Come preparare una riconciliazione bancaria: 8 passaggi (con immagini)

Sommario:

Come preparare una riconciliazione bancaria: 8 passaggi (con immagini)
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Anonim

Una riconciliazione bancaria è uno strumento fondamentale per la gestione del saldo di cassa. La riconciliazione è il processo di confronto dell'attività di cassa nei tuoi registri contabili con le transazioni nel tuo estratto conto. Questo processo ti aiuta a monitorare tutti i flussi di cassa in entrata e in uscita nel tuo conto bancario. Il processo di riconciliazione ti aiuta anche a identificare frodi e altre transazioni in contanti non autorizzate. Di conseguenza, è fondamentale per te riconciliare il tuo conto bancario entro pochi giorni dalla ricezione dell'estratto conto.

Passi

Parte 1 di 2: rettifica del saldo dell'estratto conto

Preparare una riconciliazione bancaria Passaggio 1
Preparare una riconciliazione bancaria Passaggio 1

Passaggio 1. Esaminare il saldo dell'estratto conto

Accedi al tuo estratto conto il prima possibile. Se hai accesso online al tuo conto, il tuo estratto conto dovrebbe essere disponibile poco dopo l'ultimo giorno del mese. Quando ricevi l'estratto conto, annota il saldo di fine mese. Il tuo obiettivo è riconciliare eventuali differenze tra il saldo bancario e i record del tuo conto in contanti. Ciò significa controllare se ogni transazione appare sia nei tuoi registri che sul tuo estratto conto.

  • In un estratto conto, gli addebiti si riferiscono ai prelievi dal conto bancario e gli accrediti si riferiscono ai depositi sul conto bancario. Queste definizioni sono diverse da come la professione contabile utilizza questi termini.
  • Se un elemento appare solo in un posto (l'estratto conto o il tuo conto di cassa), è un "elemento di riconciliazione". Il tuo obiettivo è identificare il motivo per cui i due record non corrispondono e correggerli finché non lo fanno.
  • Una riconciliazione bancaria può essere pensata come una formula. La formula è (Saldo del conto in contanti per i tuoi record) più o meno (riconciliazione degli elementi) = (Saldo dell'estratto conto). Quando hai questa formula in saldo, la riconciliazione bancaria è completa.
  • Il saldo del tuo conto in contanti definito come saldo contabile (o saldo per libro). Il saldo dell'estratto conto è il saldo per banca. La differenza tra questi due saldi è dovuta alle voci di riconciliazione.
Preparare una riconciliazione bancaria Passaggio 2
Preparare una riconciliazione bancaria Passaggio 2

Passaggio 2. Aumentare il saldo bancario per eventuali depositi non registrati (noti anche come depositi in transito)

Potrebbe esserci un ritardo tra il momento in cui effettui un deposito presso la banca e il momento in cui il deposito viene registrato come aumento sul tuo conto bancario. Se depositi fondi presso un bancomat o presso la filiale della banca, il ritardo potrebbe essere breve. Se invii un deposito, il ritardo può essere più lungo.

  • Aumenti immediatamente il tuo conto in contanti per l'importo del deposito. Il ritardo della banca nella registrazione del deposito significa che hai un elemento di riconciliazione.
  • Il saldo dell'estratto conto dovrebbe essere accreditato (o aumentato) per riflettere l'effettivo importo di denaro contante.
  • Ad esempio, supponiamo che il tuo saldo in banca fosse di $ 5.000. Hai depositato $ 1.500 il 31 luglio. Il tuo estratto conto di luglio non include il deposito di $ 1.500. Per riconciliare il saldo, aggiungere $ 1.500 al saldo dell'estratto conto, aumentando il saldo bancario a $ 6.500. L'importo di $ 1.500 è un elemento di riconciliazione.
Preparare una riconciliazione bancaria Passaggio 3
Preparare una riconciliazione bancaria Passaggio 3

Passaggio 3. Diminuire il saldo bancario per tutti gli assegni in sospeso

Un assegno liquidato si riferisce a un assegno registrato nei registri della banca. Qualsiasi assegno che non è stato liquidato dalla banca è chiamato assegno in sospeso. Questa situazione si verifica quando gli assegni vengono scritti nell'ultimo o nell'ultimo giorno del mese. Gli assegni in sospeso devono essere detratti dal saldo bancario.

  • Supponiamo che il saldo bancario sia $ 5.000. Per contabilizzare correttamente i depositi, aumenta il saldo bancario di $ 1.500 in depositi in transito. La tua modifica regola il saldo bancario a ($ 5.000 + $ 1, 500 = $ 6, 500).
  • Diciamo che 5 assegni per un totale di $ 3.000 sono in sospeso alla fine del mese. Per tenere conto degli assegni in sospeso, si riduce il saldo bancario rettificato di $ 3.000. Il nuovo saldo bancario rettificato è ($ 6.500 - $ 3.000 = $ 3.500).
  • Assicurati di controllare anche l'estratto conto del mese precedente per assicurarti che eventuali assegni in sospeso del periodo precedente siano stati liquidati questo mese. Se un assegno deve ancora essere incassato, contatta il beneficiario (la persona che dovrebbe ricevere il pagamento) per sapere il motivo. Se l'assegno è ancora in sospeso dopo un mese, potrebbe essere perso.
Preparare una riconciliazione bancaria Passaggio 4
Preparare una riconciliazione bancaria Passaggio 4

Passaggio 4. Verificare eventuali errori commessi dal reparto elaborazione della banca

Se stai riconciliando un conto di cassa aziendale, la tua contabilità viene registrata nella contabilità generale. Un'azienda dovrebbe confrontare la contabilità generale del conto di cassa con l'attività dell'estratto conto. Potresti imbatterti in una transazione che non puoi spiegare completamente. Se hai dubbi su una transazione bancaria aziendale o personale, contatta la tua banca.

  • Un possibile errore deriva dal "trasporre" o dall'inversione dei numeri su un importo di deposito o assegno. Ad esempio, la banca potrebbe registrare erroneamente un deposito di $ 570 invece di un deposito di $ 750. Ciò si traduce sempre in un errore che è un multiplo di nove ($ 180 in questo esempio). Contatta la tua banca e chiedi loro di apportare una correzione per rimuovere l'elemento di riconciliazione.
  • Se la discrepanza non è un errore bancario, può rappresentare un'attività fraudolenta. Supponiamo che una segretaria gestisca uno studio dentistico. Il libretto degli assegni è alla reception quando la segretaria è a pranzo. Un visitatore ruba un assegno dal libretto degli assegni e lo incassa.
  • Quando l'assegno viene accreditato sul conto bancario, si tratta di una transazione fraudolenta. Supponiamo anche che il dentista si accorga dell'assegno incassato nell'estratto conto. Il dentista chiama la banca e la banca aggiunge nuovamente i fondi al conto. Ciò rimuove l'elemento di riconciliazione.

Parte 2 di 2: regolazione del saldo della contabilità generale

Preparare una riconciliazione bancaria Passaggio 5
Preparare una riconciliazione bancaria Passaggio 5

Passaggio 1. Verificare che tutti gli assegni siano stati registrati

Quando la tua azienda riceve l'estratto conto, dovresti stampare un rapporto che elenca tutti gli assegni scritti e i depositi effettuati durante il mese. Un'azienda avrà probabilmente un software di contabilità in grado di fornire report.

  • Se stai riconciliando il tuo conto bancario personale, dovresti rivedere il tuo registro degli assegni e le tue distinte di versamento. Una società dovrebbe stampare i rapporti di cassa e anche rivedere il registro degli assegni e le distinte di versamento.
  • Rivedi tutti gli assegni che hai scritto in ordine numerato. Verifica che l'assegno sia stato registrato sul tuo estratto conto. Se l'assegno ha accreditato la tua banca, indicalo nei tuoi registri. È possibile documentare l'assegno incassato utilizzando un software di contabilità o utilizzando un report manuale.
  • Dovresti anche rivedere gli assegni scritti nel mese precedente. Esaminare per vedere se tali assegni sono stati registrati nell'estratto conto del mese corrente. Se il controllo è stato cancellato, indica questo fatto nei tuoi registri. Se l'assegno non è stato cancellato, contattare il beneficiario. L'assegno potrebbe essere perso.
  • Al termine della revisione, è necessario creare un elenco di ogni assegno che non è stato accreditato sul conto bancario. Tale elenco dovrebbe includere il numero dell'assegno, l'importo in dollari e il beneficiario.
  • L'importo totale in dollari rappresenta i tuoi assegni in sospeso per il mese. Gli assegni in sospeso sono un elemento di riconciliazione.
Preparare una riconciliazione bancaria Passaggio 6
Preparare una riconciliazione bancaria Passaggio 6

Passaggio 2. Conferma che tutti i depositi sono stati registrati

Un'azienda dovrebbe stampare un elenco di tutti i depositi effettuati per il mese. La società dovrebbe anche rivedere tutte le distinte di versamento. Se stai riconciliando il tuo conto personale, dovresti avere un elenco di depositi nel tuo libretto degli assegni, insieme alle tue distinte di versamento.

  • Quando ricevi l'estratto conto, controlla i depositi registrati nei registri della banca per il mese.
  • Rivedi tutti i depositi del tuo libretto degli assegni in ordine per data. Conferma che ogni deposito è stato registrato sull'estratto conto.
  • Dovresti anche rivedere eventuali depositi in transito alla fine del mese precedente. Confermare che tali depositi sono stati registrati nell'estratto conto bancario per il mese corrente.
  • Quando finisci la tua recensione, dovresti creare un elenco di ogni deposito che non è stato registrato sul conto bancario. Tale elenco dovrebbe includere l'importo del deposito e la data del deposito.
  • L'importo totale in dollari rappresenta i tuoi depositi in transito per il mese. I depositi in transito sono un elemento di riconciliazione.
Preparare una riconciliazione bancaria Passaggio 7
Preparare una riconciliazione bancaria Passaggio 7

Passaggio 3. Sottrai eventuali costi di servizio e addebiti automatici

Devi detrarre tutte le spese bancarie dal tuo conto in contanti. Un tipo di addebito bancario è un addebito di servizio mensile. Potrebbero esserti addebitati anche gli importi in eccesso sul saldo del tuo conto. La maggior parte di questi addebiti viene registrata sul tuo estratto conto, ma potrebbe non essere registrata sul tuo conto in contanti alla fine del mese. È inoltre necessario modificare i record di cassa per gli interessi maturati sul saldo del conto bancario.

  • Se una commissione di servizio di $ 10 viene registrata nell'estratto conto, ad esempio, dovrebbe essere detratta dal conto in contanti. Fino a quando non registri l'importo nei tuoi registri di cassa, è un elemento di riconciliazione.
  • Aggiungi tutti gli interessi guadagnati sul saldo del tuo conto. In genere non si conoscono gli interessi maturati dal proprio account fino all'arrivo di un estratto conto. Aggiungi gli interessi che la banca ha accreditato sul saldo del tuo conto in contanti. Fino a quando non registri gli interessi nei tuoi record, l'importo è un elemento di riconciliazione.
  • Detrai eventuali pagamenti automatici. Molti account possono avere pagamenti mensili automatici impostati per determinate fatture ricorrenti. Se non hai la data di pagamento per i pagamenti automatici sul tuo calendario, potresti non vedere il prelievo fino a quando non appare sull'estratto conto mensile. Controlla il tuo estratto conto. Registra eventuali pagamenti di addebito automatico mancanti sul tuo conto in contanti. Questo passaggio rimuoverà un elemento di riconciliazione.
  • Detrarre eventuali controlli NSF. Se l'estratto conto indica che un assegno "fondi insufficienti" è rimbalzato durante il mese, significa che l'importo dell'assegno non è stato depositato sul tuo conto. Dovrai detrarre l'importo dell'assegno dai registri del tuo conto in contanti. Se la banca ti addebita una commissione per il deposito di un assegno errato, dovrai anche detrarre tale importo. Ti verrà addebitato anche l'importo in eccesso sul tuo conto.
Scrivi una lettera di scuse per la giuria Passaggio 1
Scrivi una lettera di scuse per la giuria Passaggio 1

Passaggio 4. Controlla eventuali errori che hai commesso durante il mese

Quando confronti l'attività del tuo conto in contanti con la banca, potresti trovare errori che hai commesso. Ad esempio, potresti registrare l'importo in dollari sbagliato per un assegno o un deposito nei tuoi registri di cassa. Questi errori creeranno un elemento di riconciliazione.

  • Se il tuo saldo è fuori di un multiplo di nove (ad esempio, $ 270 o $ 630), probabilmente hai commesso un errore di trasposizione. Ciò significa che hai accidentalmente cambiato l'ordine di due cifre in un deposito. Ad esempio, potresti aver compilato un assegno di $ 310 ma registrato nei tuoi registri come $ 130.
  • Una volta terminato tutto il lavoro di riconciliazione, il (saldo del conto in contanti) più o meno tutti (elementi di riconciliazione) dovrebbe essere uguale al (saldo per estratto conto). Se quella formula non è uguale, rivedi il tuo lavoro finché non consideri correttamente tutti gli elementi di riconciliazione.

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