4 modi per migliorare la comunicazione scritta

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4 modi per migliorare la comunicazione scritta
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Video: 4 modi per migliorare la comunicazione scritta

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Anonim

Migliorare la tua comunicazione scritta è un obiettivo importante indipendentemente dalla tua professione o fase della vita. Imparare a scegliere le parole giuste, costruire paragrafi strutturati correttamente, evitare errori grammaticali comuni e scrivere in modo conciso ti aiuterà a diventare uno scrittore migliore e a comunicare efficacemente le tue idee a un pubblico vario.

Passi

Metodo 1 di 4: scrivere le parole giuste

Migliora la comunicazione scritta Passaggio 1
Migliora la comunicazione scritta Passaggio 1

Passaggio 1. Prendi in considerazione il tuo pubblico

È importante scegliere le parole giuste in base al tuo pubblico. Ad esempio, dovresti usare un linguaggio formale quando invii un'e-mail al tuo capo o redige una lettera di presentazione per una domanda di lavoro. Salva il tuo linguaggio informale, ad esempio iniziando un'e-mail con "Ehi", per amici intimi e familiari.

Migliora la comunicazione scritta Passaggio 2
Migliora la comunicazione scritta Passaggio 2

Passaggio 2. Spiega concetti, termini e dati non familiari quando necessario

Scegliere le parole giuste significa anche spiegarle a un pubblico che potrebbe non avere familiarità con parole o frasi particolari.

  • Ad esempio, se stai scrivendo di una nuova tecnologia, potresti dover spiegare i termini tecnici che compaiono nel tuo documento o e-mail poiché il tuo pubblico potrebbe non averli incontrati in passato.
  • In altri casi, tuttavia, il tuo pubblico potrebbe avere familiarità con i termini tecnici, quindi non avrai bisogno di spiegarli.
Migliora la comunicazione scritta Passaggio 3
Migliora la comunicazione scritta Passaggio 3

Passaggio 3. Conosci la definizione della parola che stai usando

Uno degli errori più comuni nella comunicazione scritta è l'uso improprio di una determinata parola. Spesso potresti pensare che una parola significhi una cosa, ma in realtà significa qualcosa di completamente diverso.

  • Ad esempio, potresti scrivere che i nativi americani non sono una cultura monotona, quando in realtà intendi che i nativi americani non sono una cultura omogenea.
  • Chiediti: "Sono sicuro di conoscere la definizione di questa parola?"
  • Usa un dizionario per cercare le definizioni di parole di cui non sei abbastanza sicuro.
Migliora la comunicazione scritta Passaggio 4
Migliora la comunicazione scritta Passaggio 4

Passaggio 4. Attenzione alle connotazioni indesiderabili

A volte scriverai una frase senza renderti conto che la tua scelta di parole sta fornendo un significato indesiderato. Ad esempio, potresti scrivere "Ho guardato all'interno del luogo privato del ragazzo", quando in realtà intendevi "Ho guardato intorno al nascondiglio del ragazzo".

Migliora la comunicazione scritta Passaggio 6
Migliora la comunicazione scritta Passaggio 6

Passaggio 5. Stai lontano dai cliché

Un cliché è una frase che è stata abusata nella misura in cui ha perso il suo effetto o significato originale. Queste espressioni banali e spesso stereotipate dovrebbero essere evitate se vuoi migliorare le tue capacità di comunicazione scritta. Invece di scrivere "al giorno d'oggi", prova a scrivere "oggi" o "oggi". Invece di scrivere "morto come un chiodo", scrivi semplicemente "morto".

Migliora la comunicazione scritta Passaggio 7
Migliora la comunicazione scritta Passaggio 7

Passaggio 6. Scegli le parole e le strutture giuste per ogni forma di scrittura specifica

È importante capire che diversi tipi di comunicazione scritta hanno requisiti diversi. Un'e-mail, ad esempio, ha requisiti diversi rispetto a un report aziendale. Una lettera a una compagnia di assicurazioni, allo stesso modo, sarà scritta in modo diverso da una serie di linee guida per i dipendenti.

  • Usa un tono professionale quando scrivi lettere commerciali ed e-mail formali.
  • Puoi usare un linguaggio informale quando scrivi una lettera o un'e-mail a un amico.

Metodo 2 di 4: Costruire paragrafi strutturati

Migliora la comunicazione scritta Passaggio 8
Migliora la comunicazione scritta Passaggio 8

Passaggio 1. Inizia ogni paragrafo con una frase tematica

Una frase tematica afferma l'idea principale del paragrafo. Aiuta il tuo lettore a riconoscere l'argomento del paragrafo e cosa potrebbe aspettarsi di leggere nel paragrafo. Sebbene gli scrittori avanzati non possano introdurre l'argomento del paragrafo fino alla metà o alla fine del paragrafo, è una buona idea per coloro che sviluppano le proprie capacità di scrittura includere una frase tematica all'inizio del paragrafo.

Ad esempio, se stai scrivendo un paragrafo su diverse razze di cani, potresti iniziare con una frase tematica come "Ci sono duecento diverse razze di cani"

Migliora la comunicazione scritta Passaggio 9
Migliora la comunicazione scritta Passaggio 9

Passaggio 2. Utilizzare le frasi del corpo per sviluppare l'argomento del paragrafo

Dopo aver introdotto il contenuto di un paragrafo con una frase tematica, usa le successive 2 o 3 frasi per descrivere, analizzare e confrontare dati, eventi o citazioni in relazione all'argomento del tuo paragrafo.

Le frasi del corpo sono dove includerai e analizzerai qualsiasi prova che stai presentando nel tuo paragrafo o fornirai dettagli su un evento, una persona o una situazione

Migliora la comunicazione scritta Passaggio 10
Migliora la comunicazione scritta Passaggio 10

Passaggio 3. Termina con una frase conclusiva

Dopo aver introdotto l'ambito o l'argomento del paragrafo in una frase tematica e aver analizzato o presentato dati e prove nelle frasi del corpo, concludi con una frase conclusiva. È qui che concludi le tue idee e i punti principali prima di passare alla sezione successiva del documento o dell'articolo che stai componendo.

Metodo 3 di 4: evitare errori grammaticali comuni

Migliora la comunicazione scritta Passaggio 11
Migliora la comunicazione scritta Passaggio 11

Passaggio 1. Usa un apostrofo per mostrare il possesso

Uno degli errori grammaticali più comuni è l'uso improprio dell'apostrofo. Ricorda che un apostrofo indica la proprietà o il possesso.

  • Ad esempio, se stai parlando della televisione che possiede tuo marito, non dovresti scrivere "televisione di mio marito". Dovresti scrivere "la televisione di mio marito".
  • Se un sostantivo non termina in s, aggiungi 's alla fine del sostantivo. Ad esempio, se stai parlando delle zampe di un cane, scrivi "le zampe del cane".
  • Se il nome è plurale e finisce già in s, aggiungi semplicemente un apostrofo. Ad esempio, se stai parlando delle zampe di due cani, scrivi "le zampe dei cani".
Migliora la comunicazione scritta Passaggio 12
Migliora la comunicazione scritta Passaggio 12

Passaggio 2. Segui le regole sulle maiuscole

I nomi propri e le parole formate da essi devono essere sempre in maiuscolo. Dovresti sempre mettere in maiuscolo nomi, paesi, città, stati, nazionalità, lingue, istituzioni educative, titoli di studio, dipartimenti governativi, partiti politici e nomi commerciali o di marchi.

Dovresti anche scrivere in maiuscolo la prima parola di una frase e la prima parola di una citazione

Migliora la comunicazione scritta Passaggio 13
Migliora la comunicazione scritta Passaggio 13

Passaggio 3. Fai attenzione ai frammenti di frase

Un errore grammaticale comune è l'uso di frasi incomplete, note anche come frammenti di frase. Ogni frase punteggiata dovrebbe essere un pensiero completo ed essere in grado di reggersi da sola come frase.

Passaggio 4. Usa lo stesso tempo verbale in modo coerente

Evita di passare da un tempo all'altro in una singola frase o paragrafo. In generale, dovresti usare lo stesso tempo in modo coerente durante un pezzo di scrittura.

  • Ad esempio, non dire: "Piove e le nuvole erano scure". Prova invece "Sta piovendo e le nuvole sono scure" o "Pioveva e le nuvole erano scure".
  • Le eccezioni si verificano! Ad esempio, se stai scrivendo un articolo al presente, va bene passare al passato per un flashback o un aneddoto.

Metodo 4 di 4: Scrivere in modo conciso

Migliora la comunicazione scritta Passaggio 14
Migliora la comunicazione scritta Passaggio 14

Passaggio 1. Evita la verbosità

Scrivere in modo conciso significa che devi trasmettere il tuo messaggio con il minor numero di parole necessarie. Elimina tutte le parole extra o non necessarie che contorcono il tuo messaggio. Ad esempio, non scrivere "Sto inviando un'e-mail in merito alla questione del tuo ultimo rapporto". Prova invece a scrivere: "Sto inviando un'e-mail sul tuo ultimo rapporto".

Prova a sostituire "indipendentemente dal fatto che" con un semplice "sebbene". Se senti il bisogno di scrivere "perché", prova a scrivere "perché"

Migliora la comunicazione scritta Passaggio 15
Migliora la comunicazione scritta Passaggio 15

Passaggio 2. Non utilizzare coppie di parole ridondanti

Si dovrebbe evitare di combinare coppie di parole con significato simile. In questo modo ingombra solo la frase e fa poco per trasmettere il tuo messaggio. Esempi di coppie ridondanti includono crisi improvvise, ogni individuo, piani futuri e storia passata. Non scrivere: "I veri fatti del caso sono chiari". Prova invece a scrivere: "I fatti del caso sono chiari".

Migliora la comunicazione scritta Passaggio 16
Migliora la comunicazione scritta Passaggio 16

Passaggio 3. Elimina le parole senza senso

Non dovresti usare parole che non aggiungono significato o non hanno rilevanza per la frase. Parole come ovviamente, fondamentalmente, molto, davvero e chiaramente dovrebbero essere eliminate da una comunicazione scritta efficace. Ad esempio, non dovresti scrivere: "In realtà, Amanda ha guardato l'elefante quando stava praticamente urinando". Scrivi invece: "Amanda ha guardato l'elefante mentre urinava".

Parole come "in realtà" possono essere usate per indicare la contrarietà

Migliora la comunicazione scritta Passaggio 17
Migliora la comunicazione scritta Passaggio 17

Passaggio 4. Sostituisci una singola parola con una frase

Spesso è possibile eliminare un'intera frase semplicemente sostituendola con una singola parola. Ad esempio, frasi come "nel caso in cui" e "nelle circostanze in cui" possono essere sostituite con la parola "se".

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