Un congedo è il tempo trascorso lontano dal tuo posto di lavoro o dalla tua università. Tale congedo può essere richiesto per una serie di motivi, come una malattia a te stesso o a un membro della famiglia o una vacanza prolungata. In alcuni casi, i dipendenti hanno legalmente diritto a determinati tipi di assenze, come il congedo per la nascita o l'adozione di un bambino o per fornire assistenza medica a un familiare stretto. La definizione di "aspettativa" può variare a seconda della durata dell'assenza. In alcuni casi, le assenze di breve durata, come l'assenza dall'università o dal posto di lavoro per meno di un mese, non sono considerate un congedo, mentre in altri casi, anche un'assenza di una settimana può essere considerato un congedo. È importante determinare come il datore di lavoro o la scuola definisce un congedo prima di scrivere una lettera di congedo, poiché la durata dell'assenza proposta potrebbe non essere sufficiente per richiedere una domanda formale.
Passi
Parte 1 di 3: richiedere un congedo dal tuo datore di lavoro
Passaggio 1. Dai un avviso tempestivo al tuo capo
Quando richiedi un congedo dal tuo datore di lavoro, è importante dare un preavviso. Dare un preavviso potrebbe, ovviamente, non essere possibile in determinate circostanze, come la perdita inaspettata di una persona cara. Tuttavia, se è possibile dare un preavviso (ad es. il congedo che stai cercando è tra diverse settimane o mesi), prova a scrivere la lettera il prima possibile in modo che il tuo datore di lavoro e i membri del team al lavoro possano pianificare di conseguenza. Un buon modo per dare un preavviso potrebbe essere quello di discutere il congedo proposto con il tuo capo prima di consegnare la lettera di congedo. In questo modo la tua prima frase può fare riferimento alla tua discussione precedente e la lettera non arriva al tuo capo come una sorpresa.
Passaggio 2. Sii specifico sulle date
Indica le date esatte in cui prevedi di essere assente. Cerca di non essere vago sulla quantità di tempo che devi stare via. In alcuni casi, potrebbe non essere possibile essere precisi sulle date, ma essere specifici sulle date aiuterà il tuo datore di lavoro e i colleghi a pianificare in anticipo come gestiranno il tuo lavoro in tua assenza. Pertanto, se possibile, cerca di essere il più specifico possibile nella tua lettera sulle date che prevedi di trascorrere lontano dal lavoro.
Passaggio 3. Sii trasparente con il tuo datore di lavoro
Sii il più trasparente possibile sul motivo per cui hai bisogno di una pausa. Ciò non significa che dovresti rivelare ogni minimo dettaglio sul motivo per cui devi stare lontano. In molti casi, il tuo datore di lavoro potrebbe non avere il diritto di conoscere determinati dettagli sulla tua vita personale. Tuttavia, essere il più trasparente e onesto possibile con il tuo datore di lavoro sul motivo per cui hai bisogno di ferie ridurrà al minimo la possibilità di conflitti con la direzione.
Passaggio 4. Discuti come verrà gestito il tuo lavoro in tua assenza
La tua lettera dovrebbe affermare che sei consapevole delle tue responsabilità e che comprendi che prima di partire vorresti discutere di come sarebbe stato svolto il tuo lavoro in tua assenza. Puoi includere nella tua lettera dettagli su come pensi che sarà svolto il tuo lavoro (ad esempio lasciando note dettagliate per i membri del tuo team sui progetti in corso che saranno dovuti durante la tua assenza, lasciando le informazioni di contatto in modo che i membri del team possano raggiungerti in un'emergenza).
Passaggio 5. Scopri a quali tipi di assenze hai diritto
Sappi che hai legalmente diritto a determinati tipi di assenze. È importante distinguere tra le assenze a cui si ha diritto e quelle che possono essere concesse solo a discrezione del datore di lavoro.
- Negli Stati Uniti, hai diritto, ad esempio, a un massimo di 12 settimane di congedo non retribuito all'anno per la nascita e la cura di un bambino o per l'adozione di un bambino ai sensi del Family and Medical Leave Act. Determina se soddisfi i requisiti di idoneità previsti dalla legge. Questi requisiti includono che hai lavorato per il tuo datore di lavoro per almeno 12 mesi prima dell'inizio del tuo congedo e hai lavorato almeno 1250 ore in quel periodo di 12 mesi. Il tuo datore di lavoro deve anche impiegare almeno 50 dipendenti nel tuo luogo di lavoro o in un luogo entro 75 miglia da tale luogo e il tuo datore di lavoro deve essere un "datore di lavoro coperto" ai sensi della legge.
- Se stai scrivendo una lettera per richiedere un'assenza a cui hai diritto legalmente, puoi formulare la richiesta di conseguenza. Puoi scrivere, ad esempio, "Come sappiamo entrambi, ho il diritto legale di prendermi questo tempo libero. Spero di prendermi una pausa tra (inserire le date). Come possiamo fare in modo che la produttività continui?" Inoltre, chiedere al tuo datore di lavoro come mantenere la produttività mostra una preoccupazione per il benessere del tuo datore di lavoro e può migliorare la tua posizione sul posto di lavoro.
- Se stai chiedendo un tempo libero che non ti è dovuto contrattualmente, modifica il tuo tono per scusarti per l'inconveniente e prometti di recuperare il tempo perso al meglio delle tue capacità.
- Fai sapere al tuo capo se hai delle ferie maturate o giorni di malattia.
- Includere queste informazioni nella lettera renderà le cose più chiare anche per la catena di comando nel dipartimento delle risorse umane se il tuo capo sceglie di negare la tua richiesta e devi appellarti alla decisione.
Passaggio 6. Includi idee su come delegare il lavoro mentre sei via
Anche se probabilmente il tuo capo avrà l'ultima parola su questo, prova a dare suggerimenti utili su quale dei tuoi colleghi ritieni sia più adatto a coprire vari aspetti del tuo lavoro in tua assenza. Cerca di non caricare tutto il peso sulle spalle di una persona, tuttavia, poiché ciò sarebbe ingiusto nei confronti di quel particolare collega.
Passaggio 7. Scrivi con un tono rispettoso
Qualunque siano le circostanze, è importante richiedere educatamente un congedo. Dovresti, in altre parole, chiedere piuttosto che pretendere un'assenza, anche se ne hai diritto per legge. Chiedere gentilmente può ridurre al minimo il confronto con la direzione.
Parte 2 di 3: richiedere un congedo dalla tua università
Passaggio 1. Individuare un modulo di congedo
Gli studenti che cercano un congedo dalla loro università sono generalmente tenuti a compilare un modulo. Scarica un modulo di aspettativa fornito dal tuo dipartimento universitario sul suo sito web. Questi moduli dovrebbero essere disponibili anche presso l'ufficio dipartimentale.
Passaggio 2. Compila il modulo
Il modulo richiederà informazioni come nome, numero di identificazione dell'università, indirizzo universitario e permanente e corso di laurea.
- Il modulo probabilmente chiederà la tua cittadinanza o lo stato del visto. I permessi possono avere implicazioni sul visto per gli studenti internazionali. Questo perché se sei uno studente internazionale, ti è stato concesso un visto per studiare. Se ti ritiri dagli studi per un lungo periodo di tempo, ti potrebbe essere chiesto di tornare nel tuo paese d'origine e potrebbe essere necessario richiedere nuovamente un visto per tornare. Scopri quali potrebbero essere le implicazioni del visto di un congedo se sei uno studente internazionale che studia con un visto per studenti. Queste politiche possono variare in base al paese e sono stabilite dal dipartimento di stato competente.
- Nelle università statunitensi, il modulo ti chiederà anche se stai ricevendo aiuti finanziari federali. Se sei uno studente negli Stati Uniti che riceve aiuti finanziari federali, generalmente sei tenuto a frequentare l'università per ricevere aiuti finanziari. Un congedo può influire sulla tua idoneità agli aiuti federali, quindi è importante contattare il tuo ufficio per gli aiuti finanziari e parlare con un consulente per gli aiuti finanziari per un consiglio su come procedere al meglio con la tua richiesta di congedo.
Passaggio 3. Scrivere una lettera di congedo come documentazione di supporto
La richiesta di aspettativa dovrebbe generalmente essere accompagnata da documenti giustificativi di cui la tua università avrà bisogno per approvare la tua richiesta. Se stai richiedendo un congedo militare, dovrai allegare i tuoi ordini militari. Se richiedi un congedo per motivi di salute, dovrai allegare una lettera scritta dal tuo medico o dal tuo operatore sanitario. Se, invece, richiedi un congedo per motivi personali, dovrai scrivere una lettera di congedo spiegando le circostanze e le ragioni della tua richiesta.
Passaggio 4. Sii trasparente sulle tue ragioni
Se la tua richiesta di assenza è per motivi personali, è importante essere il più trasparente possibile con il tuo dipartimento, in modo che il tuo dipartimento possa determinare se la tua situazione particolare ti qualifica per il congedo.
Passaggio 5. Menziona nella lettera qualsiasi lavoro che intendi svolgere mentre sei via
Potresti, ad esempio, essere uno studente ricercatore che richiede un permesso per completare il tuo progetto di ricerca lontano dal tuo campus in un luogo remoto. I dottorandi di livello avanzato hanno normalmente diritto a tali permessi. Devono, tuttavia, discutere i loro piani con i loro consulenti di facoltà prima che il congedo sia concesso, in modo che il consulente possa certificare al dipartimento che tu (lo studente) è probabile che raggiungi i tuoi obiettivi di ricerca. Specifica nella lettera di congedo qualsiasi lavoro che intendi svolgere durante la tua assenza.
Parte 3 di 3: formattare la tua lettera
Passaggio 1. Includi l'indirizzo del mittente
Potrebbe sembrare inutile includere il tuo indirizzo se lavori nello stesso edificio del tuo datore di lavoro, ma così facendo ti assicurerai che la lettera venga restituita all'indirizzo corretto se l'ufficio postale non riesce a consegnarla, e il tuo dipartimento delle risorse umane troverà è più facile archiviare la tua lettera se il tuo indirizzo è scritto su di essa.
Passaggio 2. Utilizzare la data in cui è stata completata la lettera
Spesso gli scrittori datano la lettera quando la iniziano, ma se lavori sulla lettera nel corso di diversi giorni, ricorda di cambiare la data al giorno in cui la lettera è stata completata e firmata.
Passaggio 3. Includi un indirizzo interno, noto anche come indirizzo del destinatario
Includere il nome del destinatario specifico, compreso il suo titolo personale (ad es. Dr. Rogers, Prof. Smith).
Passaggio 4. Utilizzare il nome utilizzato nell'indirizzo interno per il saluto
Anche se conosci bene il tuo capo, rivolgiti a lei in modo formale, con il suo titolo professionale o personale seguito dal suo cognome.
Passaggio 5. Decidi quale stile di formattazione desideri utilizzare per i paragrafi del tuo corpo
Uno stile formale popolare è lo stile a blocchi, che segue le seguenti convenzioni:
- I paragrafi dovrebbero essere interlinea singola.
- Le linee dovrebbero essere allineate a sinistra.
- Invece di rientrare per iniziare un paragrafo, tutte le righe dovrebbero iniziare sul margine sinistro.
- Lascia una riga vuota per indicare le interruzioni di paragrafo.
Passaggio 6. Termina la tua lettera con una chiusura gentile, come "Cordiali saluti", "I tuoi fedeli" o "Cordiali saluti
- Lascia una riga vuota tra il paragrafo del corpo precedente e "Cordiali saluti".
- Lascia quattro righe vuote tra "Cordiali saluti" e il tuo nome dattiloscritto.
Passaggio 7. Firma la lettera
Una volta stampata la lettera, firma con l'inchiostro il tuo nome nello spazio previsto dalle quattro righe vuote.