5 semplici modi per migliorare la comunicazione di squadra nella forza lavoro

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5 semplici modi per migliorare la comunicazione di squadra nella forza lavoro
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Anonim

Una buona comunicazione è importante sul posto di lavoro, ma a volte è difficile per i membri del team relazionarsi tra loro. Ognuno è diverso, quindi ogni membro del team probabilmente ha aspettative diverse. Sia i membri del team che la leadership del team svolgono un ruolo importante nel facilitare una comunicazione efficace. Inoltre, potresti provare alcune attività divertenti per aiutare il tuo team a sentirsi più a suo agio nel comunicare tra loro.

Passi

Metodo 1 di 5: parlare come membro del team

Migliorare la comunicazione del team nella forza lavoro Fase 1
Migliorare la comunicazione del team nella forza lavoro Fase 1

Passaggio 1. Sii diretto piuttosto che vago quando comunichi con i colleghi

Quando sei vago, è facile che i tuoi colleghi si confondano, quindi potrebbero non darti ciò di cui hai bisogno. Fornisci dettagli quando fai una dichiarazione o una richiesta e vai dritto al punto. Questo aiuta tutti voi ad essere sulla stessa pagina.

Ad esempio, supponiamo che tu pensi che il tuo collega abbia commesso un errore durante l'analisi di alcuni dati del sondaggio. Non cercare di affrontare il problema con qualcosa di vago, come "Hai ricontrollato?" Invece, dì qualcosa come "Eseguirai di nuovo questi numeri in modo che possiamo confermare i dati?"

Migliorare la comunicazione del team nella forza lavoro Fase 2
Migliorare la comunicazione del team nella forza lavoro Fase 2

Passaggio 2. Esercita l'assertività in modo che le tue idee vengano ascoltate e le esigenze siano soddisfatte

Mentre parlare al lavoro può farti paura, non tenere per te le tue idee e opinioni. Sii assertivo difendendo le tue esigenze e trasmettendo il tuo punto di vista sugli argomenti di lavoro. Invece, usa le affermazioni "I" per esprimere i tuoi sentimenti e le tue idee in modo che i tuoi colleghi abbiano meno probabilità di mettersi sulla difensiva. Inoltre, sii onesto su ciò di cui hai bisogno per portare a termine il tuo lavoro.

  • Ad esempio, supponiamo che uno dei membri del tuo team manchi costantemente le scadenze e tu voglia dirlo al tuo team leader. Potresti dire: "Ho notato che gli ultimi tre rapporti di Brian sono in ritardo. Non sono in grado di ricevere i miei numeri in tempo senza i suoi rapporti. Cosa possiamo cambiare per migliorarlo?"
  • Se diventi nervoso mentre parli, esercitati in ciò che vuoi dire in anticipo in modo da sentirti preparato.
  • Sii onesto su ciò che puoi e non puoi realizzare al lavoro. Se il tuo carico di lavoro è troppo grande, è meglio dire "no" a nuove attività per il momento.
Migliorare la comunicazione del team nella forza lavoro Fase 3
Migliorare la comunicazione del team nella forza lavoro Fase 3

Passaggio 3. Fai domande quando sei confuso o hai bisogno di aiuto

Potresti pensare che dovresti sempre sapere tutto, ma va bene chiedere chiarimenti. È normale avere malintesi o messaggi poco chiari al lavoro. Se non sei sicuro di qualcosa, chiedi chiarimenti ai tuoi compagni di squadra. Inoltre, chiedi aiuto se ne hai bisogno.

Ad esempio, supponiamo che il tuo team leader ti invii un'e-mail chiedendoti di inviarle un set di dati entro la fine della giornata, ma non sei sicuro di quale intenda. Invece di stressarti, potresti inviarle un'email per chiederle: "Vuoi che invii tutti e tre i set di dati o solo uno?"

Migliorare la comunicazione del team nella forza lavoro Passaggio 4
Migliorare la comunicazione del team nella forza lavoro Passaggio 4

Passaggio 4. Tieni per te i pettegolezzi e i commenti negativi

I pettegolezzi sul posto di lavoro sono molto comuni, ma condividerli mina la tua reputazione professionale e le tue relazioni con i colleghi. Allo stesso modo, discutere delle tue percezioni negative sul tuo lavoro o dei tuoi dubbi sui progetti di lavoro danneggia il morale del team. Discuti le tue preoccupazioni con i tuoi amici o familiari, ma non parlarne al lavoro.

Se qualcuno ti racconta un pettegolezzo, cambia gentilmente argomento senza riconoscerlo. Potresti dire: "Hai visto le ciambelle nella sala relax?" o "In questo momento tutto ciò a cui posso pensare è il prossimo fine settimana. Hai dei piani?"

Migliorare la comunicazione del team nella forza lavoro Passaggio 5
Migliorare la comunicazione del team nella forza lavoro Passaggio 5

Passaggio 5. Parla con i tuoi compagni di squadra di argomenti non lavorativi per costruire il tuo rapporto

Avere un buon rapporto con i tuoi colleghi ti aiuterà a comunicare meglio con loro. Per aiutarti ad avvicinarti di più, partecipa a conversazioni casuali con loro. Discuti di argomenti appropriati per il lavoro come le prossime festività, la cultura pop, le previsioni del tempo e gli obiettivi di carriera.

Dì qualcosa come "Cosa ne pensi dell'ultimo film Marvel?" o "Ho sentito che hanno assunto un catering per la festa. Sai chi è?"

Metodo 2 di 5: comunicazione con i membri del team

Migliorare la comunicazione del team nella forza lavoro Passaggio 6
Migliorare la comunicazione del team nella forza lavoro Passaggio 6

Passaggio 1. Condividi le informazioni con tutti i membri del team contemporaneamente

È importante che ogni membro del team sia sulla stessa pagina, quindi tieni tutti informati. Includi tutti i tuoi compagni di squadra in e-mail o promemoria sull'avanzamento del lavoro, sulle politiche e sulle idee. Inoltre, invia i riepiloghi delle riunioni a tutti i membri del team dopo eventuali discussioni di persona o telefoniche.

  • Se c'è un'e-mail o un thread di testo, controlla che tutti i membri del team ci siano.
  • Occasionalmente potresti avere un incontro di persona o telefonico con una parte del tuo team. Successivamente, designa una persona che scriva ciò di cui hai discusso e invialo al gruppo in modo che tutti sappiano cosa è stato detto.
Migliorare la comunicazione del team nella forza lavoro Passaggio 7
Migliorare la comunicazione del team nella forza lavoro Passaggio 7

Passaggio 2. Ascolta ciò che i membri del tuo team hanno da dire in modo che si sentano ascoltati

Non puoi avere una buona comunicazione senza ascoltare. Quando un compagno di squadra sta parlando, concentrati su ciò che sta dicendo, non sulla tua risposta. Quindi, riassumi ciò che ti hanno detto in modo che sappiano che hai capito.

Dopo che qualcuno ti ha detto qualcosa, potresti dire qualcosa come "Sembra che tu abbia bisogno di più aiuto per valutare i dati" o "Ho sentito che sei preoccupato per la tempistica di questo progetto"

Migliorare la comunicazione del team nella forza lavoro Fase 8
Migliorare la comunicazione del team nella forza lavoro Fase 8

Passaggio 3. Rispetta il diverso stile di comunicazione di ogni persona

Ad alcune persone piace la comunicazione faccia a faccia, mentre altre preferiscono comunicare attraverso la tecnologia. Allo stesso modo, alcuni dei tuoi compagni di squadra potrebbero voler fornire meno aggiornamenti sui loro progressi, mentre altri potrebbero comunicare spesso. Impara i metodi di comunicazione preferiti dai tuoi compagni di squadra e cerca di incontrarli a metà strada.

  • Ad esempio, potresti fare il check-in con il tuo collega che ha difficoltà a comunicare per incoraggiarlo a fornire più aggiornamenti.
  • D'altra parte, potresti rispondere al tuo collega loquace a intervalli prestabiliti e non dopo ogni suo messaggio.
Migliorare la comunicazione del team nella forza lavoro Fase 9
Migliorare la comunicazione del team nella forza lavoro Fase 9

Passaggio 4. Usa un linguaggio del corpo aperto in modo da sembrare accessibile

Il tuo linguaggio del corpo può essere un deterrente o un incoraggiamento per la comunicazione. Pratica il linguaggio del corpo aperto tenendo le braccia lungo i fianchi. Inoltre, guarda negli occhi, sorridi e stai in piedi.

Il linguaggio del corpo aperto mostra anche alla persona con cui stai parlando che credi nel tuo messaggio, in quanto ti fa sembrare più sicuro di te e sicuro di te

Migliorare la comunicazione del team nella forza lavoro Passaggio 10
Migliorare la comunicazione del team nella forza lavoro Passaggio 10

Passaggio 5. Presta attenzione al linguaggio del corpo dei tuoi compagni di squadra quando parlano

Il linguaggio del corpo è una forma di comunicazione non verbale, quindi ti aiuta a capire cosa ti sta comunicando qualcuno. Osserva le espressioni facciali, i gesti e la postura dei tuoi compagni di squadra mentre parlano per aiutarti a capire cosa stanno veramente cercando di dirti. Ecco alcune cose da considerare:

  • Molti gesti potrebbero significare che il tuo collega si preoccupa molto di qualcosa. Tuttavia, potrebbe anche significare che sono nervosi.
  • Stabilire un contatto visivo e usare un linguaggio del corpo aperto probabilmente significa che il tuo compagno di squadra si sente a suo agio nel parlare con te.
  • Sudare, tremare o distogliere lo sguardo potrebbe significare che il tuo compagno di squadra è nervoso o stressato.

Metodo 3 di 5: essere un team leader efficace

Migliorare la comunicazione di squadra nella forza lavoro Fase 11
Migliorare la comunicazione di squadra nella forza lavoro Fase 11

Passaggio 1. Avviare una politica della porta aperta per incoraggiare una maggiore comunicazione

Non importa quanto tu sia amichevole, è probabile che alcuni membri del tuo team si sentano nervosi nel parlare con te. Una politica della porta aperta incoraggia i membri del team a parlare con te delle loro idee e preoccupazioni. Dì ai membri del tuo team che apprezzi il loro feedback e invitali a parlare con te ogni volta che lo desiderano.

Se il tuo programma non consente visite estemporanee da parte dei membri del team, fissa l'orario di ufficio per te stesso o chiedi loro di inviarti un'e-mail quando non sei disponibile per un incontro di persona

Migliorare la comunicazione del team nella forza lavoro Fase 12
Migliorare la comunicazione del team nella forza lavoro Fase 12

Passaggio 2. Modella una buona comunicazione in modo che il tuo team conosca le tue aspettative

In qualità di team leader, sta a te mostrare ai membri del tuo team cosa ti aspetti da loro. Sii un buon modello comunicando spesso e incoraggiando gli altri a parlare. Ecco alcuni modi per modellare una buona comunicazione:

  • Saluta i membri del tuo team quando li vedi sul posto di lavoro.
  • Informa i membri del team su cosa stai lavorando.
  • Fornisci un feedback continuo sulle prestazioni dei membri del team.
  • Chiedi un input per avviare una conversazione.
Migliorare la comunicazione del team nella forza lavoro Fase 13
Migliorare la comunicazione del team nella forza lavoro Fase 13

Passaggio 3. Incoraggia il feedback a due vie chiedendo ai membri del team di valutarti

I membri del tuo team si aspettano che tu dia loro un feedback sulle loro prestazioni, ma potrebbero non sentirsi a loro agio nel darti un feedback. Chiedi ai membri del team di essere aperti e onesti con te. Col tempo, questo li aiuterà a sentirsi più a loro agio nel comunicare e ti aiuterà a migliorare le tue prestazioni.

Non punire un membro del team per aver condiviso qualcosa che per te è difficile da ascoltare. Invece, decidi se si tratta di un feedback costruttivo e utilizzalo per migliorare le tue prestazioni lavorative

Migliorare la comunicazione del team nella forza lavoro Passaggio 14
Migliorare la comunicazione del team nella forza lavoro Passaggio 14

Passaggio 4. Offri formazione per aiutare i dipendenti a comunicare meglio

Una buona comunicazione è un'abilità, quindi il tuo team può imparare a migliorare. Pianifica sessioni di formazione di gruppo per aiutare la squadra nel suo insieme. Se un dipendente sta lottando per essere un buon comunicatore, invitalo a frequentare un corso di formazione specializzato per aiutarlo a migliorare.

  • Chiedi al tuo team da quali tipi di allenamento pensano di trarre maggiori benefici.
  • Approfitta delle opportunità di formazione sia di persona che online.
Migliorare la comunicazione del team nella forza lavoro Passaggio 15
Migliorare la comunicazione del team nella forza lavoro Passaggio 15

Passaggio 5. Chiarire il ruolo di ogni persona nel team in modo che le aspettative siano chiare

È difficile per la tua squadra lavorare bene insieme se non capiscono il ruolo di ogni persona. Inoltre, questo ti aiuta a evitare lavori duplicati o problemi di comunicazione. Spiega a ogni persona qual è il suo ruolo nel progetto e cosa ti aspetti da loro. Quindi, fornisci a ciascun membro del team una panoramica del ruolo di ogni persona.

Ad esempio, supponiamo che tu stia lavorando a un sondaggio per un cliente. Una persona potrebbe essere incaricata di amministrare l'indagine, una persona potrebbe interpretare l'indagine e una persona potrebbe essere incaricata di aggiornare il cliente sui progressi dell'indagine. Chiarire questi ruoli impedirebbe a tutti e tre i membri del team di contattare il cliente quando solo una persona dovrebbe farlo

Metodo 4 di 5: Scelta di un metodo di comunicazione

Migliorare la comunicazione di squadra nella forza lavoro Fase 16
Migliorare la comunicazione di squadra nella forza lavoro Fase 16

Passaggio 1. Pianifica brevi riunioni per consentire la comunicazione faccia a faccia

Mentre la comunicazione elettronica è ottima per gli aggiornamenti quotidiani, parlare faccia a faccia aiuta il tuo team a sentirsi connesso l'uno con l'altro. Decidi la frequenza con cui il tuo team può incontrarsi, quindi pianifica le riunioni a cui tutti i membri del team possono partecipare. Usa questo tempo per parlare dei progressi della tua squadra e fare il check-in tra di loro.

Ad esempio, potresti programmare una riunione settimanale del team di 1 ora

Consiglio:

Se il tuo team lavora in remoto, organizza le riunioni tramite una videochiamata utilizzando una piattaforma come Skype, FaceTime o Zoom.

Migliorare la comunicazione di squadra nella forza lavoro Passo 17
Migliorare la comunicazione di squadra nella forza lavoro Passo 17

Passaggio 2. Connetti tutti i membri del team sullo stesso thread di testo o e-mail

Il testo e la posta elettronica sono modi comuni per facilitare la comunicazione. Tuttavia, è importante che tutti i membri del team siano sullo stesso thread. In questo modo tutti ricevono le stesse informazioni.

Chiedi ai tuoi compagni di squadra di non inviare messaggi individuali ai membri del team poiché alcune persone potrebbero essere escluse dal giro. Usa sempre il thread del team per comunicare

Migliorare la comunicazione di squadra nella forza lavoro Passo 18
Migliorare la comunicazione di squadra nella forza lavoro Passo 18

Passaggio 3. Utilizza un Google Drive condiviso per facilitare la collaborazione

Google Drive consente al tuo team di rimanere connesso gratuitamente. Crea una cartella condivisa in modo che tutti i membri del team possano salvare il loro lavoro in essa. In questo modo tutti voi avrete accesso a tutti i materiali della squadra.

  • Puoi persino avviare un documento per la comunicazione del team. Ad esempio, potresti creare una cartella "memo del team" in cui i compagni di squadra possono pubblicare aggiornamenti o idee sui progressi.
  • Google Drive funziona perfettamente per i team che si incontrano di persona e per i team che lavorano in remoto.
Migliorare la comunicazione del team nella forza lavoro Fase 19
Migliorare la comunicazione del team nella forza lavoro Fase 19

Passaggio 4. Scegli una piattaforma di comunicazione che mantenga tutti sulla stessa pagina

Nell'ambiente di lavoro frenetico di oggi, la tecnologia è di grande aiuto per mantenere tutti sulla stessa pagina. Parla con il tuo team e il datore di lavoro per scoprire se una piattaforma di comunicazione potrebbe essere la risposta alle esigenze di comunicazione del tuo team. Quindi, scegli una piattaforma che tutti si sentano a proprio agio nell'usare. Chiedi a tutti i membri del team di utilizzare la piattaforma in modo da collaborare tutti insieme.

Ad esempio, piattaforme come Slack, Zoom e Proofhub consentono a tutti i tuoi dipendenti di ricevere messaggi coerenti e mantenere la comunicazione tra loro

Metodo 5 di 5: fare attività divertenti per migliorare la comunicazione

Migliorare la comunicazione del team nella forza lavoro Passaggio 20
Migliorare la comunicazione del team nella forza lavoro Passaggio 20

Passaggio 1. Organizza un pranzo o un happy hour in modo che le persone possano conoscersi

La tua squadra si sentirà più a suo agio a parlare tra di loro se si conoscono bene. Invita i membri del team a partecipare ad attività sociali casuali. Durante questo periodo, concentrati sul divertirti e sull'imparare di più l'uno dall'altro.

  • Se sei un team leader, pianifica una riunione per il pranzo o un evento potluck per la squadra.
  • Se sei un membro del team, invita i tuoi compagni di squadra a un happy hour o a una pausa caffè condivisa.

Consiglio:

Fai del tuo meglio per non escludere nessuno dalle attività sociali. Se una persona si sente esclusa, potrebbe farle interrompere la comunicazione.

Migliorare la comunicazione di squadra nella forza lavoro Passo 21
Migliorare la comunicazione di squadra nella forza lavoro Passo 21

Passaggio 2. Gioca a un gioco di comunicazione che costringe i membri del team a essere creativi

Forzare i membri del team a comunicare in modo creativo li aiuta a imparare a pensare fuori dagli schemi. Li aiuta anche ad ascoltarsi veramente l'un l'altro e ad essere più consapevoli del linguaggio del corpo dell'altro. Chiedi ai tuoi compagni di squadra di partecipare a divertenti giochi di comunicazione per aumentare le capacità di comunicazione del tuo team. Ecco alcune idee:

  • Unisciti ai membri del tuo team e chiedi a una persona di spiegare un processo all'altra. La persona che riceve le istruzioni deve svolgere un compito basato solo sulle istruzioni. Quindi, chiedi ai partner di scambiare i ruoli.
  • Collabora con i membri del tuo team e chiedi a 1 persona di mimare le istruzioni. L'altra persona deve indovinare cosa sta cercando di dire. Quindi, cambia i ruoli e fallo di nuovo.
  • Collabora con i membri del team e chiedi a 1 persona di raccontare una storia per 3 minuti. L'altra persona riassumerà quindi la storia. Successivamente, i membri del team si scambieranno i ruoli.
  • Fai una partita al telefono con l'intero gruppo. La persona che inizia il gioco dirà una parola o una frase alla persona accanto a loro, quindi la squadra la passerà intorno al cerchio. L'ultima persona dirà la parola o la frase ad alta voce. A turno, iniziando il gioco.
Migliorare la comunicazione di squadra nella forza lavoro Passo 22
Migliorare la comunicazione di squadra nella forza lavoro Passo 22

Passaggio 3. Esegui esercizi di team building per creare cameratismo

Sebbene le attività di team building possano sembrare una perdita di tempo, in realtà sono un ottimo modo per favorire la collaborazione e una migliore comunicazione. Pianifica le attività di team building a intervalli regolari, ad esempio mensili, trimestrali o semestrali. Potresti provare queste attività:

  • Vai in una stanza di fuga come una squadra.
  • Gioca a sciarade.
  • Chiedi alla squadra di fingere di essere su un'isola deserta e chiedi loro di pianificare cosa porterebbero.
  • Crea una caccia al tesoro di squadra.
  • Gioca 2 verità e una bugia, dove ogni persona condivide 2 verità su se stesso e 1 bugia. Gli altri membri della squadra devono indovinare la bugia.

Suggerimenti

  • Una buona comunicazione di squadra può migliorare il morale della squadra e aiutare la tua squadra a essere più produttiva.
  • Va bene utilizzare più mezzi di comunicazione, ma ogni membro del team deve essere parte di qualsiasi comunicazione in corso.

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