Come pianificare un evento aziendale: 10 passaggi (con immagini)

Sommario:

Come pianificare un evento aziendale: 10 passaggi (con immagini)
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Video: Come pianificare un evento aziendale: 10 passaggi (con immagini)

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Anonim

Che tu sia un pianificatore professionista o sei rimasto bloccato con il compito per la tua attività, sapere come pianificare un evento aziendale può essere uno sforzo complicato per assicurarti di coprire tutti i dettagli. Dal cibo, alla location, all'atmosfera e altro ancora, l'evento perfetto richiede pianificazione e impegno per realizzarsi senza problemi.

Passi

Pianifica un evento aziendale Fase 1
Pianifica un evento aziendale Fase 1

Passaggio 1. Concettualizza la tua grande idea, a.k.a

inventa il tuo tema.

  • Che tu stia organizzando un cocktail party, un workshop o un picnic aziendale, impostare un tema dà il tono dell'evento e ti dà un punto di partenza quando scegli il tuo cibo, la tua musica, il tuo arredamento e altro ancora.
  • Assicurati che il tuo tema sia appropriato per il pubblico per il quale stai pianificando. Puoi trovare una grande varietà di idee per i temi online per iniziare.
Pianifica un evento aziendale Fase 2
Pianifica un evento aziendale Fase 2

Passaggio 2. Stabilisci un budget preliminare determinando quanto puoi spendere per cibo, intrattenimento, affitto della sala, inviti e qualsiasi altra aggiunta che desideri fare per l'evento

  • Un budget dettagliato delinea l'importo massimo che dovrebbe essere speso per ogni aspetto del tuo evento, nonché il totale.
  • Vuoi pianificare esattamente quanti soldi destinerai alla sede, al catering, alle decorazioni, ecc. In modo che non ci siano sorprese inaspettate e non superi l'importo che l'azienda ha messo da parte.
  • Avere un budget in mente ti aiuterà a capire il tipo di luogo che puoi iniziare a guardare. Alcuni locali avranno un costo inferiore in determinati giorni della settimana. Non aver paura di negoziare e trova un prezzo migliore.
Pianifica un evento aziendale Passaggio 3
Pianifica un evento aziendale Passaggio 3

Passaggio 3. Inizia a fissare appuntamenti per visualizzare le posizioni e incontrare altri fornitori

  • Discutere i costi di affitto della camera e cosa è incluso in tali tariffe.
  • Determina quali sono le ore in cui avrai accesso alla stanza. Se nessuno lo prenota la sera prima, puoi avere accesso per entrare e decorare o allestire? Stanno fornendo il servizio di stoviglie per il cibo, o hai bisogno di portare o affittare le tue lenzuola, piatti, tovaglioli e posate?
  • Il cibo deve provenire da quella posizione o puoi portare un ristoratore esterno?
  • Se puoi portare il tuo catering, inizia a incontrare potenziali fornitori per assaggiare il loro cibo e determinare il loro prezzo.
  • Avere pasti preparati al tuo evento può eliminare il fastidio di cercare di assemblare il cibo e le bevande da solo. Ordinare da asporto lascia anche spazio inutile per errori nell'ordine o ritardi nella consegna.
  • Determina se la tua sede richiede di portare la sicurezza esterna per il tuo evento. Questo non solo ti protegge dalle responsabilità, ma può anche aiutare a impedire agli estranei di rovinare la tua festa.
  • Cerca di assumere un barista autorizzato se la tua struttura non è in grado di fornirne uno e scegli di bere alcolici all'evento.
  • Scopri se la sede può fornire decorazioni o se devi fornire le tue. Alcune strutture hanno un'ampia varietà di oggetti che puoi usare come candele, specchi da mettere sul tavolo, barattoli di vetro, ecc. Quindi, se puoi approfittare di qualcosa che viene fornito gratuitamente, puoi risparmiare un bel po' sul tuo budget.
Pianifica un evento aziendale Passaggio 4
Pianifica un evento aziendale Passaggio 4

Passaggio 4. Determina il tuo menu con il tuo ristoratore o struttura e determina i tempi e le modalità di servizio

Sarà un buffet o un pasto al piatto? Stai preparando gli antipasti in anticipo e/o stai pensando a un dessert bar più tardi la sera? Appiana i dettagli esatti e i tempi in modo che i tuoi ospiti non abbiano fame in nessun momento.

Pianifica un evento aziendale Passaggio 5
Pianifica un evento aziendale Passaggio 5

Passaggio 5. Firma i contratti con i tuoi fornitori e assicurati che ti forniscano una copia

Pianifica un evento aziendale Passaggio 6
Pianifica un evento aziendale Passaggio 6

Passaggio 6. Acquista le tue decorazioni per abbinare il tuo tema

Pianifica un evento aziendale Passaggio 7
Pianifica un evento aziendale Passaggio 7

Passaggio 7. Crea e invia i tuoi inviti tramite posta tradizionale o elettronicamente

Pianifica un evento aziendale Passaggio 8
Pianifica un evento aziendale Passaggio 8

Passaggio 8. Crea una sequenza temporale dell'elenco delle cose da fare

Se ci sono dettagli che devi ancora coprire o sono sensibili al tempo, assicurati di aver creato un elenco di conto alla rovescia per rimanere in cima ai piccoli dettagli.

Pianifica un evento aziendale Passaggio 9
Pianifica un evento aziendale Passaggio 9

Passaggio 9. Controlla e ricontrolla la tua lista la settimana prima, il giorno prima e il giorno di per assicurarti di non aver dimenticato nulla

Pianifica un evento aziendale Passaggio 10
Pianifica un evento aziendale Passaggio 10

Passaggio 10. Fai scegliere una persona designata per le commissioni in modo che tu possa rimanere e orchestrare l'evento mentre la mandi via per eventuali oggetti aggiuntivi che devono essere ritirati

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