Come scrivere white paper: 14 passaggi (con immagini)

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Come scrivere white paper: 14 passaggi (con immagini)
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Video: Come scrivere white paper: 14 passaggi (con immagini)

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Anonim

Un white paper è un documento da una a cinque pagine che descrive un determinato problema e propone una soluzione specifica al problema. È comunemente usato in ambienti governativi e aziendali. Un tipico white paper potrebbe elencare modi per soddisfare le esigenze di marketing di un cliente, suggerire l'uso di un determinato prodotto per un processo tecnico o identificare modi per affrontare i problemi municipali. Per scrivere un white paper di successo, devi conoscere il tuo pubblico, esporre chiaramente il tuo problema e argomentare in modo convincente e coinvolgente su come risolverlo.

Passi

Parte 1 di 3: Coinvolgi il tuo pubblico

Scrivi white paper Passaggio 1
Scrivi white paper Passaggio 1

Passaggio 1. Determina il tuo pubblico

In genere, non conoscerai personalmente il tuo pubblico. Tuttavia, dovresti identificare il maggior numero possibile di fattori, come esigenze professionali, background formativo e titolo/i di lavoro. Questi aspetti determineranno come formare la tua argomentazione. Modella la tua proposta in modo che sia riconoscibile per il tuo pubblico in base a questi fattori.

Ad esempio, se il tuo argomento sono gli orti della comunità, fai appello ai tuoi lettori come proprietari di proprietà e genitori, nonché responsabili delle decisioni della comunità. Saranno interessati a conoscere l'impatto del giardinaggio e del cibo locale sui valori delle loro proprietà, sulla salute dei loro figli e sull'istruzione dei loro figli

Scrivi white paper Passaggio 2
Scrivi white paper Passaggio 2

Passaggio 2. Scopri il loro livello di competenza

Questo stabilirà quanto semplice o complesso dovrebbe essere il tuo documento. Se l'esperienza del tuo pubblico corrisponde o è vicina alla tua, potresti includere il gergo tecnico. Per un pubblico generico, tuttavia, mantieni il giornale il più privo di gergo possibile. Se devi includere una terminologia specifica, usala con parsimonia e spiegala. Per esempio:

  • Se stai scrivendo un white paper per un ingegnere, dovresti includere molti dettagli tecnici ed essere lungo nelle descrizioni.
  • Se stai scrivendo per un funzionario governativo, concentrati sulle implicazioni relative alla politica.
  • Se stai scrivendo per un pubblico aziendale, concentrati sull'efficacia in termini di costi e sul potenziale di crescita.
Scrivi white paper Passaggio 3
Scrivi white paper Passaggio 3

Passaggio 3. Scegli un titolo accattivante

Rendilo accattivante ma non esagerato. Menziona o allude al tuo problema. Alcuni titoli incorporano le parole "libro bianco", ma questo non è obbligatorio. Adatta la lingua a un pubblico generico. Alcuni buoni esempi includono:

  • Chiudere la conduttura scuola-prigione con l'arte
  • Città più sicure grazie agli orti comunitari: un libro bianco
Scrivi white paper Passaggio 4
Scrivi white paper Passaggio 4

Passaggio 4. Vai dritto al punto

Supponiamo che il tuo lettore abbia una vita molto impegnata. Spiega esattamente di cosa tratta il tuo white paper senza aggiungere inutili riempimenti. Rendi le tue prime due frasi abbastanza coinvolgenti da attirare la loro attenzione.

Scrivi white paper Passaggio 5
Scrivi white paper Passaggio 5

Passaggio 5. Scrivi l'introduzione

Riconosci il tuo pubblico e il modo in cui intendi che utilizzi la carta. Riassumi l'ordine attuale delle cose e perché è un problema. Discuti brevemente gli argomenti della tua opposizione e perché stai proponendo qualcosa di diverso. Ad esempio, se stavi scrivendo sul debito studentesco, potresti dire:

Il debito studentesco è cresciuto esponenzialmente negli ultimi dieci anni. In combinazione con il triste mercato del lavoro che i neolaureati devono affrontare, il loro debito minaccia di diventare la prossima bolla che farà crollare l'economia. I creditori e un certo numero di economisti hanno sostenuto A, B e C. Tuttavia, questi argomenti non riguardano X, Y e Z

Scrivi white paper Passaggio 6
Scrivi white paper Passaggio 6

Passaggio 6. Riassumi la tua soluzione

Introduci brevemente la metodologia che utilizzerai nella tua analisi. Dettaglia le possibili soluzioni che hai rifiutato e perché le hai rifiutate. Spiega perché il tuo pubblico dovrebbe accettare la soluzione proposta. Ad esempio, la tua soluzione alla bolla del debito studentesco potrebbe essere:

Dopo [intervistando esperti, esaminando statistiche, ecc.], mi sono convinto che [due o tre soluzioni proposte] non affrontano adeguatamente il problema. Questo white paper sosterrà [la soluzione proposta] perché [inserirebbe qui una ragione obiettiva]

Punto

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Parte 1 Quiz

Per quale white paper ti aspetteresti di scrivere molti termini tecnici e descrizioni molto dettagliate?

Un white paper sulla necessità per i governi statali di finanziare interamente i programmi di assistenza alimentare.

No! Un white paper sulla politica sarà rivolto a politici e ONG. In altre parole, persone senza molta competenza tecnica. Lascia il gergo fuori da questo! Indovina ancora!

Un white paper su come ridurre i costi delle risorse umane di un'azienda con l'uso di appaltatori offshore.

Non proprio! Il pubblico di questo white paper sarebbe aziendale, quindi un sacco di terminologia molto tecnica sarebbe inappropriata. Cerca di usare un linguaggio più adatto agli affari. Indovina ancora!

Un white paper su come la crescita della popolazione sottolineerà la capacità abitativa di una città.

Non esattamente! Il gergo tecnico e le descrizioni molto dettagliate non sarebbero necessarie qui perché il pubblico sarebbe funzionari governativi delle ONG. Il documento dovrebbe essere più incentrato sulla politica che sulle informazioni tecniche. Scegli un'altra risposta!

Un libro bianco sulla costruzione verso l'espansione di un importante aeroporto metropolitano.

Destra! È probabile che i white paper per un pubblico di ingegneri richiedano molte descrizioni molto dettagliate della costruzione proposta. Non aver paura di diventare troppo tecnico. Questo pubblico deve sapere esattamente come procederà il processo di costruzione, dalla A alla Z. Continua a leggere per un'altra domanda del quiz.

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Parte 2 di 3: Discutere il problema

Scrivi white paper Passaggio 7
Scrivi white paper Passaggio 7

Passaggio 1. Identificare il problema

Per questo passaggio, dovrai conoscere le esigenze del tuo lettore. Concentrati sulle sfide che ti proponi di risolvere. Questo dovrebbe essere qualcosa che puoi esprimere in poche parole.

Esempi di problemi includono "diminuzione delle vendite, " "velocità della rete lenta" o "conflitti tra dirigenti e dipendenti"

Scrivi white paper Passaggio 8
Scrivi white paper Passaggio 8

Passaggio 2. Analizzare il problema

Questo aiuta a rendere credibile la tua argomentazione nella mente del tuo lettore. Descrivi il problema che hai identificato in modo più approfondito. Fornisci dettagli su come hai concluso che questo è un problema. Usa termini chiari e precisi. La tua analisi non dovrebbe durare più di un paragrafo.

Scrivi white paper Passaggio 9
Scrivi white paper Passaggio 9

Passaggio 3. Fornire una panoramica storica

Le panoramiche storiche aiutano a spiegare come il problema in questione è diventato un problema. Se possibile, potresti anche discutere di come il tuo problema fosse una volta una soluzione. Usa cifre, date e nomi specifici per spiegare questa progressione.

Ad esempio, un libro bianco su come affrontare il cambiamento climatico potrebbe discutere di come un tempo si ritenesse che gli idrofluorocarburi (HFC) fossero un sostituto sicuro dei clorofluorocarburi (CFC), che avevano prodotto un buco nello strato di ozono. Tuttavia, ora sappiamo che gli HFC sono in realtà gas serra pericolosi

Scrivi white paper Passaggio 10
Scrivi white paper Passaggio 10

Passaggio 4. Utilizzare ausili visivi

Includi grafici, grafici o diagrammi per aiutare a sostenere l'argomento del tuo white paper. Possono anche conquistare l'attenzione del pubblico. Alcuni white paper integrano ausili visivi nel testo. Altri li mettono in un'appendice alla fine. Chiedi al tuo datore di lavoro quale metodo preferisce.

Scrivi white paper Passaggio 11
Scrivi white paper Passaggio 11

Passaggio 5. Fornire ulteriore sfondo

Analizza i dati e le cifre che presenti. Dettaglia come sei arrivato alle tue conclusioni. Assicurati di aver esaminato tutti i fatti in modo che non ci siano buchi nelle tue scoperte. Dovresti mirare a produrre risultati che possono essere riprodotti attraverso l'analisi che hai condotto. Punto

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Parte 2 Quiz

Come dovresti usare grafici e diagrammi per coinvolgere i tuoi lettori?

Integrali direttamente nel testo.

Riprova! Sì, grafici e diagrammi integrati direttamente nel testo possono aiutare il lettore a comprendere il white paper. Detto questo, a volte ci sono modi più appropriati per formattare il posizionamento degli ausili visivi. Alcuni datori di lavoro preferiscono addirittura non utilizzare affatto gli ausili visivi! Scegli un'altra risposta!

Includerli in un'appendice alla fine.

Non necessariamente! Certo, alcuni datori di lavoro preferiscono che includi i tuoi ausili visivi solo in un'appendice alla fine. Tuttavia, alcuni potrebbero preferire che siano presentati in un altro modo o non averli affatto! C'è un'opzione migliore là fuori!

Chiedi al tuo datore di lavoro dove posizionare gli ausili visivi.

Sì! Gli aiuti visivi come grafici, grafici e diagrammi possono essere uno strumento utile per dimostrare il tuo caso nel tuo white paper. A volte i datori di lavoro li preferiscono integrati direttamente nel testo, mentre altri li preferiscono in un'appendice alla fine. Alcuni datori di lavoro preferiscono non avere affatto ausili visivi, quindi assicurati di controllare prima con loro! Continua a leggere per un'altra domanda del quiz.

Non utilizzare mai ausili visivi in un white paper.

Non proprio! I sussidi visivi possono essere molto efficaci nei white paper purché il corpo principale del testo sia completamente sviluppato e gli aiuti siano solo complementari. Detto questo, ci sono casi in cui gli ausili visivi non sono appropriati. Scegli un'altra risposta!

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Parte 3 di 3: discutere la tua soluzione

Scrivi white paper Passaggio 12
Scrivi white paper Passaggio 12

Passaggio 1. Descrivi le soluzioni proposte

Adotta un approccio graduale che chiarisca esattamente come intendi implementare la tua idea. Dividi i tuoi contenuti in parti digeribili, come elenchi puntati o singoli paragrafi con i propri titoli in grassetto. Questo aiuterà il tuo pubblico a leggere e comprendere la tua argomentazione.

Se stai scrivendo il tuo documento in un contesto aziendale, evita di menzionare il prodotto della tua azienda a questo punto. Concentrati invece su cosa aspettarti in una soluzione

Scrivi white paper Passaggio 13
Scrivi white paper Passaggio 13

Passaggio 2. Giustifica la tua soluzione

Usa prove concrete, come riviste di settore, pubblicazioni governative e i dati e le cifre della tua ricerca, per spiegare perché la tua soluzione è la migliore linea d'azione da intraprendere. Pesa la tua argomentazione contro altre soluzioni proposte. Riconoscere l'utilità delle soluzioni opposte, sottolineando al tempo stesso perché non riescono a risolvere il problema.

Scrivi white paper Passaggio 14
Scrivi white paper Passaggio 14

Passaggio 3. Chiudi con un riepilogo

Includere una revisione del problema in questione. Riepiloga brevemente la tua soluzione. Sottolinea nuovamente il risultato che speri di vedere. Se scegli di inserire una spina per il tuo prodotto o azienda, mantienilo pertinente e sottile. Ricorda che ti stai concentrando sulla risoluzione del problema di qualcun altro, invece di promuovere un prodotto o un servizio per guadagno personale. Punto

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Parte 3 Quiz

Vero o falso: mentre difendi la tua soluzione, dovresti evitare di sollevare soluzioni concorrenti o punti di vista opposti.

Vero

Non proprio! Anticipando le critiche e affrontando direttamente altre soluzioni concorrenti, rafforzi effettivamente la tua argomentazione. Dimostra che hai pensato a tutta la gamma di possibili azioni e che hai determinato con cura che questa soluzione fosse la migliore! Scegli un'altra risposta!

falso

Corretta! In realtà rafforzi la tua argomentazione quando eviti in modo proattivo le critiche e affronti direttamente le soluzioni concorrenti. Dimostra che hai soppesato attentamente ogni possibile strada e sei arrivato alla tua soluzione con molta deliberazione! Continua a leggere per un'altra domanda del quiz.

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Suggerimenti

  • La maggior parte dei white paper non include note a piè di pagina o note di chiusura. Tuttavia, è sempre buona norma includere una bibliografia completa alla fine. Verificare con il proprio datore di lavoro il metodo di citazione corretto (Manuale di Chicago, MLA, APA, ecc.) da utilizzare.
  • Se questo è il tuo primo white paper, controlla gli esempi online. I siti web governativi e aziendali, così come i database accademici, sono pieni di white paper che aspettano solo di essere scaricati. Puoi accedere alla maggior parte di queste risorse gratuitamente.

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