Come scrivere un briefing paper (con immagini)

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Come scrivere un briefing paper (con immagini)
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Anonim

Un documento informativo delinea un particolare problema e il suo background, di solito per un funzionario governativo o un altro decisore politico. Questi decisori devono fare scelte difficili su molti argomenti diversi ogni giorno e non hanno tempo per ricercare in profondità ciascuno di essi. Un documento informativo aiuta a portare un singolo problema all'attenzione di qualcuno e riempie i dettagli chiave che lui o lei ha bisogno di sapere. Quindi propone soluzioni e raccomanda miglioramenti. Saper scrivere un briefing paper è un'abilità utile per studenti, professionisti, politici e attivisti della comunità. Un documento informativo persuasivo è conciso, ben organizzato e copre i fatti e le soluzioni più importanti e pertinenti.

Passi

Parte 1 di 4: mappatura e impostazione della carta

Passaggio 1. Determinare l'ambito del documento

L'ambito include sia la profondità che l'ampiezza della carta. Quanti dettagli entrerai? Quanti argomenti diversi tratterai? Questo varierà in base alla quantità di informazioni che sei in grado di trovare e alla quantità di informazioni che dovrai includere per supportare le tue affermazioni.

Determinare la portata del briefing paper è importante perché consentirà al lettore di sapere esattamente quali informazioni sono coperte e quali no

Scrivi un briefing paper Passaggio 1
Scrivi un briefing paper Passaggio 1

Passaggio 2. Conosci il tuo pubblico

Prima di iniziare a scrivere il tuo briefing paper, è importante considerare chi lo leggerà. Questo guiderà le scelte che farai in tutto il documento. Prima di iniziare, pensa alle seguenti domande e, se non conosci le risposte, prova a scoprirlo:

  • Chi leggerà questo documento? Funzionari governativi? Dirigenti aziendali? Giornalisti? Una combinazione di questi?
  • Quanto sa già il pubblico di questo problema? Sanno proprio qualcosa? Cosa deve sapere il pubblico?
  • Quale autorità ha il pubblico sulla questione? Quali cambiamenti è in grado di apportare?
Scrivi un briefing paper Passaggio 2
Scrivi un briefing paper Passaggio 2

Passaggio 3. Pianifica i punti chiave

Prima di iniziare a scrivere il tuo briefing paper, dovresti tracciare, mentalmente o in uno schema, i punti chiave che vuoi fare.

Poiché un documento informativo è in genere lungo solo una o due pagine, deve essere condensato. I responsabili politici sono molto impegnati e il tuo non è l'unico problema nei loro piatti. Non c'è spazio per informazioni inutili o spiegazioni prolisse. Decidi in anticipo i punti chiave per creare un documento informativo conciso

Scrivi un briefing paper Passaggio 3
Scrivi un briefing paper Passaggio 3

Passaggio 4. Considera l'utilizzo di un modello

Sebbene la formattazione di un briefing paper non sia eccessivamente complessa, puoi risparmiare un po' di tempo scaricando uno dei tanti modelli online gratuiti per creare briefing paper in MS Word.

Un modello può aiutarti a organizzare i tuoi pensieri e creare più rapidamente un documento informativo

Scrivi un briefing paper Passaggio 4
Scrivi un briefing paper Passaggio 4

Passaggio 5. Creare un nome, una data e un oggetto

Se non stai utilizzando un modello, dovrai iniziare a impostare il tuo foglio creando il nome, la data e le righe dell'oggetto.

  • Il nome corrisponde alla persona a cui è indirizzata la nota informativa.
  • La data corrisponde alla data in cui è stato presentato il documento.
  • La riga dell'oggetto dovrebbe descrivere in poche parole l'argomento principale del documento informativo, come "La prevalenza del bullismo nel distretto scolastico della contea settentrionale". Ciò consente al lettore di conoscere, senza nemmeno sfogliare il documento, la questione che verrà affrontata.
Scrivi un briefing paper Passaggio 5
Scrivi un briefing paper Passaggio 5

Passaggio 6. Considera una sezione di riepilogo

Alcuni documenti informativi includono una sezione riassuntiva all'inizio del documento, che riassume l'intero documento in pochi punti elenco. Decidi se desideri farlo e, in tal caso, riserva dello spazio per questa sezione.

  • Per un lettore molto impegnato, il riassunto offre in anticipo i punti chiave, consentendo così di sfogliare il resto del documento.
  • Un documento informativo ben congegnato è spesso abbastanza conciso da rendere superflua questa sezione. Tuttavia, per questioni che richiedono un'azione immediata, questo può essere un modo per evidenziare l'urgenza della carta indicando chiaramente la scadenza all'interno della sintesi.
  • Il riassunto non dovrebbe contenere più di tre o quattro punti elenco.

Parte 2 di 4: descrizione del problema

Scrivi un briefing paper Passaggio 6
Scrivi un briefing paper Passaggio 6

Passaggio 1. Crea un'apertura che riassuma il problema

La parte successiva del documento deve descrivere il problema o il problema in dettaglio. Inizia con una breve apertura, solitamente etichettata come "problema" o "scopo" che descrive in una o due frasi il problema principale su cui si concentra il documento e/o il motivo per cui stai inviando questo documento.

Ad esempio, potresti scrivere qualcosa del tipo: "Gli incidenti violenti legati al bullismo sono in aumento nelle scuole del distretto scolastico della contea settentrionale. Le attuali politiche disciplinari potrebbero non essere adeguate per affrontare questo problema"

Scrivi un briefing paper Passaggio 7
Scrivi un briefing paper Passaggio 7

Passaggio 2. Delinea i fatti/sfondo chiave

La sezione successiva, denominata "considerazioni" o "precedenti" dovrebbe fornire alcune informazioni dettagliate sullo stato del problema o del problema, concentrandosi sullo sviluppo recente e/o sullo stato attuale della situazione.

  • Questa sezione dovrebbe includere le informazioni necessarie al lettore per prendere una decisione su questo problema. Le informazioni non necessarie a tale scopo, per quanto interessanti possano essere, dovrebbero essere escluse.
  • Se non l'hai già fatto, fai qualche ricerca prima di scrivere questa sezione. Vuoi che le informazioni nella sezione siano il più accurate, specifiche e aggiornate possibile.
  • Se necessario, traduci le informazioni per il tuo pubblico per rendere questa sezione chiara e semplice. Evita il gergo, il linguaggio tecnico o le informazioni che non sono di interesse centrale per il pubblico.
  • Usa statistiche e dati come appropriato, ma spiega le cose in termini che il tuo pubblico sarà in grado di comprendere rapidamente e facilmente.
Scrivi un briefing paper Passaggio 8
Scrivi un briefing paper Passaggio 8

Passaggio 3. Tieni fuori le tue opinioni

Le tue opinioni su questa situazione e/o su cosa dovrebbe essere fatto al riguardo non dovrebbero apparire in questa sezione. Mantienilo rigorosamente fattuale.

Puoi, tuttavia, scegliere di discutere i pro ei contro di varie azioni proposte o in corso, evidenziando i punti di forza e di debolezza di ciascuna

Parte 3 di 4: offrire conclusioni e raccomandazioni

Scrivi un briefing paper Passaggio 9
Scrivi un briefing paper Passaggio 9

Passaggio 1. Rendilo pertinente

Il tuo documento informativo dovrebbe concludersi con sezioni etichettate come "conclusioni" e/o "raccomandazioni" o "passaggi successivi". Questa chiusura dovrebbe chiarire perché questo problema dovrebbe essere considerato importante dal tuo lettore.

  • Prova a collegare il problema direttamente all'interesse personale del lettore per rendere il tuo articolo più persuasivo.
  • Ad esempio, potresti dire qualcosa del tipo: "Gli incidenti legati al bullismo stanno portando i genitori a prendere in considerazione opzioni scolastiche private. Sono collegati a punteggi più bassi dei test e tassi di laurea, rendendo le nostre scuole meno efficaci agli occhi della comunità. Riducono il nostro distretto opportunità di integrare i finanziamenti con sovvenzioni federali e private".
Scrivi un briefing paper Passaggio 10
Scrivi un briefing paper Passaggio 10

Passaggio 2. Proponi una soluzione

Molti documenti informativi forniranno una proposta soluzione al problema che è stato descritto, collegando il problema a un cambiamento di politica volto a migliorare la situazione.

  • Alcuni documenti di briefing delineeranno le soluzioni proposte in una sezione denominata "raccomandazioni", ma alcuni autori preferiscono "passaggi successivi", ritenendo che questo abbia un aspetto più morbido, meno presuntuoso o aggressivo. Ricorda che il lettore sarà colui che prende la decisione finale su questo problema, non tu.
  • Questa sezione non deve essere "bilanciata" come lo era la sezione background/considerazioni. Questo può essere un posto dove puoi esprimere la tua opinione su cosa dovrebbe essere fatto.
  • Va notato, tuttavia, che non è necessario approvare una soluzione particolare. Puoi anche semplicemente elencare alcune opzioni con i loro pro e contro, e semplicemente esortare il lettore a considerare queste scelte e ad agire di qualche tipo per affrontare il problema. Non specifichi necessariamente quale azione sarebbe più appropriata.
Scrivi un briefing paper Passaggio 11
Scrivi un briefing paper Passaggio 11

Passaggio 3. Usa i fatti per sostenere la tua tesi

Le vostre proposte in questa sezione finale dovrebbero fluire logicamente dalle informazioni presentate nelle sezioni precedenti. Usa i fatti che hai esposto per mostrare perché la soluzione che stai proponendo è buona.

Assicurati che qualsiasi soluzione che proponi sia chiara e direttamente correlata al problema così come l'hai delineato. Ad esempio, immagina di aver evidenziato la mancanza di programmi di prevenzione del bullismo nella sezione precedente. Qui avrà senso suggerire un programma del genere e forse indicare la loro efficacia in altre scuole. Se i programmi di prevenzione non sono già emersi, una soluzione come questa potrebbe sembrare venuta fuori dal nulla

Parte 4 di 4: Modifica del documento

Scrivi un briefing paper Passaggio 12
Scrivi un briefing paper Passaggio 12

Passaggio 1. Riducilo

Un documento informativo dovrebbe essere solo di circa due pagine. Se, dopo aver finito, la carta è più lunga di questo, il tuo primo passaggio per scopi di modifica dovrebbe cercare i punti in cui tagliarlo.

  • Cerca informazioni fuori tema o meno importanti e rimuovi quel materiale, soprattutto se non riguarda le soluzioni che offri.
  • Allo stesso modo, assicurati che non manchino informazioni chiave necessarie per rendere la tua argomentazione chiara e convincente. Potrebbe essere necessario sostituire un'informazione con un'altra.
  • Prova a metterti nei panni di un politico o di un burocrate mentre modifichi. Pensa a quante informazioni ricevono ogni giorno questi individui. Non contribuire al problema. Partecipa alla soluzione fornendo le informazioni necessarie per prendere una decisione, né più né meno.
Scrivi un briefing paper Passaggio 13
Scrivi un briefing paper Passaggio 13

Passaggio 2. Rimuovere il linguaggio tecnico

Durante la modifica, tieni d'occhio il linguaggio tecnico o il gergo che potrebbe rendere il tuo documento meno accessibile. Anche se hai cercato di evitarlo scrivendo il documento, è possibile che un linguaggio impegnativo si sia fatto strada nel documento.

  • Soprattutto se sei un esperto di un argomento di cui stai scrivendo, è facile dimenticare, almeno momentaneamente, che la lingua che è ogni giorno per te potrebbe essere difficile da capire per gli altri.
  • Tieni presente che allo stesso modo non è sempre immediatamente ovvio perché qualcosa è importante per le persone che non hanno già familiarità con un argomento. I responsabili politici di solito non possono essere esperti su ogni argomento su cui devono prendere decisioni.
Scrivi un briefing paper Passaggio 14
Scrivi un briefing paper Passaggio 14

Passaggio 3. Assicurati che la struttura sia logica

Assicurati che i fatti chiave che hai incluso fluiscano in modo logico dal problema, così come lo hai riassunto. Siate doppiamente certi che qualsiasi soluzione proposta tenga conto anche di queste considerazioni chiave.

Scrivi un briefing paper Passaggio 15
Scrivi un briefing paper Passaggio 15

Passaggio 4. Rileggi attentamente le bozze

Dopo aver affrontato la lunghezza e il flusso della carta, dai un'occhiata più attenta per assicurarti che sia priva di tutti gli errori.

Un articolo con errori di ortografia, stile o grammatica potrebbe essere preso meno sul serio dal tuo lettore. Potresti fare più male che bene inviando un documento del genere, in quanto potrebbe screditare la tua prospettiva

Esempi di documenti informativi

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Esempio di briefing sull'invasione aliena

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Esempio di briefing sull'epidemia di influenza

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Esempio di briefing sul codice di abbigliamento

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Suggerimenti

  • Tieni presente che mentre il tuo documento può essere indirizzato a una certa persona, anche altri possono leggerlo: dipendenti, colleghi e persino i media. Questo è un buon motivo per mantenere la tua scrittura il più accessibile possibile, anche se il tuo lettore previsto ha una certa conoscenza dell'argomento.
  • Rivedere i documenti informativi scritti da leader di spicco e professori affermati per imparare dai loro approcci persuasivi.

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