3 modi per rispondere al telefono

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3 modi per rispondere al telefono
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Video: 3 modi per rispondere al telefono

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Anonim

Rispondere al telefono è un'abilità importante nella vita. Situazioni professionali, come una chiamata di lavoro o una chiamata da un potenziale datore di lavoro, possono richiedere un saluto più formale. Se stai ricevendo una chiamata da un amico, una cotta o un familiare, ti consigliamo di rispondere in modo più disinvolto e naturale. Se stai rispondendo a una chiamata da un numero sconosciuto o privato, dovresti peccare per formalità e cautela.

Passi

Metodo 1 di 3: rispondere a un telefono al lavoro

Rispondi al telefono Passaggio 1
Rispondi al telefono Passaggio 1

Passaggio 1. Mantienilo professionale

Quando rispondi al telefono in ufficio, non sempre sai chi c'è dall'altra parte della conversazione. Rispondere al telefono in modo professionale avvierà qualsiasi conversazione tu stia per iniziare con il piede giusto.

  • In caso di dubbio, rispondi con un semplice "Ciao, sono Carl".
  • Anche se hai un ID chiamante, potrebbe essere il tuo capo che chiama dal telefono di un collega! Rispondendo al telefono con "Sì, cosa?" può dare alle persone un'impressione negativa o eccessivamente informale di te.
Rispondi al telefono Passaggio 2
Rispondi al telefono Passaggio 2

Passaggio 2. Concentrati sulla conversazione

Sii assolutamente presente. Interrompi qualsiasi cosa tu stia facendo e prenditi un breve momento per prepararti.

  • Indossa il viso che vuoi proiettare prima di alzare il telefono. Fa la differenza: che tu stia sorridendo, accigliato o annoiato fino alle lacrime, il tuo interlocutore lo sentirà nel tuo tono.
  • Evita di fare clic su Internet o di distrarti durante la chiamata. Se non sei impegnato, il chiamante sarà in grado di dirlo.
Rispondi al telefono Passaggio 3
Rispondi al telefono Passaggio 3

Passaggio 3. Identificati sempre

In situazioni di lavoro, è opportuno rispondere al telefono con il tuo nome e azienda: "Buongiorno, grazie per aver chiamato XYZ. Sono Carl. Come posso aiutarti?"

  • Se è una chiamata interna, e tu lo sai, puoi rispondere con il tuo dipartimento e il tuo nome: "Salve, sono WebDev, parla Carl. Come posso aiutarti oggi?" Ciò consentirà al chiamante di sapere che ha raggiunto la persona giusta e che sei pronto ad assisterlo. Mantenere un tono amichevole e simpatico renderà la chiamata molto più piacevole per tutti.
  • In molte situazioni d'ufficio, ci sono linee guida per rispondere al telefono che tutti i dipendenti devono seguire. Proietta sempre la sincerità, non importa quanto sciocche possano sembrare le linee in scatola: il cliente sarà in grado di dire la differenza se sei entusiasta, rispetto alla semplice lettura della scheda: "Benvenuto a Good Burger, Home of the Good Burger!" suonerà totalmente ridicolo se non lo dici con convinzione.
Rispondi al telefono Passaggio 4
Rispondi al telefono Passaggio 4

Passaggio 4. Rispondi con un livello di decoro appropriato

Sii paziente, rispettoso e ottimista. Fai del tuo meglio per essere utile. Cerca di non parlare in modo troppo informale finché non sai chi è il chiamante.

  • Se l'oratore non si presenta, dire: "Posso chiedere chi sta chiamando?" È importante sapere chi sta chiamando nel caso tu debba ricontattarlo o trasferirlo su un'altra linea. Questo gesto consente anche al chiamante di sapere che è stato trattato personalmente e, per estensione, che è importante. È importante costruire relazioni di lavoro positive con le persone che ti contattano più di una volta.
  • Cerca di non essere scortese, anche se sei frustrato. Ricorda che in un ambiente di lavoro, le tue parole e le tue azioni si riflettono direttamente sulla tua azienda. Se rifletti male sulla tua azienda, potresti allontanare gli affari e i tuoi supervisori potrebbero non prendere di buon occhio la tendenza.
Rispondi al telefono Passaggio 5
Rispondi al telefono Passaggio 5

Passaggio 5. Preparati a ricevere un messaggio

Se qualcuno sta chiamando per parlare con il tuo supervisore o collega, ma sei l'unica persona disponibile per rispondere alla chiamata, chiedi educatamente a chi sta chiamando e chiedi loro di dichiarare il loro scopo. Ascolta attentamente e registra quante più informazioni pertinenti possibile:

  • Se la persona che stanno cercando di contattare non è disponibile per parlare, dire al chiamante: "Mi dispiace, ma il signor O'Halloran non è disponibile in questo momento. Posso ricevere un messaggio?"
  • Assicurati di registrare il nome, il numero di telefono e il motivo della chiamata della persona. Misura quanto sembra urgente la chiamata: sembra che il chiamante abbia bisogno di qualcosa che si occupi entro le prossime due ore o solo entro la prossima settimana? Se si tratta di una chiamata di lavoro importante, dovrai affrontare il problema nel modo più rapido ed efficiente possibile, quindi assicurati di trasmettere il messaggio il prima possibile.
Rispondi al telefono Passaggio 6
Rispondi al telefono Passaggio 6

Passaggio 6. Diffida delle chiamate per la raccolta di informazioni

Se non riconosci un chiamante e lui o lei richiede dettagli su di te o su altri, fai attenzione a non rivelare troppo sulla funzione interna della tua azienda.

  • Anche se il chiamante fornisce un nome e identifica la sua azienda, dovresti stare attento a meno che non sia un contatto fidato. Se non sei sicuro, metti il chiamante in attesa per un minuto e chiedi consiglio a un collega: "Abbiamo già fatto affari con qualcuno di nome Dave Neal? Fa molte domande sui nostri processi e sulle nostre capacità, e io voglio essere sicuro di potermi fidare di lui".
  • In una situazione aziendale, dichiarare "Mi dispiace, signore/signora. La politica aziendale è che non sono autorizzato a fornire tali informazioni. Posso avere maggiori dettagli sul motivo per cui è richiesto?" e fai la tua valutazione da lì.

Metodo 2 di 3: rispondere al telefono personale

Rispondi al telefono Passaggio 7
Rispondi al telefono Passaggio 7

Passaggio 1. Personalizza il tuo saluto per chi sta chiamando

Se sai chi sta chiamando, in base all'ID del chiamante e all'esperienza, sentiti libero di salutare quella persona come faresti di persona. Se non sai chi sta chiamando, rispondi in modo più formale e attendi che il chiamante dichiari il suo scopo.

  • Per un saluto standard, accettato a livello internazionale: dì "Ciao?" Rispondi con una leggera inflessione verso l'alto alla fine del tuo saluto, come se stessi facendo una domanda. "Ciao?" Ciò richiederà al chiamante di rispondere e, nella maggior parte dei casi, spiegherà perché sta chiamando.
  • Se un amico sta chiamando, salutalo casualmente: "Ehi, Tom! Come va?"
  • Se un supervisore, un conoscente o un potenziale datore di lavoro sta chiamando, salutalo in modo più formale, ma con un'aria di familiarità: "Buona sera, signor Lynch. Come sta?"
  • Se non sai chi sta chiamando, torna a un semplice "Ciao?"
Rispondi al telefono Passaggio 8
Rispondi al telefono Passaggio 8

Passaggio 2. Dopo aver detto "Ciao?

" , attendere che il chiamante risponda.

Quando dici "Ciao?", chiedi al chiamante di presentarsi. Rivedi il seguente esempio, con le tue parole in grassetto e le parole del chiamante in corsivo:

  • "Ciao?"
  • "Ehi, Carl, sono Tom."
  • "Oh, ehi Tom! Che succede?"
  • "Sto solo chiamando per vedere se sei in giro più tardi. Stavo pensando di andare a vedere il nuovo film di Star Wars."
  • "Diamine sì, sono qui per vedere il nuovo film di Star Wars!"
Rispondi al telefono Passaggio 9
Rispondi al telefono Passaggio 9

Passaggio 3. Personalizza il tuo saluto

Man mano che diventi più esperto nel rispondere al telefono, potresti iniziare a sviluppare schemi di saluto e frasi specifiche che usi più e più volte.

  • Considera di identificarti con il tuo saluto: "Ciao, sono Carl". o "Carl che parla".
  • Considera la possibilità di sperimentare variazioni informali di "Ciao?": "Ehi!" o "Ciao!" o "Ehi, che succede?" o "Ehi, come va?" Questi saluti informali sono più adatti ad amici e conoscenti non professionisti.
Rispondi al telefono Passaggio 10
Rispondi al telefono Passaggio 10

Passaggio 4. Imposta un messaggio di posta vocale per le volte in cui non puoi rispondere al telefono

Chiunque, dagli amici ai genitori ai datori di lavoro, potrebbe finire per sentire il tuo messaggio di posta vocale, quindi assicurati che sia educato e diretto. Evita le registrazioni di messaggi vocali di scherzi o scherzi a meno che tu non sia assolutamente sicuro che solo i tuoi amici chiameranno.

  • Digli: "Hai raggiunto la casella vocale di Carl. Mi dispiace di non poter rispondere al telefono in questo momento. Lascia un messaggio e ti ricontatterò il prima possibile".
  • Considera la possibilità di impostare una registrazione di famiglia se utilizzi un telefono di casa. Di': "Ciao, questa è la famiglia Rogers. Scusa se non possiamo rispondere al telefono in questo momento, ma lasciaci un messaggio e ti richiameremo il prima possibile!" Sentiti libero di divertirti con le registrazioni di famiglia: prova a far parlare tutta la tua famiglia come un coro o chiedi a ogni membro della famiglia di dire parte del messaggio.
  • Prendi in considerazione la possibilità di chiedere direttamente i dettagli del chiamante, invece di chiedere ai chiamanti di lasciare un messaggio: "Lascia il tuo nome, numero e scopo della chiamata e ti richiamerò non appena sarà conveniente". Questo approccio più specifico può essere più appropriato per un numero al quale si prevede di ricevere molte chiamate professionali.

Metodo 3 di 3: rispondere a una chiamata da un numero sconosciuto

Rispondi al telefono Passaggio 11
Rispondi al telefono Passaggio 11

Passaggio 1. Considera chi potrebbe chiamarti

Se stai aspettando una chiamata da qualcuno, un nuovo conoscente, un'organizzazione o un potenziale datore di lavoro, rispondi al telefono con questo in mente. Valuta se la situazione richiede un saluto leggermente più formale o un po' meno formale, ma pecca per formalità, per ogni evenienza.

  • Rispondi educatamente e semi-formalmente, in questo caso. Un semplice "Ciao?" andrà bene. Non è necessario identificarsi immediatamente: se il chiamante ti conosce personalmente o ha il tuo nome su un elenco, chiederà: "Ciao, posso parlare con Carl?"
  • Se la chiamata è indicata come "sconosciuta" o "bloccata", non devi sentirti obbligato a rispondere al telefono. Rispondi, se vuoi, o semplicemente aspetta per vedere se il chiamante lascia un messaggio vocale. Puoi sempre richiamare qualcuno, se è importante.
Rispondi al telefono Passaggio 12
Rispondi al telefono Passaggio 12

Passaggio 2. Stai attento agli scherzi

Se rispondi al telefono e la chiamata diventa rapidamente ridicola o offensiva, potresti essere stato chiamato per uno scherzo. Alcuni scherzi che chiamano sono volgari e ovvi, ma altri scherzi cercheranno di indurti a pensare che sia una chiamata legittimamente importante. Affronta gli scherzi che chiamano come faresti con i bulli: se rimani in linea e giochi al loro scherzo, li incoraggerai solo. Può essere utile rimanere in linea e stare al gioco, tuttavia, se ti dà un'idea di chi sta chiamando. Alcune compagnie telefoniche statunitensi offrono un servizio di tracciamento delle chiamate: se componi * 69 dopo aver riagganciato il telefono, un servizio di messaggistica automatico ti fornirà tutte le informazioni pubbliche sull'ultimo numero che ti ha chiamato.

Rispondi al telefono Passaggio 13
Rispondi al telefono Passaggio 13

Passaggio 3. Diffida dei telemarketing

Se rispondi a una chiamata da un numero sconosciuto e la persona all'altro capo della linea inizia a farti domande su di te, è possibile che stia cercando di ottenere i tuoi soldi.

  • I telemarketing chiamano decine di persone ogni giorno e molte di queste persone non sono interessate a ciò che stanno vendendo. Non sentirti in colpa dicendo: "Grazie per aver chiamato, ma non sono interessato. Buona giornata!" e riagganciare. Non sprecare il tuo tempo o il loro.
  • Se non desideri più ricevere chiamate da questa particolare azienda, chiedi al venditore di inserire il tuo numero nell'elenco "Non chiamare". Molte aziende soddisferanno la tua richiesta e non ti daranno più fastidio.
  • Se sei interessato a ciò che un venditore di telemarketing sta vendendo, sentiti libero di rimanere in linea e ascoltare il discorso. Tieni presente che più a lungo rimani in linea, più cercheranno di venderti!
  • Se chiedono di te o di un altro membro della tua famiglia, chiedi loro il nome e l'organizzazione prima di dire loro qualsiasi cosa: l'ultima cosa che vuoi fare è dare troppe informazioni ai telemarketing! Se sono cauti o non dicono chi sono, ricorda: non sei obbligato a continuare a parlare con loro.

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Suggerimenti

  • "Ciao?" è il tuo punto di riferimento. È quasi sempre appropriato rispondere con "Pronto?", indipendentemente dal fatto che il chiamante sia un tuo amico, una persona che ti piace, tua madre, il tuo supervisore, il capo della polizia locale o un perfetto sconosciuto.
  • L'ID chiamante è utile. Se riesci a dire chi sta chiamando prima di rispondere, sarai molto più preparato per la chiamata.
  • "Che cosa?" o "Sì?" in genere non è un modo accattivante di rispondere al telefono, anche se non ti piace l'altra persona o sei di cattivo umore. Mettiti in mostra quando rispondi al telefono.

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