Come affittare uno spazio ufficio: 10 passaggi (con immagini)

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Come affittare uno spazio ufficio: 10 passaggi (con immagini)
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Anonim

Il leasing di uffici è un grande passo verso la creazione della tua attività. Avendo uno spazio ufficio, stai fornendo ai potenziali clienti un luogo fisico da visitare. Sapere cosa stai cercando in un potenziale spazio ufficio è molto importante quando inizi a fare acquisti e a cercare come affittare uno spazio ufficio.

Passi

Parte 1 di 3: fare piani

Affittare uno spazio ufficio Passaggio 1
Affittare uno spazio ufficio Passaggio 1

Passaggio 1. Calcola quanto spazio ti servirà

Considerando le esigenze della tua azienda, calcola approssimativamente quanto è grande l'ufficio di cui hai bisogno. Questo restringerà il campo dove cercare quando esplori le tue opzioni di leasing.

  • Ovviamente, hai bisogno di un'idea approssimativa del numero di uffici di cui hai bisogno. Considera anche il tipo di lavoro che farai e quanto di esso si svolge nell'ufficio stesso. Alcune attività potrebbero richiedere una grande quantità di spazio personale, mentre altre possono essere svolte in un cubicolo più piccolo. Non dimenticare di prendere in considerazione sale conferenze e altri luoghi per condurre riunioni.
  • Considera se i clienti visiteranno l'ufficio; in caso contrario, avrai un costo inferiore per meno servizi.
  • Sii realistico quando consideri lo spazio. Non è una buona idea affittare più spazio del necessario. Una quantità maggiore delle tue risorse limitate andrà a pagare l'affitto e non vorrai pagare per lo spazio inutilizzato. Se prevedi un'espansione, una planimetria solida può aiutare a creare un ambiente spazioso anche con uno spazio limitato. Puoi anche elaborare qualcosa nel contratto di locazione che consenta l'espansione o il trasferimento se la tua attività inizia a crescere.
Affittare uno spazio ufficio Passaggio 2
Affittare uno spazio ufficio Passaggio 2

Passaggio 2. Stabilisci un budget

Non puoi iniziare il processo di locazione di uno spazio ufficio senza prima creare un budget. Per trovare annunci nella tua fascia di prezzo, hai bisogno di un solido senso di quale sia quella fascia di prezzo.

  • Considera le spese di trasloco. Se devi spostare apparecchiature per ufficio nello spazio, probabilmente dovrai pagare per un servizio di trasloco.
  • Considera le utenze. Cose come gas ed elettricità spesso non sono incluse nei contratti di locazione degli uffici. Prova a stimare quanto potresti pagare al mese. Alcuni dicono di muoversi per $ 1,50 per piede quadrato, ma questo dipende dall'età dell'edificio. Nei vecchi edifici potresti dover pagare di più. Una volta individuati alcuni luoghi di interesse, puoi chiedere al proprietario di inviarti precedenti estratti conto o di fornirti una stima dei costi delle utenze.
  • Dovrai anche pagare per Internet e telefono. Puoi parlare con i fornitori per chiedere informazioni sulle tariffe mensili. Inoltre, assicurati di informarti sui costi di installazione nel caso in cui necessiti di apparecchiature aggiuntive, come una presa telefonica, installate nel tuo ufficio.
  • Dovrai pagare l'assicurazione sullo spazio ufficio che affitti. La maggior parte dei proprietari richiede che gli inquilini paghino un determinato importo mensile per l'assicurazione. Prova a farti un'idea dei costi assicurativi medi nella zona.
  • Devono essere presi in considerazione anche i costi di manutenzione e di pulizia. Non tutti i contratti di locazione degli uffici coprono i problemi di manutenzione e, se vuoi assumere un bidello, dovresti avere un'idea di quanto guadagnerà quel dipendente al mese. Potresti essere un tipo di ufficio più autosufficiente, in cui le pulizie vengono eseguite dal personale. In tal caso, prendere in considerazione i costi delle forniture.
Affittare uno spazio ufficio Passaggio 3
Affittare uno spazio ufficio Passaggio 3

Passaggio 3. Selezionare un'area

Dovresti restringere la tua ricerca a un'area specifica che funziona per te e per i tuoi dipendenti. Scegli un'area prima di iniziare a cercare tra gli elenchi.

  • Ci sono tre fattori da considerare quando si seleziona la posizione: i tuoi clienti, i tuoi dipendenti e il prezzo. Assicurati di selezionare un luogo facilmente accessibile ai potenziali clienti, che non dia fastidio a nessuno che lavora per te e che sia ancora all'interno della tua fascia di prezzo.
  • La comodità del cliente e i modelli di traffico dovrebbero essere la tua più grande preoccupazione, poiché i clienti portano entrate. Trova un'area facile da raggiungere in auto o con i mezzi pubblici e che non sia fuori dai sentieri battuti o difficile da individuare.
  • Assicurati di trovare un quartiere relativamente sicuro con un basso tasso di criminalità.
  • Inoltre, le persone tendono ad affollarsi in aree dove stanno succedendo molte cose. Se vuoi attirare clienti, cerca un luogo con caffetterie, ristoranti, bar e altri locali che attirano folle. Questo non è un fattore importante se stai solo usando lo spazio come un ufficio.

Parte 2 di 3: Trovare il tuo spazio

Affittare uno spazio ufficio Passaggio 4
Affittare uno spazio ufficio Passaggio 4

Passaggio 1. Familiarizzare con diverse classi di ufficio

Gli edifici sono suddivisi in un sistema di classi legato alla loro qualità. La designazione della classe di un edificio può darti un'idea dell'opportunità o meno di affittare quello spazio.

  • La classe A è la più alta classe d'ufficio. Questi sono generalmente edifici costosi con architettura e servizi progettati per impressionare i clienti di alto profilo. Gli edifici di classe A di solito hanno solo 1 o 2 anni, funzionano 24 ore su 24 e includono infissi di lusso come ascensori fantasiosi. Se ti rivolgi a clienti ad alto reddito, un edificio di Classe A potrebbe valere l'investimento. Altrimenti, mira più in basso. Per l'azienda media, un edificio di classe A non ha molti vantaggi rispetto agli uffici di classe inferiore.
  • Gli edifici di classe B sono di due tipi. Il primo tipo è un ufficio di classe A che è stato recentemente declassato. Questo di solito è per motivi minori, come l'edificio che mostra segni di età e usura o valori di mercato fluttuanti. Il secondo tipo di edificio di categoria B è una struttura costruita appositamente per ospitare uffici. Entrambi i tipi di edifici di classe B sono generalmente funzionali quanto gli edifici di classe A, ma sono semplicemente più vecchi e meno lussuosi.
  • Gli edifici di classe C sono edifici A/B declassati. Questo di solito è dovuto all'età. Se un edificio ha più di 5 anni, ad esempio, verrà probabilmente declassato alla classe C. Gli edifici di classe C sono funzionali quanto altri tipi, ma potrebbero non sembrare altrettanto belli e alcune tecnologie potrebbero essere obsolete. Gli edifici di classe C possono essere un buon investimento in quanto sono notevolmente più economici, ma potrebbe essere necessario tenere conto del possibile costo dei lavori di ristrutturazione. Devi anche tenere in considerazione l'estetica. Non vuoi affittare un ufficio che sembra rotto in quanto ciò potrebbe scoraggiare i clienti.
  • Mentre guardi attraverso gli edifici, controlla se sono arredati o meno. Se un edificio non include servizi di base come scrivanie, banconi e cubicoli, devi tenere conto di tale costo quando prendi decisioni sull'affitto. La maggior parte degli edifici non è arredata, a meno che non si parli di una suite executive.
Affittare uno spazio ufficio Passaggio 5
Affittare uno spazio ufficio Passaggio 5

Passaggio 2. Trova gli spazi disponibili da affittare

Ora che hai un'idea di cosa stai cercando, puoi iniziare a cercare uno spazio ufficio. Ci sono diversi percorsi che puoi seguire per localizzare la proprietà.

  • Puoi rivolgerti a un broker nella tua zona per trovare un ufficio. Un broker ha una competenza inestimabile e potrebbe essere in grado di trovare spazi in affitto prima che vengano ufficialmente immessi sul mercato. Un broker esperto conoscerà bene la zona e sarà in grado di darti consigli informati sui posti migliori in cui affittare, oltre a rappresentarti quando è il momento di effettuare la transazione. I broker lavorano su commissione; una volta che ti aiutano a proteggere uno spazio, paghi loro una commissione.
  • Una varietà di siti Web può aiutarti a individuare gli edifici. Craigslist è il punto di riferimento per molti, ma ci sono siti progettati specificamente per trovare spazi per uffici. Puoi provare Loopnet.com, specializzato in immobili commerciali. Costar.com è un altro sito con elenchi commerciali.
Affittare uno spazio ufficio Passaggio 6
Affittare uno spazio ufficio Passaggio 6

Passaggio 3. Visita gli spazi e lavora per restringere le possibilità

Ora puoi iniziare il processo di tour degli spazi e restringere la ricerca per effettuare una selezione.

  • Non preoccuparti degli spazi turistici che sai essere fuori budget. Assicurati di avere un'idea del prezzo per piede quadrato, considerando tutti i fattori tra cui utenze, internet, telefono, ecc. Se non puoi ragionevolmente permettertelo, per ora lascia perdere.
  • Fai un elenco dei pro e dei contro di ogni spazio, considerando una serie di fattori. Quanto dista lo spazio dai mezzi pubblici? C'è molto da fare in zona? È sicuro? L'edificio è di buona qualità? Può fornirti tutte le tue esigenze come azienda? Se ci sono problemi, come nessuna connessione Wi-Fi, puoi facilmente eliminare alcuni stabilimenti dalla tua lista.

Parte 3 di 3: firmare un contratto di locazione

Affittare uno spazio ufficio Passaggio 7
Affittare uno spazio ufficio Passaggio 7

Passaggio 1. Considera alcuni fattori quando firmi un contratto di locazione

Assicurati di conoscere i diversi termini di un contratto di locazione e in che modo determinati fattori ti influenzano come affittuario. Non dovresti mai firmare nulla senza aver compreso appieno i termini.

  • I modelli di prezzo variano da contratto a contratto. Con un contratto di locazione Triple Net, paghi una tariffa inferiore al proprietario per l'affitto e paghi separatamente le spese aggiuntive. Con un canone di locazione lordo, tutte le spese operative sono incluse nel canone mensile. Un tasso lordo modificato cade nel mezzo di questi due. Alcune spese, come quelle per i beni condominiali condivisi, non sono a carico dell'inquilino ma devi pagare per le utenze che usi.
  • Prestare attenzione alle sezioni riguardanti la manutenzione, la pulizia e la rimozione dei rifiuti. Assicurati di capire di quali tipi di riparazioni sei finanziariamente responsabile e di quali tipi si occuperà il proprietario. La manutenzione è una delle prime cause di contenzioso tra locatori e inquilini e si vogliono evitare malintesi.
  • Presta attenzione a tutto ciò che riguarda il diritto del proprietario di interrompere il contratto di locazione. Scopri quali condizioni danno al proprietario il diritto di chiederti di spostare la tua attività altrove. Inoltre, sappi qual è la responsabilità del tuo proprietario in caso di problemi di costruzione che interessano la tua attività.
Affittare uno spazio ufficio Passaggio 8
Affittare uno spazio ufficio Passaggio 8

Passaggio 2. Negozia il contratto di locazione

I proprietari sono molto desiderosi di guadagnare dagli inquilini e possono chiedere più di quanto valga veramente uno spazio. Negozia sempre un contratto di locazione e non accontentarti del prezzo pubblicizzato.

  • Principalmente, dovresti mirare a negoziare un limite per gli aumenti di affitto. Se la tua attività ha successo, potresti voler rimanere nella stessa area a lungo termine. Cerca di limitare l'aumento dell'affitto dal 2 al 3% poiché i proprietari a volte aumentano l'affitto fino all'8% ogni anno.
  • Dagli tempo. La negoziazione con un proprietario può richiedere settimane e le persone spesso si fanno prendere dal panico e si accontentano di meno. Concediti il tempo necessario per assicurarti che tutte le tue esigenze siano soddisfatte dall'edificio prima di firmare un contratto di locazione.
  • Se non hai esperienza nel mondo degli affari o del noleggio, la negoziazione può essere complicata. Potrebbe essere meglio assumere un broker per la rappresentanza piuttosto che tentare di cavarsela da solo.
Affittare uno spazio ufficio Passaggio 9
Affittare uno spazio ufficio Passaggio 9

Passaggio 3. Prendere le dovute precauzioni contro gli scenari peggiori

Anche se sei un imprenditore responsabile, le circostanze attenuanti a volte possono causare sfortuna. Preparati sempre al peggio quando firmi un contratto di locazione.

  • Fai attenzione quando firmi una garanzia personale. Questo è un documento che garantisce, anche in caso di fallimento dell'attività, che sei personalmente responsabile per il pagamento dell'affitto. Assicurati che i termini della tua garanzia personale siano equi e assicurati che le garanzie personali possano essere estinte in caso di fallimento personale. Aggiungi anche un linguaggio che ti protegga se il proprietario fallisce o non rispetta gli impegni di locazione.
  • Assicurati di avere il diritto di assegnare l'affitto a qualcun altro o di subaffittare lo spazio. In caso di fallimento dell'attività, non sarà necessario pagare l'affitto per intero. Inoltre, nel caso in cui desideri trasferirti, questo può ridurre al minimo i costi.
  • Una clausola di morte e invalidità è un documento importante. Ciò garantisce che in caso di morte o di disattivazione permanente i termini del contratto di locazione termineranno.
Affittare uno spazio ufficio Passaggio 10
Affittare uno spazio ufficio Passaggio 10

Passaggio 4. Prepararsi per gli scenari migliori

Le circostanze impreviste non sono sempre una brutta cosa. La tua attività potrebbe crescere più rapidamente del previsto e potresti superare le esigenze degli edifici prima della scadenza del contratto di locazione. Oltre a prepararti al peggio, preparati al meglio.

  • Assicurati che ci sia una clausola di trasferimento/espansione nel tuo contratto di locazione. Questo dovrebbe darti il diritto di rescindere gli accordi presi nel contratto di locazione nel caso in cui la tua azienda debba trasferirsi. Le specifiche variano e possono essere negoziate tra te e il proprietario.
  • Un diritto di prelazione ti dà il diritto di rivendicare gli spazi adiacenti prima che vengano prestati a diversi inquilini. Il proprietario dovrà informarti se sta affittando a qualcun altro e hai il diritto di richiedere quello spazio per te stesso.

Suggerimenti

  • Presta molta attenzione alla situazione dei parcheggi presso la proprietà che intendi affittare. Determina se i tuoi dipendenti e potenziali clienti avranno un facile accesso, soprattutto se operi in un'area con pochi trasporti pubblici.
  • Se hai bisogno solo di una piccola quantità di spazio ufficio, potresti essere in grado di risparmiare denaro guardando le aziende esistenti che desiderano subaffittare parte dei loro uffici.

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