciali.
Parte 2 di 3: Organizzazione dello spazio dell'Assemblea
Passaggio 1. Assicurarsi che tutte le apparecchiature audiovisive siano configurate e funzionanti
Ci sono poche cose più frustranti che iniziare un grande evento e scoprire che l'apparecchiatura AV non funziona correttamente. Cerca di preparare la tua attrezzatura con largo anticipo (il giorno prima, se puoi) e provala per assicurarti che non ci siano problemi prima che inizi l'assemblaggio.
Se la tua scuola ha un esperto di tecnologia nel personale, assicurati che sia reperibile nel caso qualcosa vada storto inaspettatamente durante l'evento
Passaggio 2. Esaminare lo spazio per assicurarsi che sia pulito e in buone condizioni
Fai un controllo dell'ultimo minuto prima dell'assemblea per assicurarti che non ci siano grossi disordine o pericoli nello spazio. Riordina eventuali rifiuti o versamenti e assicurati che i sedili siano tutti in buone condizioni.
Passaggio 3. Tieni a portata di mano programmi e altri documenti
Durante l'assemblea, si consiglia di fornire dispense per partecipanti e ospiti. Assicurati di avere abbastanza stampe per tutti coloro che ne hanno bisogno e che siano a portata di mano e pronte per essere distribuite all'inizio dell'evento. Potresti aver bisogno di documenti come:
- Programmi per eventi
- Questionari di feedback
- Informazioni logistiche per organizzatori e partecipanti
- Volantini o dispense informative relative al tema dell'assemblea
Passaggio 4. Prepara gli eventuali rinfreschi
Se offri rinfreschi, assicurati che vengano consegnati in tempo e preparati in modo che siano disponibili per ospiti e partecipanti all'inizio dell'evento. Se stai utilizzando un servizio di catering, verifica con loro in anticipo (ad esempio, il giorno prima dell'assemblea).
Passaggio 5. Effettua il check-in con tutti i partecipanti per assicurarti che siano pronti
Fai una breve conversazione con chiunque stia svolgendo un ruolo importante nell'assemblea, solo per assicurarti di essere tutti sulla stessa pagina e che tutti sappiano cosa aspettarsi. Prova a farlo almeno un'ora o due prima dell'inizio dell'assemblea, nel caso in cui ti imbatti in incomprensioni o problemi imprevisti.
- Se hai un relatore o un ospite speciale, mostra loro la configurazione AV e rivedi la loro parte nell'evento. Ripassa brevemente il programma con loro. Ad esempio, "Prima farò un discorso di benvenuto di 5 minuti, poi ti presenterò. Sarai in piedi su questo podio e potrai caricare la tua presentazione di diapositive sul laptop della scuola qui".
- Fai un rapido debriefing con tutti gli insegnanti, studenti o membri dello staff che ti aiuteranno con questioni pratiche come far accomodare gli ospiti, distribuire volantini o far funzionare l'attrezzatura AV.
Parte 3 di 3: Tenere l'Assemblea
Passaggio 1. Invita i tuoi ospiti e partecipanti nello spazio
Al fine di fornire un'esperienza sicura e positiva per tutti, assicurati che gli ospiti entrino in modo calmo e ordinato. Fai sapere ai tuoi ospiti con qualche minuto di anticipo che lo spazio sta per aprire e chiama ogni gruppo uno alla volta.
- Chiedi a ogni gruppo di aspettare nella propria classe prima di chiamarlo, in modo che le sale non diventino sovraffollate.
- Distribuisci programmi e altri materiali mentre gli ospiti entrano nello spazio.
Passaggio 2. Segnala l'attenzione una volta che tutti sono seduti
Ciò è particolarmente importante in una scuola con bambini più piccoli, poiché possono diventare eccitati e rumorosi durante un'assemblea. Fai sapere loro che l'evento non può iniziare finché tutti non sono sistemati e tranquilli.
- Chiedi ai tuoi insegnanti di preparare in anticipo i loro studenti facendo sapere loro che tipo di comportamento sarà previsto durante l'assemblea.
- Puoi aiutare a creare un senso di ordine e comunità chiedendo agli studenti di svolgere un'attività di gruppo all'inizio dell'assemblea, come cantare una canzone della scuola o fare un applauso.
Passaggio 3. Presenta un breve discorso di benvenuto
Prima dell'evento principale, prenditi qualche minuto per dare il benvenuto agli studenti e agli altri ospiti. Questo è un buon momento per presentare brevemente di cosa tratta l'evento, quale sarà il programma degli eventi e qualsiasi altra informazione importante che desideri fornire.
- Ad esempio, potresti rivedere brevemente dove si trovano le uscite di emergenza e chiedere a studenti e altri ospiti di silenziare i loro telefoni.
- Sii breve, ottimista e diretto al punto. Il tuo pubblico (e il tuo oratore!) diventeranno annoiati e irrequieti se fai un'introduzione inutilmente lunga e prolissa.
Passaggio 4. Presenta i tuoi oratori e consenti loro di consegnare il loro messaggio
Fornisci una breve descrizione biografica del tuo relatore (non deve essere più di poche frasi) e un breve riassunto di ciò di cui parlerà. Assicurati di accoglierli calorosamente e incoraggia i tuoi studenti e gli altri ospiti a fare loro un applauso.
- Ad esempio, potresti dire: "Dott. Glossop è uno psicologo che ha servito la nostra comunità negli ultimi 20 anni. È qui oggi per parlarti di alcune delle sfide che potresti dover affrontare all'inizio della tua adolescenza".
- Se c'è un elemento interattivo nella presentazione, potrebbe essere utile incoraggiare gli studenti a partecipare. Ad esempio, se l'oratore fa una domanda e nessuno si offre volontario per rispondere, prova a chiamare uno studente.
Passaggio 5. Annunciare l'inizio di qualsiasi altra attività o evento
Se hai in programma attività o eventi per l'assemblea oltre alla presentazione del tuo relatore principale, prenditi qualche minuto per presentare l'evento al pubblico. Descrivi brevemente tutte le informazioni importanti sull'attività o sull'evento.
Ad esempio, se gli studenti stanno giocando, descrivi l'obiettivo e le regole
Passaggio 6. Congeda i tuoi ospiti e studenti una volta terminata l'assemblea
Al termine delle presentazioni e di qualsiasi altra attività, ringrazia tutti coloro che hanno partecipato (compreso il pubblico) e fai sapere loro che sono stati licenziati. Chiedi al pubblico di lasciare lo spazio in modo ordinato, nello stesso modo in cui sono entrati.
Assicurati di ringraziare i tuoi oratori e tutti gli altri presentatori o artisti quando hanno finito, prima di congedare il pubblico. Incoraggia il pubblico a fare un applauso
Passaggio 7. Chiedi ai tuoi partecipanti un feedback
Il feedback può essere molto utile per rendere il tuo prossimo assemblaggio un'esperienza ancora migliore. Puoi sollecitare feedback distribuendo questionari cartacei ai tuoi ospiti o facendo circolare un sondaggio online dopo che l'assemblea è finita.
- Puoi anche avere un incontro con il personale della scuola dopo l'evento per scoprire cosa pensano sia andato bene e cosa avrebbe potuto andare meglio.
- Potresti anche incoraggiare gli insegnanti a parlare con i loro studenti dopo l'assemblea. Dopotutto, l'assemblea è principalmente a beneficio degli studenti: è importante ascoltare il loro feedback e scoprire come potresti rendere l'esperienza migliore e più coinvolgente per loro la prossima volta.
Passaggio 8. Fare attenzione a ripulire lo spazio dopo che l'evento è terminato
Al termine dell'assemblaggio, spegnere qualsiasi attrezzatura e assicurarsi che sia correttamente riposta o rimessa nella posizione originale. Pulisci eventuali pasticci, come fogli sparsi, contenitori vuoti o rinfreschi versati.
Suggerimenti
- Se parlerai all'assemblea, pianifica attentamente il tuo discorso in anticipo. Scrivi uno schema e praticalo da solo o davanti a un amico o un collega. Assicurati di mantenere la tua consegna sicura e coinvolgente!
- Se stai invitando un ospite speciale a presentare all'assemblea, chiedere ai tuoi studenti di creare biglietti d'invito può essere un modo divertente per far sentire l'ospite il benvenuto e far sì che gli studenti siano entusiasti dell'evento.