Come fare la contabilità: 12 passaggi (con immagini)

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Come fare la contabilità: 12 passaggi (con immagini)
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La contabilità, come la contabilità, è uno dei mali necessari per gestire un'impresa. Nonostante ciò che molti potrebbero pensare, questi due termini si riferiscono a processi diversi. La contabilità, come verrà discusso qui, si riferisce semplicemente alla raccolta di registrazioni di spese e ricavi e quindi alla registrazione di tali transazioni in un libro mastro generale. La contabilità è il processo che segue la contabilità e comporta la conversione delle informazioni nel libro mastro in utili metriche e report aziendali. Fortunatamente, la contabilità è la più semplice delle due e può essere appresa seguendo i semplici passaggi di seguito.

Passi

Parte 1 di 3: creazione di un sistema

Contabilità Passaggio 1
Contabilità Passaggio 1

Passaggio 1. Decidi quale tipo di sistema utilizzare

La parte più importante della contabilità è essere coerenti. Non vuoi perdere le ricevute, dimenticare di registrare le transazioni o registrare due volte la stessa transazione, poiché ciò potrebbe causare una falsa rappresentazione della salute finanziaria della tua azienda. Il modo più semplice per evitare questi errori è stabilire un sistema coerente sia per registrare le transazioni nei giornali sia per inserirle nel libro mastro.

Questo sistema può essere complicato come un registratore di cassa collegato a un software di contabilità o semplice come una scatola piena di ricevute e note. Ciò dipenderà dalla quantità di transazioni che la tua azienda fa su base giornaliera o settimanale

Contabilità Passaggio 2
Contabilità Passaggio 2

Passaggio 2. Utilizzare un software di contabilità

Il modo più semplice per garantire che le tue transazioni siano registrate in modo affidabile è investire in un programma di contabilità come QuickBooks, FreshBooks o Expensify. Questi elimineranno molte congetture dalla registrazione di diversi tipi di transazioni e presenteranno le tue informazioni in modo chiaro. Molti di questi programmi sono disponibili gratuitamente o in prova gratuita per un periodo di tempo limitato.

Contabilità Passaggio 3
Contabilità Passaggio 3

Passaggio 3. Utilizzare un foglio di calcolo

Per un sistema più manuale, prova a impostare un foglio di calcolo per registrare le transazioni. Questo può essere fatto manualmente, con giornali di transazione fisici o sul computer con un programma di fogli di calcolo. La formattazione di queste riviste dipende da te, ma dovrebbe includere almeno quanto segue:

  • Nome del fornitore/acquirente
  • Numero di conto
  • Tipologia di spesa/ricavo (ad es. forniture per ufficio, materie prime)
  • Data di ricezione/creazione della fattura
  • Importo dovuto/pagato
Contabilità Passaggio 4
Contabilità Passaggio 4

Passaggio 4. Sii coerente

Per qualsiasi sistema che utilizzi, assicurati di inserire i dati della transazione su base regolare e nello stesso modo ogni volta. Questo per essere sicuri che le transazioni non vengano trascurate e che tu abbia il quadro più aggiornato della salute finanziaria della tua azienda. Inoltre, è una buona idea stabilire un programma regolare per il trasferimento delle informazioni dai giornali al libro mastro, magari su base settimanale o mensile.

Parte 2 di 3: registrazione corretta delle transazioni

Contabilità Passaggio 5
Contabilità Passaggio 5

Passaggio 1. Utilizzare lo stesso metodo di contabilità per tutte le voci

I due tipi di contabilità sono i metodi di contabilità per cassa e per competenza. In sostanza, il metodo cash registra le transazioni quando il denaro effettivo passa di mano, ad esempio quando un cliente paga un articolo o quando si paga una spesa. Il metodo della competenza, tuttavia, tiene conto delle transazioni quando tale transazione si verifica, ad esempio quando vengono sostenute spese o quando un cliente acquista un articolo (ma non necessariamente quando il denaro passa di mano per la transazione). Il metodo che scegli dipenderà dai tuoi obiettivi e dalle strategie aziendali.

Libreria Passaggio 6
Libreria Passaggio 6

Passaggio 2. Confronta i due metodi di contabilità

Il metodo di contabilità in contanti è più comunemente utilizzato nelle piccole imprese perché fornisce una rappresentazione accurata del saldo di cassa dell'azienda. Man mano che l'attività cresce, tuttavia, potrebbe diventare meno importante conoscere l'esatto saldo di cassa dell'azienda e concentrarsi invece sulla sua salute attuale. È qui che entra in gioco il metodo di competenza. Tracciando le spese quando si verificano e le entrate quando vengono guadagnate, piuttosto che pagate, il metodo di competenza annulla gli effetti dei ritardi di pagamento nel determinare la salute finanziaria dell'azienda.

Libreria Passaggio 7
Libreria Passaggio 7

Passaggio 3. Decidi quale metodo utilizzare

Legalmente, un'azienda può scegliere uno dei due metodi di contabilità purché abbia meno di $ 5 milioni di entrate ogni anno o, se vende prodotti al pubblico, abbia meno di $ 1 milione di entrate lorde (tutte le entrate). Qualsiasi società con ricavi superiori a tali livelli è tenuta, per legge, a utilizzare il metodo della competenza.

Per ulteriori informazioni sulla scelta di un metodo contabile, vedere come decidere tra contabilità per cassa e contabilità per competenza per la propria attività

Contabilità Passaggio 8
Contabilità Passaggio 8

Passaggio 4. Utilizzare la contabilità in partita doppia

Molte piccole imprese commettono l'errore di utilizzare la contabilità a partita singola. Cioè, registrano solo le transazioni come movimenti di denaro da o verso un singolo conto. Tuttavia, ogni transazione commerciale avviene in almeno due conti e deve essere registrata come tale per la precisione. Questa si chiama contabilità in partita doppia. Questo ti permette di vedere esattamente da dove viene il tuo denaro e dove sta andando.

  • Ad esempio, un acquisto di inventario utilizzando contanti verrebbe registrato come un aumento dell'inventario e una diminuzione nel conto di cassa. In alternativa, una vendita di tale inventario a un cliente che paga a credito verrebbe registrata come una diminuzione dell'inventario e un aumento dei crediti.
  • Nel mondo della contabilità, questi sarebbero registrati utilizzando i termini ufficiali, come addebiti e accrediti su vari conti. Come contabile, tuttavia, è molto importante utilizzare un sistema coerente che abbia senso per te.
Contabilità Passaggio 9
Contabilità Passaggio 9

Passaggio 5. Registrare le transazioni nei giornali

All'inizio, le transazioni devono essere inserite solo in giornali giornalieri o settimanali, a seconda del volume delle transazioni. Queste voci includeranno informazioni sulla transazione, incluso l'acquirente/venditore, l'importo, la data e il tipo di transazione. Successivamente, queste informazioni verranno classificate e aggiunte al libro mastro. Tuttavia, per ora è importante solo registrare le informazioni per un uso successivo. Le registrazioni devono essere effettuate secondo il metodo contabile prescelto dalla società (contanti o competenza).

L'introduzione del software di contabilità ha reso quasi obsoleto il processo in due fasi di riviste e libri mastri. Il software aggiornerà automaticamente il registro, rendendo il processo un semplice inserimento delle transazioni nel momento in cui si verificano. Tuttavia, alcune aziende scelgono ancora di utilizzare il metodo del libro mastro

Parte 3 di 3: registrazione di transazioni in un libro mastro

Contabilità Passaggio 10
Contabilità Passaggio 10

Passaggio 1. Separare le transazioni in conti

Il modo migliore per tenere traccia delle tue transazioni è separarle in diversi conti all'interno del libro mastro. Iniziando con conti prestabiliti e aggiungendo o sottraendo da essi ad ogni transazione, ottieni un'immagine più chiara di dove i soldi entrano e escono. Questi account possono essere generici come le vendite o specifici per determinati tipi di inventario. Ad esempio, potrebbe essere ragionevole per un'autofficina riservare un intero account per l'inventario del petrolio. Gli account varieranno tra le aziende, ma come minimo dovrebbero coprire quanto segue:

  • Contanti
  • Crediti (soldi dovuti dai clienti che pagano a credito).
  • Contabilità fornitori (soldi che devi ai fornitori).
  • Vendite (i ricavi che ottieni dalle operazioni primarie).
  • Inventario
  • Costo del venduto (forniture acquistate per la produzione o per la vostra attività).
  • Spese del personale (salari).
  • Patrimonio netto (l'importo che i proprietari hanno investito nell'attività).
  • Utili non distribuiti (utili reinvestiti nella società).
Libreria Passaggio 11
Libreria Passaggio 11

Passaggio 2. Registra regolarmente le transazioni

La frequenza con cui registri la transazione nel libro mastro dai giornali dipenderà dal volume della transazione. Può essere giornaliero, settimanale o anche mensile. Tuttavia, questo dovrebbe essere fatto in modo coerente per garantire che non si sia improvvisamente sopraffatti dal lavoro alla fine di un periodo contabile. Ancora una volta, il software di contabilità ti aiuterà a rimanere aggiornato su questi processi.

Contabilità Passaggio 12
Contabilità Passaggio 12

Passaggio 3. Analizza i tuoi conti contabili

I conti contabili sono principalmente utili per quantificare la salute finanziaria dell'azienda. Sebbene sia meglio lasciare i veri rapporti finanziari ai contabili professionisti, chiunque può confrontare i conti di contabilità generale per creare semplici confronti o rapporti. Ad esempio, confronta le vendite con le spese per avere un'idea generale di come è andata la tua azienda di recente. Ovviamente, se le vendite sono superiori alle spese, stai realizzando un profitto. Per rapporti più complessi, rivolgiti a un contabile o a un programma di contabilità.

Per ulteriori informazioni sulla registrazione in un libro mastro e sulla creazione di report semplici, vedere come scrivere un libro mastro contabile

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Suggerimenti

  • Assicurati di pagare i tuoi fornitori qualche giorno prima della scadenza del pagamento, che si tratti di 30 giorni o di un periodo di tempo più lungo. Questo ti darà un certo margine di manovra se dimentichi di pagare quel giorno e ti metterai in buoni rapporti con i fornitori.
  • Se la contabilità inizia a occupare troppo del tuo tempo man mano che la tua attività cresce, potrebbe essere una buona idea assumere un aiuto. Assumere un contabile istruito ti consentirà di ottenere un quadro più completo e accurato della salute finanziaria della tua azienda.

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