Il modo migliore per scrivere una lettera per richiedere un favore (con campione)

Sommario:

Il modo migliore per scrivere una lettera per richiedere un favore (con campione)
Il modo migliore per scrivere una lettera per richiedere un favore (con campione)

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Anonim

Ci sono molti casi nella tua vita in cui potresti aver bisogno di scrivere una lettera di richiesta formale. Di conseguenza, imparare il formato e il tono corretti per fare una richiesta ufficiale è un'abilità di vita necessaria. Fortunatamente, le lettere di richiesta di solito seguono un modello definito. Una volta imparata la tecnica corretta, scrivere lettere di richiesta non sarà un problema.

Passi

Parte 1 di 2: Prepararsi a scrivere una lettera di richiesta

Scrivi una lettera per richiedere un favore Passaggio 1
Scrivi una lettera per richiedere un favore Passaggio 1

Passaggio 1. Identificare la persona giusta per la richiesta

Molte volte, parte del fare una richiesta è scoprire chi è la persona giusta da contattare. In genere, dovresti chiedere alla persona più qualificata di soddisfare la tua richiesta e potrebbe essere necessario un po' di lavoro per scoprire chi è.

  • Se stai scrivendo per chiedere un favore a un'azienda, potresti dover chiamare la segreteria dell'azienda per identificare la persona appropriata. Ottieni il nome completo, l'indirizzo, il numero di telefono e il titolo.
  • Potrebbe essere necessario scrivere una lettera di richiesta diversa per chiedere a qualcuno a chi dovresti scrivere. In questo caso, segui ancora questi passaggi per scrivere una lettera di richiesta.
Scrivi una lettera per richiedere un favore Passaggio 2
Scrivi una lettera per richiedere un favore Passaggio 2

Passaggio 2. Impara il formato per una lettera commerciale

La tua lettera di richiesta dovrebbe utilizzare il formato di lettera commerciale corretto, poiché è probabilmente una richiesta formale. Questo vale sia che tu stia inviando un'e-mail o una lettera cartacea. Acquisisci familiarità con il seguente formato e assicurati di usarlo quando scrivi la tua lettera.

  • Inserisci il tuo nome, titolo e indirizzo in alto a sinistra del foglio.
  • Metti la data sotto questa.
  • Metti il nome, il titolo e l'indirizzo della persona sotto questo.
  • Rivolgiti alla persona in modo appropriato. Inizia con "Caro signor." o "Cara signora."
  • Avere margini di 1 pollice attorno alla carta e utilizzare una spaziatura singola. Non rientrare, usa solo un doppio spazio tra i paragrafi.
  • Usa un font di facile lettura come Times New Roman o Arial, in un font a 12 punti.
  • Termina con "Cordiali saluti", quindi lascia 4 righe in modo da poter firmare manualmente il tuo nome. Sotto questo, digita il tuo nome e titolo.
Scrivi una lettera per richiedere un favore Passaggio 3
Scrivi una lettera per richiedere un favore Passaggio 3

Passaggio 3. Lasciare tempo sufficiente per la richiesta

Tieni presente che la persona a cui stai scrivendo probabilmente ha altre attività da completare, quindi la tua richiesta potrebbe richiedere del tempo per essere soddisfatta. Se la tua richiesta è urgente, assicurati di dare al destinatario un preavviso sufficiente per elaborarla. In genere, concedere una settimana per le richieste è una buona linea guida, anche se i compiti più grandi potrebbero richiedere più tempo.

Ad esempio, non chiederesti una lettera di raccomandazione a un insegnante 2 giorni prima della scadenza. È una richiesta irragionevole. Se avessi pianificato in anticipo, sapresti che tali richieste di solito richiedono 2 settimane per essere soddisfatte

Parte 2 di 2: Scrivi la tua lettera

Scrivi una lettera per richiedere un favore Passaggio 4
Scrivi una lettera per richiedere un favore Passaggio 4

Passaggio 1. Utilizzare un saluto appropriato

Il destinatario della lettera deve essere accolto e indirizzato correttamente.

  • "Caro" è l'apertura accettata per questo stile di lettera. Aperture come "Ciao" o "Ciao" sono inappropriate e poco professionali per una lettera commerciale.
  • Usa Mr., Mrs. e Ms. come appropriato. Non usare mai solo il nome di qualcuno.
  • Se non sei sicuro del sesso di una persona, usa il nome completo nel saluto invece di Mr. o Mrs. Ad esempio, "Caro Casey Smith".
Scrivi una lettera per richiedere un favore Passaggio 5
Scrivi una lettera per richiedere un favore Passaggio 5

Passaggio 2. Presentati

Se si tratta di una richiesta non richiesta, il destinatario dovrà sapere chi sta effettuando la richiesta. Fai una breve presentazione di te stesso, ad esempio il tuo lavoro/posizione o organizzazione affiliata. Questo aiuterà il tuo lettore a capire chi sta facendo la richiesta.

  • La tua introduzione può essere solo una frase o due. Non è necessario fornire una biografia, è sufficiente dare al destinatario un'idea di chi sei.
  • Presentarsi ha due vantaggi. Innanzitutto, è educato. Ricorda, probabilmente non è necessario che la persona a cui stai scrivendo acconsenta alla tua richiesta, quindi le buone maniere dimostreranno che hai messo il pensiero e gli sforzi nel contattarlo. In secondo luogo, identificarti aiuterà il destinatario a capire chi sei e ad elaborare meglio la tua richiesta.
  • Se hai già incontrato la persona, potrebbe essere utile ricordarglielo. Ad esempio, potresti scrivere: “Ci siamo incontrati la scorsa settimana al banchetto sportivo. Mi ha fatto piacere fare la tua conoscenza.»
Scrivi una lettera per richiedere un favore Passaggio 6
Scrivi una lettera per richiedere un favore Passaggio 6

Passaggio 3. Indica il favore che stai chiedendo

Dopo esserti presentato, inizia un secondo paragrafo. Educatamente, ma chiaramente, indica il favore di cui hai bisogno. Inserisci anche tutti i dettagli necessari di cui il destinatario avrà bisogno per soddisfare la tua richiesta, come date e orari. Da non fare: chiedi aiuto con "Ho bisogno del tuo aiuto" o "Ho sentito che potresti farlo per me"

Fai: chiedi aiuto con "Sarebbe possibile…" o "Ti sarei grato se tu…"

Scrivi una lettera per richiedere un favore Passaggio 7
Scrivi una lettera per richiedere un favore Passaggio 7

Passaggio 4. Mantienilo semplice

Non impazzire con i dettagli. Dovresti essere in grado di formulare la tua richiesta in poche frasi. La cosa più importante è che ciò di cui hai bisogno sia chiaramente indicato. Da non fare: includere lusinghe o scuse non necessarie.

Fare: coprire tutte le informazioni necessarie, come l'intervallo di tempo.

Scrivi una lettera per richiedere un favore Passaggio 8
Scrivi una lettera per richiedere un favore Passaggio 8

Passaggio 5. Spiega al destinatario perché il favore è importante

In alcuni casi, potresti dover convincere il destinatario che dovrebbe accogliere la tua richiesta. Questo dovrebbe andare anche nel secondo paragrafo. Prepara tutte le prove a supporto e spiega brevemente perché questa richiesta è importante e perché concederla aiuterebbe il destinatario.

  • Ad esempio, potresti chiedere a un'azienda di sponsorizzare un evento che stai organizzando. Potresti sottolineare che l'azienda riceverà una buona visibilità in questo modo. Potresti dire: "Se dovessi fornire i finanziamenti necessari, annunceremo la tua azienda all'evento come sponsor ufficiale. Questo ti darà visibilità alla comunità e identificherà la tua azienda con una buona causa". Non farlo: fai pressione su qualcuno dicendo "Questo è estremamente importante". o "Significherebbe davvero il mondo per me".

    Da fare: fornire informazioni specifiche come una scadenza o un incentivo concreto.

Scrivi una lettera per richiedere un favore Passaggio 9
Scrivi una lettera per richiedere un favore Passaggio 9

Passaggio 6. Offri di fornire assistenza al destinatario

Dimostra sempre la tua disponibilità a lavorare con il destinatario. Una semplice dichiarazione come "Per favore fammi sapere se hai bisogno di ulteriori informazioni" può mostrare al destinatario che sei disposto a lavorare insieme e ad essere il massimo aiuto possibile. No: fai pressione sul lettore con riferimenti a favori passati che hai fatto.

Fai: riconosci "Capisco se non sei in grado di farlo".

Scrivi una lettera per richiedere un favore Passaggio 10
Scrivi una lettera per richiedere un favore Passaggio 10

Passaggio 7. Chiudi educatamente la lettera

Dopo aver espresso la tua richiesta e fornito tutte le informazioni necessarie al destinatario, chiudi con una nota educata. Ringrazia il destinatario per aver preso in considerazione la tua richiesta e dì che non vedi l'ora di ricevere una risposta. Quindi termina con un saluto appropriato come "Cordiali saluti".

Ad esempio: "Grazie mille per il tempo che hai dedicato a questa richiesta. Non vedo l'ora di ricevere tue notizie su questo argomento. Cordiali saluti, John Smith"

Scrivi una lettera per richiedere un favore Passo 11
Scrivi una lettera per richiedere un favore Passo 11

Passaggio 8. Correggi la tua lettera prima di inviarla

Non inviare mai una lettera senza correzione di bozze, specialmente una lettera commerciale formale. Eventuali errori di ortografia o grammatica renderanno la tua lettera poco professionale e potrebbero ridurre le tue possibilità di ottenere la tua richiesta.

  • Leggi la tua lettera almeno altre due volte prima di inviarla. In questo modo, puoi rilevare eventuali errori che potresti aver commesso.
  • Solo perché stai scrivendo la tua lettera non significa che il tuo controllo ortografico e grammaticale catturerà tutto. Non fare mai affidamento esclusivamente su questi programmi. Hai ancora bisogno di correggere le bozze alla vecchia maniera.

Lettere di esempio

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Esempio di lettera per chiedere un favore

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Modello di lettera per favore aziendale

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