Una lettera ben scritta può convincere qualcuno ad adottare il tuo punto di vista o darti quello che vuoi. Potresti scrivere una lettera a rappresentanti eletti, presidenti di college o università o membri del clero. Quando scrivi una lettera a qualcuno di importante, è fondamentale utilizzare il formato corretto e mantenere un tono coerente e professionale. Sostieni le tue argomentazioni con prove e affronta eventuali contro-argomentazioni forti. Dovresti sempre conservare una copia della lettera per i tuoi archivi e richiedere una ricevuta quando la spedisci.
Passi
Metodo 1 di 3: scrivere una lettera efficace
Passaggio 1. Spiega perché stai scrivendo
Dovresti identificare il motivo per cui stai scrivendo nel primo paragrafo della tua lettera. Se non lo fai subito, il destinatario potrebbe essere confuso e mettere da parte la tua lettera. Ricordati di andare dritto al punto.
Ad esempio, puoi scrivere: "Ti scrivo per chiederti di votare 'No' sull'imminente disegno di legge del Senato che autorizza la perforazione nell'Arctic National Wildlife Refuge. Credo che la perforazione causerà gravi danni all'ambiente”
Passaggio 2. Sostieni la tua tesi
Generalmente, probabilmente invierai una lettera a una persona importante perché vuoi fargli cambiare idea su qualcosa. Di conseguenza, devi dare loro un motivo per vedere il problema nel modo in cui lo vedi. Questo potrebbe significare che devi fare qualche ricerca.
- Fare riferimento a libri o articoli per nome. Cita fatti, statistiche o aneddoti a sostegno della tua tesi. Se ti affidi all'osservazione personale, includi i dettagli chiave: chi, cosa, dove, quando, ecc.
- Se hai più di una ragione per la tua posizione, sviluppa ciascuna in paragrafi separati. Questo tipo di organizzazione rende più facile per il lettore seguire.
- Se non stai scrivendo una lettera per discutere, includi semplicemente la maggior parte delle informazioni che desideri trasmettere nel corpo della lettera.
Passaggio 3. Indirizza il lettore a ulteriori informazioni di supporto
Ricorda che stai scrivendo una lettera, non una tesi di laurea. Di conseguenza, potresti voler indirizzare il lettore nella direzione in cui può trovare argomenti più sviluppati.
- Ad esempio, puoi includere l'indirizzo di un sito Web in cui il destinatario può trovare ulteriori informazioni.
- Puoi anche citare i nomi di libri o articoli sull'argomento.
Passaggio 4. Affrontare le controargomentazioni
È particolarmente efficace citare controargomentazioni comuni e poi confutarle. Menziona solo le controargomentazioni più forti, ma fornisci una ragione per cui il lettore non dovrebbe dare troppo peso a queste argomentazioni.
- Ad esempio, puoi sostenere che una contro-argomentazione si basa su dati errati. Potresti scrivere qualcosa del tipo: "I sostenitori della trivellazione nell'Artico sostengono che sotto la superficie esiste petrolio abbondante. Tuttavia, i dati più recenti hanno messo in dubbio tali affermazioni".
- In alternativa, potresti sostenere che la contro-argomentazione è sbagliata. Ad esempio, potresti scrivere: "Preservare l'Artico non comporterà un aumento dei costi del petrolio. In effetti, i nuovi pozzi in Texas e Oklahoma possono fare la differenza”.
Passaggio 5. Utilizzare un tono appropriato
Trasmetti informazioni importanti attraverso il tono. Il tono è difficile da definire, ma si sente il tono quando le persone parlano. Qualcuno può dire: "È pazzesco" in tono umoristico o pauroso. Il tono esiste anche quando scriviamo. Vuoi mantenere un tono professionale quando ti rivolgi a qualcuno di importante.
- Evita di usare le contrazioni, che sono troppo casuali. Scrivi "Io sono" invece di "Io sono".
- Non usare slang o gergo. Scrivi "ero disturbato" invece di "stavo impazzendo".
- Sii educato e rispettoso. Non insultare qualcuno o insultarlo. Questo può essere difficile, soprattutto se stai scrivendo una lettera perché vuoi discutere.
Passaggio 6. Scrivi con la voce attiva
Le tue frasi dovrebbero essere il più forti possibile. Di conseguenza, scrivi con la voce attiva. Le frasi attive sono più chiare e solitamente più semplici delle frasi vocali passive. Confronta quanto segue:
- Voce passiva: “Questo problema era già stato deciso dieci anni fa”. In questa frase, qualcuno ha deciso il problema, ma non sai chi.
- Voce attiva: "Il Congresso ha deciso questo problema dieci anni fa". Con una frase vocale attiva, sai esattamente chi è il soggetto.
Metodo 2 di 3: modificare la tua lettera
Passaggio 1. Rivedere la lettera
Dopo aver digitato una bozza, dovresti cercare di condensare la lettera il più possibile. Elimina le parole e le frasi non necessarie. Semplifica frasi o idee complicate e riorganizza i paragrafi se necessario.
Passaggio 2. Correggi la tua lettera
Errori di battitura, parole mancate ed errori grammaticali riducono la qualità della tua lettera. Di conseguenza, devi esaminare la tua lettera per assicurarti di averla scritta in modo accurato.
- Leggilo al contrario. Inizia con l'ultima frase, quindi leggi quella precedente. Leggendo al contrario, non anticiperai ciò che intendevi dire. Invece, ti concentrerai sulle parole sulla pagina.
- Leggilo ad alta voce. Potresti sentire un errore che i tuoi occhi avrebbero sorvolato.
- Non fare affidamento solo sul controllo ortografico o grammaticale. Molti errori scivolano via.
Passaggio 3. Chiedi a qualcun altro di leggere la lettera
Il tono è così fondamentale che hai bisogno di un'altra persona per leggere la lettera per assicurarti di non essere troppo scortese, arrabbiato o informale. Tuttavia, dovresti anche farlo leggere e condividere le loro impressioni sul contenuto:
- Erano convinti della tua argomentazione? Sono rimasti poco convinti?
- Quali altre informazioni potrebbero aiutarli a convincerli?
- Ti sei trovato professionale e credibile?
Metodo 3 di 3: formattazione e invio della tua lettera
Passaggio 1. Configura il documento di elaborazione testi
Dovresti digitare la tua lettera e scegliere uno stile e una dimensione del carattere che siano comodi per la maggior parte delle persone. In genere, funzionerà il punto 12 Arial o Times New Roman.
- Se stai creando una lettera per e-mail, dovresti comunque utilizzare un carattere standard. Evita i colori o tutto ciò che è difficile da leggere.
- Imposta anche margini di un pollice su tutti i lati.
Passaggio 2. Includi il tuo indirizzo
Dovresti includere il tuo indirizzo, ma non il tuo nome, nell'angolo in alto a sinistra. Usa la formattazione a blocchi, quindi non indentare. Tutte le informazioni devono essere allineate con il margine sinistro.
Se utilizzi la carta intestata, non è necessario includere il tuo indirizzo
Passaggio 3. Aggiungi la data
Salta una riga e poi includi la data in cui hai scritto la lettera. Se hai scritto la lettera per più giorni, includi solo la data in cui hai finito la lettera. Digita la data utilizzando il formato del paese in cui vive il destinatario.
- Negli Stati Uniti, la data è indicata come segue: "12 febbraio 2017".
- In altri paesi, la data sarà elencata in questo modo: "12 febbraio 2017".
Passaggio 4. Includi le informazioni del destinatario
Saltare un'altra riga e includere l'indirizzo del destinatario. Dovresti includere il loro nome e l'indirizzo.
Ricorda di mantenere le informazioni allineate con il margine sinistro
Passaggio 5. Inserisci il tuo saluto
Questo è il tuo saluto. I saluti di solito sono gli stessi. Scrivi "Caro" e poi il nome seguito da due punti. Ad esempio, usa quanto segue:
- Se conosci il cognome del destinatario, scrivi "Caro signor Jones:"
- Se sai che la donna è sposata, puoi usare "Mrs". come in "Cara signora Johnson:"
- Se la donna è single, o se non sai se è sposata, scrivi "Cara signora Johnson:"
- Se non sai se la persona è un uomo o una donna, puoi scrivere "Gentile signore o signora:"
- Se la persona ha un titolo, puoi utilizzare il titolo: "Caro senatore Collins:" o "Dear Dr. Smith:"
Passaggio 6. Indica al destinatario come contattarti
Prima di concludere la lettera, dovresti ringraziare il destinatario per il suo tempo e identificare come potrebbe contattarti in caso di domande. Fornisci un numero di telefono e un indirizzo email, se possibile.
Ad esempio, puoi scrivere: "Grazie per il tuo tempo. So che sei molto impegnato, ma sono appassionato di questo problema. Sono felice di rispondere a qualsiasi domanda tu abbia. Potrei essere contattato al 555-5555 o tramite e-mail all'indirizzo [email protected]."
Passaggio 7. Inserisci la chiusura
Devi portare la lettera per chiudere. Digita "Cordiali saluti", quindi salta alcune righe prima di digitare il tuo nome. Firmerai la lettera nello spazio in mezzo.
Assicurati di firmare la lettera usando un pennarello o un'altra penna che produca una firma liscia e continua
Passaggio 8. Annotare eventuali allegati
Potresti includere un opuscolo, un articolo o altri documenti giustificativi con la tua lettera. Dovresti digitare "All.:" o "Allegati:" e quindi descrivere brevemente ciò che hai incluso.
- Ad esempio, potresti digitare "2 Allegati: articolo, lettera". Questo afferma che stai includendo un articolo e un'altra lettera con la tua lettera.
- Idealmente, avresti dovuto menzionare gli allegati altrove nel corpo della lettera. Vuoi che il destinatario capisca immediatamente perché li hai inclusi.
Passaggio 9. Aggiungi i nomi di altri destinatari
Potresti inviare copie della tua lettera ad altre persone. Dovresti annotarlo sotto i tuoi allegati. Digitare "cc:" sotto gli allegati. Questo sta per "copia di cortesia".
- Puoi includere il nome e il titolo della persona, ad esempio "cc: James Roberts, assistente del presidente dell'università".
- Se stai inviando una copia a più di una persona, allinea i nomi degli altri destinatari sotto il primo. Non è necessario aggiungere un altro "cc".
Passaggio 10. Spedisci la lettera
Se desideri una conferma della ricezione della lettera, puoi inviarla tramite posta certificata, ricevuta di ritorno richiesta (negli Stati Uniti) Nel Regno Unito, puoi inviare la lettera firmata da Royal Mail.