Modi semplici per scrivere una lettera circolare: 12 passaggi (con immagini)

Sommario:

Modi semplici per scrivere una lettera circolare: 12 passaggi (con immagini)
Modi semplici per scrivere una lettera circolare: 12 passaggi (con immagini)

Video: Modi semplici per scrivere una lettera circolare: 12 passaggi (con immagini)

Video: Modi semplici per scrivere una lettera circolare: 12 passaggi (con immagini)
Video: Come citare le fonti nella TESI e nella BIBLIOGRAFIA (Informazioni pratiche) #ScienzedellEducazione 2024, Marzo
Anonim

Scrivere una lettera circolare non richiesta è un ottimo modo per ottenere informazioni a un grande gruppo di persone contemporaneamente. Viene utilizzato più spesso per ottenere informazioni su beni o servizi che si desidera pubblicizzare. Tuttavia, può essere utilizzato anche per ragioni non commerciali, come per diffondere informazioni su un incontro della comunità o su un cambiamento nella tua vita. Per scriverne uno tu stesso, devi iniziare decidendo il tuo argomento e i tuoi punti di supporto. Con questi a portata di mano, puoi facilmente delineare e quindi redigere la tua lettera. Per finirlo devi solo rileggerlo ancora una volta per errori di battitura e assicurarti che la lettera fornisca tutte le informazioni che desideri.

Passi

Parte 1 di 3: scrivere la tua introduzione

Scrivi una lettera circolare Passaggio 1
Scrivi una lettera circolare Passaggio 1

Passaggio 1. Decidi a chi deve essere scritta la tua lettera

Quando si scrive una lettera circolare è importante avere in mente un pubblico specifico. Sapere chi è il tuo pubblico fin dall'inizio ti aiuterà a creare una lettera chiara ed efficace che sia personalizzata specificamente per loro.

Scrivi una lettera circolare Passaggio 2
Scrivi una lettera circolare Passaggio 2

Passaggio 2. Scrivi un saluto introduttivo

Inizia con un saluto generale, come "Gentile investitore" o "Ciao caro cliente". Questo semplice saluto dà il tono alla lettera e mostra che sei un professionista.

  • Per una lettera circolare destinata a molte persone, non puoi utilizzare il saluto personale comune, come "Cara Jane Smith". Invece, devi usare un linguaggio molto generale pur rimanendo cordiale e coinvolgente.
  • Puoi provare un saluto caloroso, come "Cari stimati clienti" o "Cari stimati colleghi" o un semplice saluto, come "Cari membri della comunità".
Scrivi una lettera circolare Passaggio 3
Scrivi una lettera circolare Passaggio 3

Passaggio 3. Fornisci una breve spiegazione di chi sei

Queste informazioni dovrebbero includere la tua posizione professionale, se pertinente alla lettera, e il modo in cui sei connesso ai lettori. Questo fornisce al lettore un contesto sul motivo per cui gli stai scrivendo, e quindi spiega loro perché dovrebbero continuare a leggere.

Ad esempio, se possiedi un'attività di catering e scrivi a clienti precedenti, scrivi: "Mi chiamo Erin Smith e possiedo Catering Plus. Ti scrivo oggi perché sono grato di averti avuto come cliente in il passato."

Consiglio:

Anche se pensi che tutti quelli che leggono la lettera sappiano già chi sei, dare loro una breve spiegazione della tua posizione dà un contesto al motivo per cui stai scrivendo loro.

Parte 2 di 3: Comporre il corpo della tua lettera

Scrivi una lettera circolare Passaggio 4
Scrivi una lettera circolare Passaggio 4

Passaggio 1. Parla ai tuoi lettori del tuo argomento principale nel primo paragrafo

Quando scrivi una lettera circolare è importante che il lettore conosca il tuo punto piuttosto rapidamente. Invece di tergiversare, dì al lettore cosa vuoi che sappia subito. Ciò garantirà che anche se non continuano a leggere, ottengono l'idea generale.

  • Stai scrivendo per promuovere una vendita? Stai scrivendo per informare le persone su un'opportunità di investimento? Qualunque sia il messaggio principale, chiariscilo all'inizio.
  • Ad esempio, se vuoi che il lettore acquisti il tuo prodotto, dì qualcosa come "Scrivo oggi perché ho un nuovo meraviglioso prodotto che penso potresti trovare utile".

Consiglio:

Il punto principale di una lettera circolare non dovrebbe essere complicato. Più chiaro e semplice è il tuo punto, più è probabile che le persone capiscano il punto anche con una rapida scansione della tua lettera.

Scrivi una lettera circolare Passaggio 5
Scrivi una lettera circolare Passaggio 5

Passaggio 2. Fai un elenco dei tuoi punti di supporto in modo che tu possa fare riferimento ad esso mentre scrivi

Avere ulteriori punti o idee che vuoi esprimere nella lettera scritta in un elenco può aiutarti a rimanere sul messaggio mentre scrivi il corpo della lettera. Crea elenchi puntati su tutto ciò che desideri includere nella lettera in modo da ricordarti di includerli tutti e barrarli quando li hai inclusi.

Ad esempio, se stai scrivendo di una vendita su un prodotto che vendi, i punti elenco che potresti elencare includono il prezzo di vendita o la percentuale di sconto, per quanto tempo durerà la vendita e come contattarti per acquistare il prodotto

Scrivi una lettera circolare Passaggio 6
Scrivi una lettera circolare Passaggio 6

Passaggio 3. Fornire informazioni di supporto in 1 o 2 paragrafi principali

Ciascuno dei tuoi paragrafi dovrebbe essere focalizzato sul supporto del tuo punto generale. Dì al lettore i dettagli sul motivo per cui hanno bisogno del tuo prodotto, perché dovrebbero fare ciò che chiedi loro di fare o perché stanno avvenendo cambiamenti nella tua azienda. Questi devono essere paragrafi brevi e chiari che funzionino per sostenere il punto centrale della tua lettera.

  • Ad esempio, se la tua lettera riguarda una vendita che sta avendo la tua attività, crea un paragrafo su cosa è esattamente in vendita. Inizia il paragrafo scrivendo "Lascia che ti parli un po' di questo prodotto in modo che tu capisca che cosa stiamo offrendo".
  • Un altro paragrafo potrebbe riguardare il motivo per cui la tua offerta è un buon affare. Potresti iniziare questo paragrafo dicendo ai tuoi potenziali clienti: "Ti stiamo offrendo un ottimo affare su questo prodotto perché ti stimiamo come cliente e vogliamo trasferire i nostri risparmi su di te".
  • Se stai scrivendo ai dipendenti della tua azienda in merito al trasferimento dell'ufficio in un nuovo edificio, i paragrafi principali di uno o due dovrebbero contenere una sequenza temporale generale per il trasloco e come dovrebbero aspettarsi che il trasferimento influisca sul loro flusso di lavoro. Potresti iniziare dicendo: "L'intero trasloco dovrebbe richiedere 2 settimane" e poi entrare nei dettagli su come verrà suddiviso quel tempo.
Scrivi una lettera circolare Passaggio 7
Scrivi una lettera circolare Passaggio 7

Passaggio 4. Scrivi un paragrafo o una dichiarazione conclusiva

Nella tua conclusione, dovresti riaffermare il tuo punto principale e ringraziare il lettore per aver dedicato del tempo a leggere la tua lettera. Questo porterà a casa il tuo punto e creerà una buona sensazione mentre il lettore finisce di leggere la tua lettera.

Ad esempio, se la tua lettera circolare informa i lettori della tua nuova posizione professionale, ripeti il titolo e perché queste informazioni potrebbero essere importanti per il lettore. Potresti dire: "Ancora una volta, sono molto grato di essere ora a capo della divisione marketing di Omniglobal e spero che con questa nuova posizione sarò in grado di costruire un rapporto nuovo e produttivo con la tua azienda"

Parte 3 di 3: correzione di bozze e modifica della tua lettera

Scrivi una lettera circolare Passaggio 8
Scrivi una lettera circolare Passaggio 8

Passaggio 1. Modifica la lunghezza della tua lettera

Una lettera circolare dovrebbe essere abbastanza lunga da fornire al lettore tutte le informazioni pertinenti che vuoi che sappia. Tuttavia, deve anche essere abbastanza breve in modo che il lettore non si annoi a leggerlo. Se la lettera è più lunga di una pagina, deve essere accorciata. Cerca la ripetizione nella tua scrittura e modificala. Inoltre, valuta se il tuo lettore ha bisogno di conoscere tutti i dettagli che hai fornito e prendine alcuni se non lo fanno.

Può essere difficile modificare la tua scrittura, poiché pensavi che tutto ciò che hai incluso fosse abbastanza importante da includere. Per questo motivo, considera di chiedere a qualcuno con occhi nuovi di esaminare il tuo lavoro

Scrivi una lettera circolare Passaggio 9
Scrivi una lettera circolare Passaggio 9

Passaggio 2. Rileggi la tua lettera e correggi eventuali errori di battitura

Una volta che hai finito di scrivere, è importante ripassare il tuo lavoro per cercare gli errori. Prendersi del tempo per farlo ti aiuterà a garantire che la tua lettera arrivi in modo professionale e che il lettore possa concentrarsi sul tuo messaggio, invece che sui tuoi errori.

Consiglio:

Se sei preoccupato per gli errori di battitura anche dopo aver riletto tu stesso la lettera, chiedi a un amico o a un collega di dargli un'occhiata.

Scrivi una lettera circolare Passaggio 10
Scrivi una lettera circolare Passaggio 10

Passaggio 3. Assicurati di rilasciare informazioni autorizzate

Quando si invia una lettera commerciale è importante fornire informazioni molto limitate. Non inviare informazioni riservate o informazioni che non vuoi che il pubblico conosca in una lettera circolare.

Ad esempio, se stai scrivendo una lettera circolare indirizzata ai dipendenti su un cambiamento di leadership nella tua azienda, in molti casi non vuoi includere le ragioni alla base del cambiamento in quanto potrebbero riflettersi male sull'azienda o potrebbero aprire la società a una causa

Scrivi una lettera circolare Passaggio 11
Scrivi una lettera circolare Passaggio 11

Passaggio 4. Formatta la tua lettera

La tua lettera dovrebbe avere un formato commerciale che includa il nome della tua attività e il suo indirizzo in alto, di solito al centro. Se hai un'intestazione aziendale, può servire a questo scopo. Dovresti anche includere la data in alto a sinistra sopra il saluto in modo che i lettori sappiano se la lettera è aggiornata quando la leggono.

In fondo alla lettera dovresti includere il tuo nome e le informazioni di contatto, che di solito includono il tuo indirizzo email e numero di telefono

Scrivi una lettera circolare Passaggio 12
Scrivi una lettera circolare Passaggio 12

Passaggio 5. Verifica di inviare la tua lettera alle persone giuste

Dopo aver terminato la tua lettera, tutto ciò che devi fare è spedirla. Tuttavia, controlla ancora una volta la tua mailing list prima di inviarla, solo per assicurarti che venga inviata a tutti quelli a cui vuoi e che gli indirizzi che stai utilizzando siano corretti.

Consigliato: