Ti sembra che fare solo una cosa alla volta non sia più sufficiente? Sebbene il multitasking possa far risparmiare tempo, non è appropriato per ogni situazione. Per essere efficace, il multitasking deve essere svolto con cura e attenzione.
Passi
Passaggio 1. Stabilisci i tuoi obiettivi
Il vecchio detto "Se non sai dove stai andando, qualsiasi strada ti porterà lì" è altrettanto vero anche se stai seguendo più attività.
Passaggio 2. Valuta se il multitasking è appropriato per gli obiettivi e le attività che devi svolgere
Nella tua valutazione onesta, è necessario il multitasking? Ti aiuterà a fare di più? O risulterà solo nel fare più cose lentamente o male?
Se il tuo manager o qualcun altro ti sta chiedendo di svolgere più attività e ritieni che sia controproducente o pericoloso, prova a spiegare le tue preoccupazioni
Passaggio 3. Dedica del tempo a dedicare tutta la tua attenzione a compiti intensi o complessi
Fai sapere che preferisci avere del tempo per te stesso per un'ora o due ogni giorno e usa quel tempo per compiti intensi che richiedono la tua piena concentrazione.
Passaggio 4. Scegli attività di routine, familiari o fluenti per il multitasking
Non aspettarti di avere tutta la concentrazione necessaria per imparare una nuova attività o svolgere un compito difficile o complesso.
Passaggio 5. Pianifica in anticipo
Non puoi programmare ogni interruzione o prevedere quante volte il telefono squillerà in un pomeriggio, ma potresti essere in grado di selezionare le tue attività e avere in mente una sequenza generale di eventi per completarle, evitando ripetizioni inutili o ridondanze.
- Inizia prima le attività più lunghe o più complesse. Riempi le lacune con compiti più brevi, ben definiti o autonomi.
- Pensa se ci sono risorse da gestire e distribuire, oltre al tuo tempo e alla tua attenzione. Se stai cuocendo più piatti, ognuno avrà bisogno di tempo nel forno. Puoi metterli tutti insieme o devono andare in una sequenza?
Passaggio 6. Lavorare avanti
Se sai che ci sarà una grande corsa nel pomeriggio, inizia presto a prepararti. Se hai mai visto il personale del ristorante avvolgere le posate nei tovaglioli alle 15:00, hai visto un buon esempio di lavoro in anticipo in azione.
Passaggio 7. Consenti tempo extra
Se prevedi interruzioni frequenti, tienilo in considerazione quando pianifichi quanto tempo ti aspetti che impieghi tutto il resto.
Passaggio 8. Lavora su una cosa alla volta, ma alterna
I giocolieri possono avere molti oggetti in aria, ma di solito ne manipolano solo uno alla volta.
In termini di attività, alternare rapidamente può significare trovare modi per passare da un'attività all'altra in modo pulito. Forse questo significa identificare o addirittura costruire in momenti in cui un'attività non richiede la tua attenzione diretta (come quando il bucato è in lavatrice o una casseruola è nel forno). Ciò può anche significare impostare un timer o una sveglia, o prendere appunti mentali o scritti per ricordarti di prestare nuovamente attenzione a un'attività quando sarà il momento
Passaggio 9. Elimina le attività non necessarie
Se sei multitasking per essere più efficiente, non perdere tempo a fare cose extra. L'eccezione è un'attività in background per aiutare a passare il tempo se un'attività primaria è noiosa, meccanica o di routine. Ad esempio, se ascoltare la radio o un audiolibro aiuta con la noia di dipingere un muro, provaci.
Passaggio 10. Semplifica le attività che non puoi eliminare
Soprattutto se sono compiti di routine, cerca di eseguirli solo nei dettagli necessari. Questo non significa che dovresti produrre un lavoro scadente. Invece, cerca le inefficienze e migliora ciò che puoi.
Passaggio 11. Scegli attività compatibili
Ad esempio, potresti scoprire che leggere e ascoltare un discorso utilizzano lo stesso tipo di focus. Prova invece ad associare un'attività fisica, come stirare i vestiti, a un'attività mentale, come ascoltare la radio.
Passaggio 12. Scegli le attività che sono facili da interrompere
Soprattutto se il multitasking consiste nell'affrontare interruzioni frequenti (come un telefono che squilla), scegli attività che possono essere facilmente messe in pausa per essere eseguite contemporaneamente.
- Quando fai una pausa, fermati consapevolmente e fai ciò di cui hai bisogno, per ricordarti di riprendere.
- Quando possibile, fai una pausa nei punti di pausa naturali. Questa può essere la fine di una pagina o l'inizio di un ciclo di attesa.
Passaggio 13. Conserva una selezione di progetti più piccoli o attività più semplici per colmare le lacune in un progetto più ampio
Cioè, fai il progetto più ampio come priorità, ma svolgi compiti di base e di riempimento ogni volta che ti trovi in attesa di informazioni o ispirazione su un progetto più ampio.
Passaggio 14. Usa il tempo di attesa in modo efficiente
Avere qualcosa da fare con te, soprattutto nei luoghi che prevedi di aspettare (aeroporto, ufficio postale o studio dentistico). La lettura è un compito facile e portatile. Anche portare con sé biglietti o un taccuino per annotare idee è una buona idea.
Passaggio 15. Lavora a un ritmo che puoi sostenere
Fai delle pause quando ne hai bisogno, soprattutto per bilanciare gli scatti. Il multitasking può richiedere una concentrazione intensa e potrebbe non essere un'attività che puoi sostenere indefinitamente.
Suggerimenti
- Nota cosa funziona e cosa no. Se i compiti davanti alla TV richiedono il doppio del tempo necessario per fare i compiti e guardare uno spettacolo separatamente, non associare questi compiti in futuro.
- Cerca di non sopraffarti. Se ti senti come se non riuscissi a completare due attività contemporaneamente, suddividi entrambe in parti gestibili e inizia da una sola parte.
- Rendi il tuo tempo di esercizio e di camminata il tuo tempo. Fallo all'ora di pranzo per risparmiare ancora più tempo. In alternativa, vai in bicicletta, corri o cammina per andare al lavoro per svolgere il multitasking del tuo tragitto giornaliero con l'allenamento ed evitare di sederti nel traffico.
- Porta con te qualcos'altro da fare in una riunione, soprattutto se prevedi che includa argomenti che non ti coinvolgono. Se l'argomento di una riunione non ti coinvolge, organizza la partecipazione solo alle parti pertinenti o chiedi a un collega di convocarti quando è necessario e non partecipare affatto.
- Se hai molte attività sul tuo computer, prova a chiudere tutte le schede che non sono correlate all'attività specifica o mettile in una finestra separata, o potrebbe essere un po' opprimente.
Avvertenze
- Dedica sempre la tua piena concentrazione a compiti che potrebbero avere conseguenze sulla sicurezza. Mai multitasking durante la guida.
- Non esagerare. Non fare così tante cose contemporaneamente da non farne nessuna. Inoltre, non prendere così tanto da bruciarti.
- Ricorda che il multitasking riduce la qualità del lavoro che fai e la quantità che ricorderai in seguito. Multitasking solo come ultima risorsa.